La prima nota dovrebbe, quindi, contenere tutte le operazioni effettuate dall’associazione. In base alle dimensioni dell’impresa e in relazione al numero di operazioni da rilevare, la prima nota può anche essere divisa in:
– Prima nota cassa, dove si registrano solo le operazioni caratterizzate da movimentazioni di denaro contante;
– Prima nota banca, in cui si annotano tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per cui non c’è stata ancora nessuna movimentazione di denaro contante. In questo caso, si parla anche di “prima nota fuori cassa”.
La prima nota non è un documento obbligatorio. Per questo motivo non esistono modelli di riferimento, ma ciascuna associazione può scegliere il modello da utilizzare, in maniera libera.
È, quindi, possibile tenere traccia dei movimenti di prima nota con:
– Moduli cartacei;
– Fogli di calcolo di Excel;
– Software – nel caso in cui l’associazione debba gestire un elevato numero di operazioni (non solo operazioni relative alle movimentazioni finanziarie).
Nella prima nota, oltre agli incassi e ai pagamenti, è possibile annotare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni riferite a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo e così via.
Come è facile intuire, la gestione della prima nota può essere più o meno analitica e avere al suo interno informazioni più o meno dettagliate, in base alle esigenze dell’azienda o dell’imprenditore.
Gli elementi presenti all’interno della prima nota:
– data dell’operazione;
– descrizione dell’operazione;
– importo, con indicazione dell’entrata di cassa o dell’uscita di cassa, in base ovviamente al tipo di operazione a cui l’importo fa riferimento;
– riferimento a un documento contabile;
– saldo al termine di ciascuna operazione.
