La gestione digitale della documentazione del rapporto di lavoro, dalla fase di assunzione agli adempimenti nel corso del rapporto, richiede il rispetto di specifiche condizioni in funzione della natura e della finalità dei singoli atti.
A fare il punto è la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, con un approfondimento del 5 novembre 2026 dedicato ai chiarimenti forniti dal Ministero del Lavoro con l’Interpello n. 2 del 30 settembre 2026.
L’analisi parte dalla distinzione tra documenti destinati alla sola informazione del lavoratore e atti che richiedono una sua dichiarazione o manifestazione di volontà.
Nel primo caso, in assenza di disposizioni che prescrivano particolari modalità di consegna, il datore di lavoro può assolvere gli obblighi documentali attraverso la pubblicazione dei file in un’area riservata della piattaforma aziendale. Il sistema deve tuttavia garantire l’identificazione dell’utente, l’effettiva possibilità di consultare, scaricare, conservare e riprodurre i documenti, la loro integrità e la tracciabilità della data di messa a disposizione e, quando previsto, della presa visione.
Diversamente, quando il documento contiene una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore, la semplice consultazione della piattaforma non è sufficiente. La Fondazione Studi richiama, in proposito, la precisazione ministeriale secondo cui l’accesso mediante SPID o CIE consente di identificare l’utente, ma non equivale alla sottoscrizione del documento. È quindi necessaria una firma digitale, elettronica qualificata o avanzata, oppure un processo di formazione del documento conforme ai requisiti dell’articolo 20, comma 1-bis, del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità al lavoratore.
