Non esiste una precisa indicazione di quale sia l’assetto più adeguato per una impresa, sulla base della sua natura e dimensione. Normalmente si considera che l’obiettivo imposto dall’art. 2086 c.c. possa essere raggiunto attraverso le seguenti misure minime:
- la stesura di un organigramma delle varie funzioni aziendali con la divisione delle mansioni e delle responsabilità
- l’istituzione di un’adeguata pianificazione finanziaria con previsioni degli incassi e pagamenti dei 6 mesi successivi
- la stesura di bilanci di previsione (budget mensili e piani triennali) per analizzare gli scostamenti con i consuntivi
- il calcolo degli indicatori patrimoniali, economici e finanziari sia consuntivi sia preventivi
- l’analisi dei principali rischi che incombono sull’impresa e che possono minare la continuità aziendale (risk management)
- il monitoraggio del superamento delle soglie in caso di eventuali mancati pagamenti ai cosiddetti creditori istituzionali
- il monitoraggio della Centrale Rischi Banca d’Italia
- la formalizzazione di reporting interni da conservare agli atti anche ai fini di prova
Le attività da porre in essere sono diverse e potrebbero apparire molto impegnative per realtà quali micro o piccole imprese.
Nelle società di capitali è inoltre opportuno (se non addirittura necessario) che gli esiti delle attività svolte siano anche formalizzati, nell’ambito di quanto previsto dall’articolo 2381 c.c.
- art. 2381, terzo comma, c.c.: “Il consiglio di amministrazione determina il contenuto, i limiti e le eventuali modalità di esercizio della delega; può sempre impartire direttive agli organi delegati e avocare a sé operazioni rientranti nella delega. Sulla base delle informazioni ricevute valuta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società; quando elaborati, esamina i piani strategici, industriali e finanziari della società; valuta, sulla base della relazione degli organi delegati, il generale andamento della gestione”;
- art. 2381, quinto comma, c.c.: “Gli organi delegati curano che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa e riferiscono al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, con la periodicità fissata dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi, sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate”.
Abbiamo quindi redatto questo modello di Verbale del Consiglio di Amministrazione con all’ordine del giorno:
- Relazione dell’Amministratore delegato [o degli Amministratori delegati] ai sensi dell’art. 2381, c. 5 del codice civile sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate, anche ai sensi dell’art. 2086 del codice civile, in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale.
Il modello riporta anche due esempi di come si potrebbe impostare la relazione, in una piccola realtà societaria con organizzazione contabile ed amministrativa autonoma e in una con organizzazione contabile affidata a terzi.
Il verbale proposto è generico ed adattabile a tutte le deliberazioni del consiglio di amministrazione della S.r.l.. Il verbale è conforme alle norme del diritto societario, qualora la decisione sia presa con il metodo assembleare.
Questa versione tiene in considerazione le indicazioni fornite dal CNDCEC con i documenti:
- ASSETTI ORGANIZZATIVI, AMMINISTRATIVI E CONTABILI: PROFILI CIVILISTICI E AZIENDALISTICI 7 luglio 2023
- PREVENIRE E GESTIRE LE DIFFICOLTÀ DELL’IMPRESA VADEMECUM PER LE PICCOLE E MEDIE IMPRESE 17 luglio 2023
- Check-list operative (assetti organizzativi, amministrativi e contabili) 25 luglio 2023
documenti ai quali si rinvia per integrare e personalizzare il testo proposto.
