Nel Documento di valutazione dei rischi uno dei coadiuvanti di un socio assume ed accetta la qualifica di Responsabile del Trattamento (ma potrebbe anche essere un socio).
I SOCI e gli addetti amministrativi (nel DVR definiti SOCI e ADDETTI) hanno libero accesso a tutti i dati presenti sul server ai fini della gestione delle attività, mentre i 9 AUTISTI hanno accesso ai dati cartacei di DDT e fatture accompagnatorie di fornitori (per lo scarico della merce ricevuta a magazzino) ed hanno accesso ad un PC unicamente collegato alle procedure di gestione ordini ed emissione di DDT per le consegne da effettuare ai clienti.
Il salvataggio dei dati del server viene affidato agli ADDETTI (Amministrativi).
La tenuta delle buste paga è affidata ad un consulente del lavoro, la tenuta della contabilità avviene all’interno dell’azienda, il commercialista presta assistenza per adempimenti fiscali-amministrativi e per la formazione del bilancio.
La società non ha un proprio sito internet né intraprende nei confronti dei clienti iniziative commerciali e/o di marketing.
Per esemplificare è stata indicata la ragione sociale COMMERCIO s.n.c. , Responsabile del trattamento, come prima indicato, uno dei codiuvanti sig. PINCO PALLO.
I fac simili proposti sono costituiti da:
1. documento sulla valutazione del rischio, procedure cui attenersi da parte del responsabile del trattamento, sugli obblighi gravanti sulla società in merito al trattamento di dati personali, accettazione dell’incarico di responsabile da parte di PINCO PALLO
2. informativa e richiesta di consenso a dipendenti e collaboratori ( da redigere per ciascuno dei 13 dipendenti – viene riportata l’informativa redatta nei confronti del dipendente VERDI GIUSEPPE)
3. informativa e richiesta di consenso ai due soci
4. informativa e richiesta di consenso al coadiuvante (Manzoni Alessandro) – per il coadiuvante PINCO PALLO non viene redatta alcuna informativa, in quanto Responsabile del Trattamento dei Dati
5. conferma di nomina al responsabile esterno (Consulente del Lavoro- studio associato GIALLI-NERI)
6. conferma di nomina al responsabile esterno (Commercialista –studio YPSILON)
7. designazione degli incaricati del trattamento e prescrizioni AUTISTI (da redigere per ciascuno dei 9 dipendenti AUTISTI – MAGAZZINIERI)
8. designazione degli incaricati del trattamento e prescrizioni (2 SOCI + 1 COADIUVANTE MANZONI+ 4 ADDETTI amministrativi
9. incarico di esecuzione delle copie di back up
