Il nuovo studio (Studio 4_2018 DI) del Consiglio Nazionale del Notariato dal titolo “La “CERTIFICAZIONE DI PROCESSO” nell’ambito delle copie informatiche di documenti analogici” (Approvato dalla Commissione informatica il 7 dicembre 2018 e dal Consiglio nazionale del Notariato il 17 gennaio 2019), prende le mosse dalla recente introduzione del comma 1-bis all’art. 22 del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD) da parte dell’art. 22, comma 1, lett. b) del D.Lgsd. n. 217/2017.
Questo il testo del nuovo comma 1-bis:
“1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.”.
La disposizione, “estremamente generica”, introduce, a livello primario, nel nostro ordinamento la “certificazione di processo” come strumento per la produzione di copie per immagine, senza tuttavia darne una precisa definizione.
L’introduzione della cd. “certificazione di processo“, che ha il chiaro intento di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici, impone pertanto all’interprete di stabilire, in assenza di indicazione normativa espressa, quali siano i contenuti e le modalità di realizzazione di questa peculiare ipotesi di certificazione, nonché l’efficacia probatoria delle relative copie.
Scopo del presente studio – si legge nella premessa è, “tanto di cercare di comprendere cosa debba intendersi per “certificazione di processo”, e quali siano i requisiti minimi propri della stessa e le relative modalità di realizzazione, quanto di stabilire quale sia l’efficacia probatoria delle copie così ottenute, anche avuto riguardo alla differente ipotesi delle copie certificate conformi previo raffronto dei documenti“.
Si tratta di una novità assoluta che impone dunque di individuare:
- contenuto e confini del concetto di “certificazione di processo”;
- modalità di realizzazione di questa peculiare ipotesi di certificazione;
- efficacia probatoria riconducibile alla stessa,
Detta disposizione non contiene, infatti, la nozione di “certificazione di processo”, che non è contenuta neanche in altre disposizioni di rango inferiore. Detta disposizione non indica neanche il processo a mezzo del quale deve realizzarsi la certificazione di processo. Si limita, piuttosto, ad indicare il risultato che detto processo deve assicurare, ossia “che il documento informatico (prodotto,n.d.a.) abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”; un risultato da conseguirsi adottando “tecniche in grado di garantire” detta corrispondenza.
Gli Autori dello studio, all’esito di un’indagine tendente ad operare anche un raffronto con istituti analoghi, giungono a ritenere che la “certificazione di processo” sia la certificazione di un processo idoneo a realizzare un determinato risultato, ossia la conformità della copia all’originale senza ricorrere al tradizionale metodo di raffronto dell’originale con la copia, con la fondamentale conseguenza che l’attendibilità del risultato è inscindibilmente connessa all’attendibilità del relativo processo, il quale, pertanto, si connota necessariamente:
– sul piano soggettivo, per la presenza del notaio o di un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, cui fa capo l’attività di certificazione dell’intero processo, che, sul piano delle tecniche di documentazione notarile, trova un significativo referente nel cd. verbale di constatazione;
– sul piano oggettivo, per il ricorso, da un lato, a tecnologie che diano maggiore affidamento in ordine al risultato che si intende ottenere (ossia la conformità della copia all’originale) e, dall’altro lato, ad una serie di attività ulteriori, che fanno capo al pubblico ufficiale autorizzato a certificare il processo, del pari indispensabili per assicurare l’attendibilità di quel risultato (descrizione della tipologia e quantità di documenti da assoggettare al processo certificato, nonché del sistema tecnologico utilizzato, controlli a campione/periodici, etc.).
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