Con riferimento alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19, il Decreto Cura Italia (art. 106 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito nella Legge 24 aprile 2020, n. 27) ha previsto tra l’altro che con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Le decisioni dei soci extra-assembleari non possono riguardare modificazioni dell’atto costitutivo, il compimento di operazioni che modificano sostanzialmente l’oggetto sociale o ancora modificazioni rilevanti dei diritti dei soci. Sono poi competenza esclusiva dell’assemblea dei soci tutte le decisioni qualora ne faccia richiesta uno o più amministratori oppure soci rappresentanti almeno un terzo del Capitale sociale. Le norme non specificano cosa si intenda per consultazione scritta e per consenso espresso per iscritto pur prevedendo espressamente tali forme alternative alla decisione assembleare, né d’altro canto quali siano i documenti da cui deve risultare la sottoscrizione del socio. Proviamo in questa sede ad affrontare almeno sul piano metodologico tali questioni. Per consultazione scritta sembra ragionevole intendere una metodologia che preveda la predisposizione della proposta di decisione da parte degli amministratori della società eventualmente su istanza di uno o più soci e la sottoscrizione in calce del voto favorevole o contrario da parte del socio. La sottoscrizione potrà avvenire su una copia della decisione inviata a ciascun socio oppure in calce ad un unico esemplare. Si ritiene legittimo che la consultazione scritta possa avvenire anche direttamente per mano di uno o più soci. Poiché la legge statuisce il diritto di ciascun socio a partecipare alla consultazione occorrerà dimostrare anche l’eventuale astensione dal voto. Tale dimostrazione potrà avvenire soltanto attraverso la certificazione da parte dei soci della presa visione della documentazione. Il documento contenente la decisione dovrà quindi essere comunicata ai soci con mezzi che ne garantiscano la ricezione; l’astensione dal voto in tal caso potrà essere presunta trascorso un congruo termine (eventualmente previsto dall’atto costitutivo) dall’invio della comunicazione. L’espressione del consenso da parte del socio, a nostro parere, non potrà che essere acquisito con un documento sottoscritto in originale e quindi o consegnato a mano agli amministratori o spedito con lettera raccomandata; eventualmente il consenso potrà essere acquisito mediante firma digitale su un documento informatico. Più difficile è definire il concetto di consenso espresso per iscritto; non è infatti semplice ipotizzare una procedura diversa da quella appena definita se non ricondurre il tutto ad una sorta di voto espresso per corrispondenza in anticipo rispetto ad una decisione assembleare. A seguire: – bozza di clausola statutaria che regolamenta le decisioni dei soci mediante consultazione scritta. – bozza per l’iscrizione nel libro delle decisioni dei soci di una delibera assunta mediante consultazione scritta; – bozza di comunicazione ai soci con la richiesta di manifestare il consenso ad una decisione da adottare mediante consultazione scritta. Il modello proposto è generico ed adattabile. Nella bozza proposta le opzioni, le alternative e in generale ciò che deve essere inserito o eliminato è fra parentesi quadre; le eventuali ulteriori opzioni all’interno delle parentesi quadre sono fra i segni “< >”; le note e i commenti sono in corsivo.
