Obblighi e obiettivi della conservazione documentale
La corretta gestione degli archivi è un pilastro fondamentale delle procedure di antiriciclaggio. La conservazione ha l’obiettivo di impedire la perdita o la distruzione dei documenti e di mantenere inalterate nel tempo le loro caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità.
L’obbligo di conservazione ha per oggetto la copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela (sia per le prestazioni continuative che occasionali) e l’originale, o copia con efficacia probatoria, delle scritture e registrazioni inerenti alle operazioni. Qualunque sia il sistema prescelto, questo deve garantire l’accesso ai documenti e permettere di ricostruire univocamente la data del conferimento dell’incarico, i dati identificativi dei soggetti coinvolti e le informazioni sullo scopo e natura del rapporto.
Le modalità di conservazione: cartacea, informatica o mista
I professionisti hanno la facoltà di scegliere il metodo più idoneo per l’organizzazione dei propri flussi, optando per una conservazione di tipo cartaceo, informatico o misto:
- conservazione cartacea: il fascicolo del cliente costituisce una modalità idonea di conservazione dei dati. La documentazione deve riportare l’indicazione della relativa data o essere riconducibile al periodo di acquisizione tramite un documento riepilogativo;
- conservazione informatica: può avvenire tramite un modello interno alla struttura organizzativa o affidando il processo a soggetti terzi (modello esterno) che offrano garanzie tecnologiche adeguate. In entrambi i casi, i dati possono essere conservati in cartelle digitali intestate al singolo cliente.
La gestione accentrata per studi associati e STP
Negli studi associati e nelle società tra professionisti, il rispetto della normativa antiriciclaggio può essere ottimizzato a livello organizzativo. Tali strutture possono regolamentare, attraverso idonee procedure interne, modalità che prevedano una funzione generale e accentrata di conservazione per tutti i professionisti associati o soci.
Tale funzione accentrata comprende sia la custodia dei dati raccolti per l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, sia la gestione delle ulteriori informazioni acquisite dal singolo professionista assegnatario dell’incarico. Anche in caso di esternalizzazione informatica a un centro di servizi, la responsabilità giuridica sul corretto adempimento degli obblighi di conservazione rimane in capo al professionista obbligato.
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