Tracciabilità spese di trasferta e di rappresentanza

Ricordiamo innanzitutto che il fulcro della norma risiede nel rafforzamento dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti quale condizione essenziale per la deducibilità dei costi (lato impresa/professionista) e per la non concorrenza al reddito (lato lavoratore).

Trasferte dei lavoratori dipendenti

La Circolare distingue nettamente tra le semplificazioni per le trasferte comunali e i nuovi obblighi di tracciabilità per i servizi “non di linea”.

Ambito	Disciplina e condizioni
Trasferte comunali	Superato l’obbligo di documenti “provenienti dal vettore”. I rimborsi per viaggio e trasporto (inclusa l’indennità chilometrica ACI per uso mezzo proprio) sono esenti se documentati, anche tramite ricevute taxi o documentazione interna.
Spese tracciabili	L’obbligo di tracciabilità per la non concorrenza al reddito riguarda: vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC.
Ambito geografico	La tracciabilità è richiesta esclusivamente per le spese sostenute nel territorio dello Stato. Le spese all’estero restano escluse dall’obbligo.
Esclusioni	Restano fuori dall’obbligo di tracciabilità: biglietti di linea (treni, aerei, bus), indennità chilometriche e “altre spese” non documentabili entro i limiti giornalieri (€15,49 Italia / €25,82 estero).

 

Lavoro Autonomo e reddito d’Impresa

Il requisito della tracciabilità diventa un pilastro per la determinazione della base imponibile IRPEF, IRES e IRAP. Per le imprese e i professionisti, la spesa per vitto, alloggio e taxi/NCC sostenuta in Italia è deducibile solo se pagata con mezzi tracciabili.

L’Agenzia Entrate ha sottolineato che la norma ha natura sostanziale: il mancato utilizzo di mezzi tracciabili comporta la totale indeducibilità del costo, indipendentemente dal fatto che la spesa sia documentata da regolare fattura e che risponda ai requisiti di inerenza. Inoltre, mentre per le spese di vitto e alloggio in trasferta il legislatore ha limitato l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel “territorio dello Stato”, per le spese di rappresentanza tale limitazione non è presente nel testo dell’articolo 108 del TUIR; nella Circolare 15/2025 l’Agenzia, con un’interpretazione rigorosa del dato letterale, ha confermato che è necessario l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile anche per le spese di rappresentanza sostenute all’estero.

Tipologia spesa	Tracciabilità per deducibilità (Italia)	Tracciabilità per deducibilità (Estero)
Vitto e Alloggio	Obbligatoria	Non richiesta
Taxi e NCC	Obbligatoria	Non richiesta
Rappresentanza	Obbligatoria	Obbligatoria

A differenza delle spese di trasferta, le spese di rappresentanza devono essere tracciate anche se sostenute all’estero per poter essere dedotte dal reddito d’impresa.

Per garantire la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento, l’Agenzia elenca i mezzi idonei:

• Bonifico bancario o postale
• Carte di debito, credito e prepagate
• Assegni bancari e circolari
• App per smartphone collegate a conti correnti (es. istituti di moneta elettronica), purché sia possibile esibire prova della transazione (es. email di conferma o estratto conto)

L’estratto conto è considerato una prova “residuale” e opzionale qualora il contribuente non disponga di altre ricevute della transazione.

 

Decorrenze e regime transitorio

Il quadro delle scadenze è articolato a causa della sovrapposizione di diverse norme:

• 1° gennaio 2025: decorrenza generale per le spese di trasferta dei dipendenti (non concorrenza al reddito) e per la maggior parte delle deduzioni d’impresa.
• 18 giugno 2025: data di entrata in vigore del Decreto Fiscale. Da questa data decorre l’obbligo di tracciabilità per le spese di rappresentanza e per le spese dirette dei professionisti non precedentemente regolate.
• Principio di cassa: per i dipendenti, le nuove regole si applicano ai rimborsi percepiti dal 1° gennaio 2025, anche se relativi a spese sostenute nel 2024 (per le quali però non è richiesta la tracciabilità retroattiva).