Martedì 25 ottobre 2016

Timbrare con una App - Via libera da parte del Garante Privacy, ma con adeguate garanzie

a cura di: TuttoCamere.it

Con il provvedimento dell'8 settembre 2016 (Reg. Provv. n. 350), reso noto con la newsletter del 10 ottobre 2016, il Garante della Privacy ha dato parere favorevole all'utilizzo di un app per smartphone per la rilevazione delle presenze dei dipendenti, previa l'adozione di dovute garanzie.

A porre il quesito due società che hanno presentato una richiesta di verifica preliminare, ai sensi dell'art. 17 del Codice, riguardante il trattamento dei dati personali connesso all'installazione di una specifica applicazione ? contenente una funzionalità di localizzazione geografica ? sul dispositivo smartphone dei dipendenti, preordinata all'effettuazione della "timbratura del cartellino e la rilevazione delle presenze".

Tale applicazione è configurata in modo tale da consentire l'accesso, previa autenticazione con user id e password, al dipendente, che cliccherà su icona "ingresso" per indicare l'inizio dell'attività lavorativa e su "uscita" per indicare la fine della giornata lavorativa".
Considerato che i dati personali relativi alla geolocalizzazione (riferiti alla "posizione geografica dell'apparecchiatura terminale dell'utente di un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico", devono essere trattati adottando particolari cautele e che i dispositivi smartphone sono, in considerazione delle normali potenzialità d'uso e dell'utilizzo comune degli stessi, destinati a "seguire" la persona che li detiene, indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro, tale trattamento, secondo il Garante, presenta rischi specifici per la libertà, i diritti e la dignità del dipendente.

Pertanto, le società, prima dell'inizio dei trattamenti, sono tenute, in base alla normativa vigente, a:
a) effettuare la notificazione al Garante ai sensi dell'articolo 37, comma 1, lett. a), del Codice;
b) fornire ai dipendenti delle società coinvolte dai descritti trattamenti un'informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell'articolo 13 del Codice (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, indicazione dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento);
c) effettuare la designazione di incaricati e responsabili del trattamento provvedendo ad impartire specifiche istruzioni;
d) adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati trattati e prevenire l'accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati;
e) predisporre misure al fine di garantire agli interessati l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice.

Sempre secondo il Garante, nell'utilizzo del sistema, le società dovranno:
a) cancellare il dato relativo alla posizione del lavoratore, avendo verificato preventivamente l'associazione tra il luogo del lavoro e la posizione del lavoratore, conservando, eventualmente, il solo dato relativo alla predetta sede di lavoro, alla data e all'orario cui si riferisce la timbratura;
b) configurare il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva;
c) adottare specifiche misure idonee a garantire che l'applicativo installato sul dispositivo del dipendente non possa effettuare trattamenti di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o alla navigazione in internet o altro).

Per quanto riguarda la conservazione dei dati trattati nei termini sopra indicati, il Garante ritiene che le società, intendendo avvalersi dei dati raccolti con il descritto sistema anche per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potranno conservare per cinque anni i dati necessari, limitatamente alle informazioni che nello stesso devono essere annotate in base alla disciplina di riferimento.

Analogamente, con riferimento alla conservazione per finalità di fatturazione, potranno essere conservati per i tempi stabiliti dalla legge (conformemente a quanto disposto dall'art. 2220 c.c.) i soli dati necessari a perseguire la predetta finalità, come disciplinata dall'ordinamento.
Nel caso posto al Garante, tuttavia, si parla comunque di un uso possibile ma non obbligatorio e la scelta resta al lavoratore, che, dopotutto, non è tenuto per legge a possedere uno smartphone.
Nella sede fissa, invece, i classici marcatempo resterebbero comunque ai dipendenti per la tradizionale operazione di timbratura.

Per scaricare il testo del documento clicca qui.


Fonte: http://www.tuttocamere.it
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