Il Decreto del Presidente del Consiglio del 21 marzo 2013, entrato in Gazzetta Ufficiale il 6 giugno scorso, ha individuato le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per cui, per esigenze di natura pubblicistica, e’ previsto l’obbligo di conservazione dell’originale analogico o, in caso di conservazione sostitutiva ed ai sensi dell’art. 22, comma 5, del Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni, la confirmita’ all’originale deve essere autenticata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato con dichiarazione firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
Da tempo, infatti, si attendevano indicazioni in materia per procedere senza incertezze nella ‘dematerializzazione’ di alcune tipologie di documenti.
L’entrata in vigore del decreto ha quindi chiarito (nell’Allegato del Decreto – tabella A) per quali di questi rimane l’obbligo di conservazione dell’originale cartaceo e per quali invece e’ possibile conservare la copia digitale.
I documenti analogici originali unici per cui e’ previsto l’obbligo di conservazione dell’originale analogico o, in caso di conservazione sostitutiva, la confirmita’ all’originale deve essere autenticata sono quelli di particolare importanza, come:
- Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri
- Decreti ministeriali e interministeriali
- Atti amministrativi da adottarsi nella forma del decreto del Presidente della Repubblica, ai sensi della Legge del 12 gennaio 1991, n.13
e altri elencati qui.
I documenti analogici originali unici per i quali invece rimane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo sono, ad esempio:
- Atti contenuti nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
- Atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi
- Opere d’arte
- Documenti di valore storico-artistico, compresi quelli in possesso delle Forze armate
e altri elencati qui.
Rimane comunque la facoltà per le pubbliche amministrazioni, si legge nel Decreto, di conservare in originale analogico unico documenti diversi da quelli oggetto del presente decreto.
