Provvedimento Agenzia Entrate del 30.09.2024 (372380/2024)

Prot. n. 372380/2024

Individuazione delle modalità operative ai fini della sottoscrizione digitale dei

processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso e al

termine delle attività amministrative di controllo fiscale. Disposizioni attuative

dell’articolo 38-bis, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 29

settembre 1973, n. 600.

IL DIRETTORE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

In base alle attribuzioni conferitegli dalle norme riportate nel seguito del

presente provvedimento,

DISPONE

1 Ambito di applicazione

1.1 I processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso

o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale possono

essere sottoscritti con la firma digitale.

1.2 Il contribuente, o il suo delegato, può, a sua volta, sottoscrivere il processo

verbale, previamente condiviso e senza alterarne il contenuto, mediante

firma digitale se ne è in possesso ovvero con firma autografa, secondo le

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modalità di cui ai paragrafi successivi.

2 Contribuente in possesso di firma digitale

2.1 Il processo verbale può essere firmato dal contribuente, o dal suo

delegato, in modalità digitale ove dotato di firma digitale. A tal fine il

processo verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica

istituzionale del personale incaricato del controllo (e-mail) all’indirizzo

di posta elettronica ordinaria del contribuente (e-mail), o del suo

delegato, così come indicata nel processo verbale. Parimenti, nel

medesimo processo verbale deve essere evidenziato l’eventuale

domicilio digitale, di cui al successivo punto 2.4.

2.2 Successivamente alla sottoscrizione digitale (in formato CADES - CMS

Advanced Electronic Signatures - file con estensione .p7m), il

contribuente, o il suo delegato, provvede alla trasmissione del processo

verbale all’indirizzo di posta elettronica istituzionale del personale

incaricato del controllo.

2.3 Alla ricezione del processo verbale digitalmente sottoscritto dal

contribuente, o dal suo delegato, il personale incaricato del controllo

provvede ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la

formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.

2.4 Il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie,

deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle entrate

incaricato del controllo e trasmesso al domicilio digitale del contribuente

iscritto negli elenchi pubblici, di cui agli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater

del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice

dell’Amministrazione Digitale - di seguito CAD). In alternativa il

contribuente, sprovvisto di indirizzo PEC, può chiedere la trasmissione

del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato.

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2.5 Nei casi in cui il contribuente, dotato di firma digitale, risulti sprovvisto

di un indirizzo PEC presente in pubblici elenchi, o non richiede la

trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato,

il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato al controllo procede

mediante consegna nelle mani proprie del destinatario o tramite

raccomandata A/R della copia conforme analogica, munita del

contrassegno elettronico previsto dall’articolo 23, comma 2-bis, del

CAD.

3 Contribuente non in possesso di firma digitale

3.1 Se il contribuente, o il suo delegato, non è munito di firma digitale il

processo verbale può essere firmato in modalità analogica. A tal fine il

processo verbale deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie

del destinatario.

3.2 A seguito dell’apposizione della firma autografa del contribuente , o del

suo delegato, sul processo verbale, il personale dell’Agenzia delle entrate

incaricato del controllo produce una copia informatica del documento

analogico, attestandone la conformità, come previsto dalle “Linee Guida

sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”

dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), al paragrafo 2.2, ai sensi

dell’articolo 22 del CAD e apponendo la firma digitale. Il documento

così formato costituisce l’originale informatico.

3.3 Predisposto il documento originale informatico con le modalità di cui al

punto 3.2, il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni

necessarie, deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle

entrate incaricato del controllo che procede, successivamente, alla

consegna al contribuente, o al suo delegato della relativa copia analogica

con contrassegno elettronico, apposto ai sensi dell’articolo 23, comma 2-

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bis, del CAD. La consegna può essere effettuata anche con le modalità di

cui ai punti 2.4. e 2.5.

4 Rifiuto della sottoscrizione del processo verbale

4.1 Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del

contribuente, o del suo delegato, il personale dell’Agenzia delle entrate

incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso processo verbale,

indicandone i motivi, e può procedere alla sottoscrizione digitale del

documento ai sensi del punto 1.1 e alla consegna dello stesso con le

modalità di cui ai punti 2.4 o 2.5.

4.2 Nelle ipotesi in cui il contribuente, o il suo delegato, rifiuta la consegna

del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell’Agenzia delle

entrate incaricato del controllo procede all’invio della copia analogica

del processo verbale informatico con contrassegno elettronico apposto ai

sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del CAD, mediante raccomandata

A/R al domicilio fiscale del contribuente ovvero con trasmissione del

documento informatico originale tramite PEC al domicilio digitale

iscritto negli elenchi pubblici di cui agli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater

del CAD.

5 Trattamento dei dati personali

5.1 Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa

vigente in materia di protezione dei dati personali prevista dal

Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del

27 aprile 2016 e dal Codice in materia di protezione dei dati personali di

cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive

modificazioni.

5.2 L’Agenzia delle entrate assume il ruolo di Titolare del trattamento dei

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dati personali, e si avvale, inoltre, del partner tecnologico Sogei S.p.A.,

al quale è affidata la gestione del sistema informativo dell’Anagrafe

tributaria, per questo designata Responsabile del trattamento dei dati ai

sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

5.3 I dati oggetto di trattamento del presente provvedimento sono:

- i dati anagrafici del/dei verificatore/i e l’indirizzo di posta

elettronica (PEL);

- i dati anagrafici del contribuente o del suo delegato;

- l’indirizzo di posta elettronica del contribuente o del suo delegato

(PEL);

- l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del contribuente o

del suo delegato.

5.4 I dati trattati e memorizzati dall’Agenzia delle entrate durante l’intero

processo rappresentano il set informativo minimo per la corretta gestione

della procedura di sottoscrizione del processo verbale.

5.5 Nel rispetto del principio della limitazione della conservazione (articolo

5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento (UE) 2016/679, l’Agenzia

delle entrate conserva i dati oggetto del trattamento fino al 31 dicembre

dell’undicesimo anno successivo a quello di presentazione della

dichiarazione di riferimento ovvero fino al termine per la definizione di

eventuali procedimenti giurisdizionali.

5.6 Nel rispetto del principio di integrità e riservatezza (articolo 5, paragrafo

1, lettera f) del Regolamento (UE) 2016/679, i dati sono trattati in

maniera da garantire un’adeguata sicurezza tesa ad evitare trattamenti

non autorizzati o illeciti.

5.7 L’Agenzia delle entrate adotta tutte le misure tecniche ed organizzative

richieste dall’articolo 32 del Regolamento (UE) 2016/679 necessarie a

garantire la sicurezza del trattamento dei dati personali, nonché la

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conformità di esso agli obblighi di legge e al Regolamento.

5.8 L’informativa sul trattamento dei dati personali e sull’esercizio dei diritti

da parte degli interessati viene pubblicata sul sito internet dell’Agenzia

delle entrate.

6 Conclusioni

6.1 Con successivi provvedimenti possono essere integrate o modificate le

disposizioni di cui al presente provvedimento in conseguenza

dell’evoluzione degli strumenti informatici e tecnologici.

Motivazioni

Il presente provvedimento è emanato in attuazione dell’articolo 38-bis, comma

2, del Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600,

introdotto dall’articolo 1, comma 2, lettera b), del Decreto legislativo 12

febbraio 2024, n. 13, al fine di disciplinare le modalità operative per la

sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia

delle entrate nel corso e al termine delle attività amministrative di controllo

fiscale, nel caso in cui i contribuenti interessati e gli operatori del controllo

siano dotati di firma digitale.

Disciplina, inoltre, anche le modalità di sottoscrizione mista (digitale e

analogica). In caso di firma analogica del documento da parte del contribuente,

il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato attesta la conformità della

copia informatica al documento analogico ai sensi dell'articolo 22 del Codice

dell'Amministrazione Digitale, di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Il provvedimento, infine, disciplina le ipotesi di rifiuto di sottoscrizione da parte

del contribuente o del suo delegato del processo verbale firmato digitalmente

solo dal personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo.

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Riferimenti normativi

Attribuzioni del Direttore dell’Agenzia delle Entrate

Decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, recante la riforma

dell’organizzazione del Governo, a norma dell'art. 11 della legge 15 marzo

1997, n. 59 (art. 57; art. 62; art 63; art. 66; art. 67, comma 1, art. 68, comma 1;

art. 71, comma 3, lett. a); art. 73, comma 4);

Statuto dell'Agenzia delle entrate (art. 5, comma 1; art. 6, comma 1);

Regolamento di amministrazione dell'Agenzia delle entrate (art. 2, comma 1);

Decreto del Ministro delle Finanze 28 dicembre 2000, concernente

disposizioni recanti le modalità di avvio delle Agenzie fiscali e l’istituzione

del ruolo speciale provvisorio del personale dell’Amministrazione

finanziaria, emanato a norma degli articoli 73 e 74 del decreto legislativo 30

luglio 1999, n. 300.

Disciplina normativa di riferimento

Legge 7 gennaio 1929, n. 4: norme generali per la repressione delle violazioni

delle leggi finanziarie;

Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633: istituzione e

disciplina dell’imposta sul valore aggiunto;

Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600: disposizioni

comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi;

Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602: disposizioni

sulla riscossione delle imposte sui redditi;

Decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, e successive

modificazioni: approvazione del Testo unico delle imposte sui redditi;

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Decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241: norme di semplificazione degli

adempimenti dei contribuenti in sede di dichiarazione dei redditi e dell’imposta

sul valore aggiunto, nonché di modernizzazione del sistema delle dichiarazioni;

Decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446: istituzione dell’imposta regionale

sulle attività produttive e istituzione di una addizionale regionale all’imposta sul

reddito delle persone fisiche;

Legge 27 luglio 2000, n. 212: disposizioni in materia di statuto dei diritti del

contribuente;

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82: Codice dell'Amministrazione Digitale;

Decreto-legge 2 marzo 2012, n. 16, convertito, con modificazioni, dalla legge

26 aprile 2012, n. 44: disposizioni urgenti in materia di semplificazioni

tributarie, di efficientamento e potenziamento delle procedure di accertamento;

Decreto legislativo 12 febbraio 2024, n. 13: disposizioni in materia di

accertamento tributario e di concordato preventivo biennale;

Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27

aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al

trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che

abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati”);

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: “Codice in materia di protezione dei

dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento

nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del

Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con

riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali

dati e che abroga la direttiva 95/46/CE”.

La pubblicazione del presente provvedimento sul sito internet dell’Agenzia

delle entrate tiene luogo della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, ai sensi

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dell’articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.

Roma, 30 settembre 2024

IL DIRETTORE DELL’AGENZIA
Ernesto Maria Ruffini

(firmato digitalmente)