La Commissione paritetica Unioncamere e Consiglio Nazionale del Notariato, istituita nel 2010 per garantire standard di comportamento e modalità uniformi per il deposito degli atti societari presso gli uffici del Registro delle Imprese, ha approvato 8 nuovi orientamenti per il triennio 2023-2025 per favorire unità di comportamenti da parte del Notariato e delle Camere di commercio in merito alle procedure e istanze da seguire per le comunicazioni societarie.
Gli orientamenti riguardano in particolare:
1. Richieste di evasione in data certa.
2. Iscrizione di soggetti responsabili della sicurezza, del datore di lavoro, ecc.
3. Domicilio digitale degli amministratori
4. Indicazione della ragione sociale per le società in liquidazione
5. Aggiornamento degli assetti proprietari per SPA e SAPA.
6. Imprese sociali – trasferimento d’azienda.
7. Imprese sociali – fusione/scissione
8. Imprese sociali – trasformazione.
I materiali sono scaricabili dal sito https://www.unioncamere.gov.it/
Una parte significativa di questi chiarimenti riguarda l’obbligo di domicilio digitale (PEC) per gli amministratori di società, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), che ha esteso a questi ultimi una prescrizione già in vigore per imprese e società.
L’obbligo si applica alle entità che possiedono il duplice requisito di essere imprese e di essere costituite in forma societaria. Sono quindi escluse le società che non svolgono attività d’impresa (es. STP, STA), i consorzi e le reti di imprese che non hanno acquisito soggettività giuridica. Rimane un punto interrogativo sulle società consortili: sebbene il MIMIT e Unioncamere abbiano posizioni contrastanti, l’interpretazione prevalente (sostenuta da Assonime) le include nell’obbligo, riconoscendone la natura di imprenditore societario.
Dal punto di vista soggettivo, la normativa coinvolge tutti gli amministratori, inclusi quelli senza deleghe operative, e i liquidatori. Sono invece esclusi procuratori, direttori generali e preposti di sedi secondarie di società estere.
L’obbligo di comunicazione della PEC è effettivo per le nomine iscritte a partire dal 1° gennaio 2025.
Per quanto riguarda gli amministratori già in carica a tale data, a differenza di quanto indicato dal MIMIT, che aveva prima fissato il termine al 30 giugno 2025 e poi posticipato al 31 dicembre 2025, il nuovo orientamento della Commissione, in linea con Unioncamere e Assonime, sostiene che non sia previsto un termine di scadenza per tale adempimento, data l’assenza di una specifica previsione normativa.
La Commissione chiarisce anche che il domicilio digitale deve essere un indirizzo PEC personale e legalmente valido e non è quindi possibile indicare un domicilio digitale di altra società o riferito ad altro amministratore/liquidatore.
L’amministratore ha però diverse opzioni:
utilizzare il proprio domicilio digitale personale utilizzare lo stesso indirizzo PEC per più incarichi indicare PEC diverse per cariche in società differenti “eleggere domicilio speciale” presso la PEC della società in cui si ricopre la carica. Quest’ultima opzione, avallata da Unioncamere e Assonime, è tuttavia in contrasto con una precedente nota del MIMIT e le diverse CCIAA territorialmente competenti si stanno muovendo “in ordine sparso”.