In tutti i casi in cui vige l’obbligo di fatturazione elettronica, la fattura stessa (in formato XML) è l’unico documento rilevante ai fini fiscali e civili, sia per l’emittente che per il destinatario e andrà conservata digitalmente a norma secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013.
Tuttavia, per “esigenze di leggibilità” si può inviare al cliente anche una versione PDF. La versione PDF/cartacea non ha però alcun valore; viene considerata “copia di cortesia”.
La cosiddetta “copia di cortesia” sarà obbligatoria (perdendo quindi la sua attuale natura), a decorrere dal prossimo 1° gennaio 2019, in caso di emissione di fattura elettronica nei confronti di consumatori finali.
Già prima dell’obbligo di adozione della fatturazione elettronica, non mancano però casi di imprese che la abbiano adottata facoltativamente. In questa ipotesi può aprirsi la strada ad un doppio binario:
- Il soggetto emittente che ha deciso, pur in assenza di un obbligo, di emettere le fatture in formato elettronico dovrà trattare e conservare le stesse come tali;
- Il soggetto destinatario potrà però continuare a trattare e conservare le stesse come fatture analogiche, provvedendo prima alla loro conversione dal formato XML ad un formato stampabile.
Per facilitare gli adempimenti amministrativi dei clienti è opportuno che le fatture elettroniche “facoltative” siamo sempre affiancate da rappresentazioni in formato PDF delle stesse (“copie di cortesia” per l’appunto) che l’emittente si faccia carico di indirizzare al destinatario tramite email.
