Martedì 13 febbraio 2018

Come ti controllo l'azienda - main course => 2

a cura di: Studio Dott. Antonio Cavaliere

Le procedure di controllo possono essere uno strumento di potere notevole per il management interno all'azienda soprattutto in tempo di automatizzazione e globalizzazione.

In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit).

La valutazione dei cicli aziendali

Il ciclo acquisti

L'obiettivo principale del ciclo acquisti è quello di acquistare merci e/o servizi al miglior rapporto costo-qualità e al conseguente utilizzo ottimale delle risorse finanziarie per il pagamento degli stessi. Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono:

  • acquisti di beni e/o servizi;
  • pagamenti dei debiti per acquisti;
  • reso di merci ai fornitori.

Per alcune imprese, altre tipologie di attività che possono avere luogo come parte del ciclo acquisti includono:

  • acquisti a società del gruppo;
  • acquisti a parti correlate.

Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato:

  • Richiesta di acquisto;
  • Modulo di approvazione della richiesta;
  • Ordine di acquisto;
  • Bolla di trasporto;
  • Fattura di acquisto;
  • Pagamento;
  • Nota di addebito;
  • Reso.

A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono:

  • Bilancio di verifica;
  • Partitario fornitori;
  • Estratto conto fornitori;
  • Scadenzario fornitori;
  • Rapporto resi;
  • Rapporto note debito.

I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo acquisti per tipologia di operazione sono:

  • operazioni di acquisti di beni e/o servizi:
    1. debiti verso fornitori;
    2. magazzino;
    3. acquisti o costo del venduto;
    4. cespiti.

  • operazioni di pagamenti dei debiti per acquisti:
    5. cassa e c/c bancari;
    6. debiti verso fornitori;
    7. sconti.

  • reso di merci ai fornitori e premi/sconti quantità;
    8. resi su acquisti;
    9. sconti e premi attivi;
    10. debiti verso fornitori;
    11. magazzino.

I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da:

a) condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica);
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (stima delle fatture da ricevere, partite fornitori in più valute, ecc.);
c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima).

Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare:

  1. che gli ordini siano confrontati con le offerte scritte del fornitore;
  2. che le bolle di entrata siano comparati con gli ordini;
  3. il controllo degli elementi formali della fattura;
  4. che i debiti siano registrati tempestivamente;
  5. che le scadenze siano prontamente rilevate e siano minimizzati i rischi di contestazioni.

Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere:

  • Quadratura settimanale delle schede contabili, con il partitario fornitori e il bilancio di verifica;
  • analisi mensile dell'andamento acquisti a consuntivo rispetto all'esercizio precedente, al mese precedente e al budget con verifica degli scostamenti a valore (prezzi) e quantità (lotti);
  • analisi mensile degli sconti e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
  • analisi mensile dei resi, delle puntualità di consegna e qualità e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
  • analisi mensile di report/scadenzario che evidenzino l'aging (scaduto) dei debiti rispetto all'anno precedente (tenuto conto del costo) e al budget;
  • Indagine/analisi di un report mensile che raffronti gli acquisti con il livello di magazzino e gli ordini inevasi.

L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue:

a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare tale ciclo (costi, debiti e pagamenti) e come vengono utilizzati;
b) se e come vengono confrontati i dati consuntivi con quelli a budget;
c) quali controlli esegue la direzione prima di acquisire nuovi fornitori (qualità, tempestività consegne, ecc.);
d) quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio resi e garanzia sugli acquisti.

AUTORE:

Dott. Antonio Cavaliere

Dottore Commercialista - Revisore Legale dei Conti - Pubblicista
Studio Dott. Antonio Cavaliere
Nato nel 1971, ha conseguito la laurea in Economia e commercio nel 1995 Magna cum laude. Master in Diritto Tributario d’Impresa. Master in Risanamento d’Azienda. Iscritto: - Registro dei revisori...
legali dei conti al n. 125965 (D.M. 23/07/2002, G.U. 30/07/2002 nr. 60)
- Albo dei Dottori Commercialisti ed Esp. Cont. sez. A di Padova al nr. 01270 A
- Albo dei Giornalisti del Veneto.

Revisore e Sindaco specializzato in materia Revisione legale dei conti e Sistema di Controllo Interno presso aziende italiane e filiali straniere in Italia:
- revisione dei conti
- organizzazione contabile
- due diligence
- internal audit
Ha maturato un’esperienza significativa in una primaria società di revisione contabile internazionale e successivamente in un primario gruppo industriale italiano con il ruolo di CFO.

Pubblicista è autore di numerosi articoli e libri in materia di Revisione Legale dei Conti e Sistema di Controllo Interno, come fra l’altro:
- Manuale pratico di revisione legale dei conti. Con CD-ROM - di Cavaliere Antonio - Maggioli Editore
- Le Scritture di Rettifica del Bilancio - di Cavaliere Antonio – Fisco e Tasse Editore
- Il controllo di gestione nelle PMI - di Cavaliere A., Bergamasco A. – Buffetti Editore
- La nuova revisione legale dei conti - di Cavaliere Antonio - Maggioli Editore
- Chiusura dei conti e redazione del bilancio 2010 - di Cavaliere Antonio - Maggioli Editore
- L'armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio delle Regioni, degli Enti locali e dei loro organismi - di Cavaliere A. Loiero R. - Maggioli Editore
- Il bilancio dalla A alla Z – di Cavaliere A. e Bauer R. – Maggioli Editore

Dal 2011 è Direttore Responsabile del periodico telematico Audit-Tools (www.audit-tools.com).
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