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Venerdì 2 febbraio 2018

Come ti controllo l'azienda - main course => 1

a cura di: Studio Dott. Antonio Cavaliere

Le procedure di controllo possono essere uno strumento di potere notevole per il management interno all'azienda soprattutto in tempo di automatizzazione e globalizzazione.

In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit).

La valutazione dei cicli aziendali

Il ciclo vendite

L'obiettivo principale del ciclo (o processo) vendite è quello di vendere i beni e/o i servizi prodotti, o solo commercializzati dall'impresa, ai prezzi e alle condizioni previste dalle politiche commerciali aziendali.

Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono, in sintesi:

  • vendita di beni e/o erogazione di servizi;
  • incasso dal cliente;
  • resi di prodotti da parte del cliente.

Per alcune imprese, altre tipologie di attività che possono avere luogo come parte del ciclo vendite includono:

  • vendite di scarti e sfridi;
  • vendite a società del gruppo;
  • vendite a parti correlate.

Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato:

  • Ordine di acquisto dal cliente;
  • Analisi cliente per verificare livello di scaduto e/o di fido;
  • Modulo di approvazione dell'ordine;
  • Bolla di trasporto;
  • Fattura di vendita;
  • Incasso;
  • Nota di accredito;
  • Reso.

A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono:

  • Bilancio di verifica;
  • Partitario clienti;
  • Estratto conto clienti;
  • Scadenzario clienti (Aging);
  • Rapporto resi;
  • Rapporto note credito.

I saldi di bilancio più importanti influenzati dal ciclo vendite per tipologia di operazione sono:

  • operazioni di vendita di beni e/o erogazione di servizi:
    1. magazzino;
    2. crediti verso clienti;
    3. ricavi di vendita;

    4. accantonamenti al fondo rischi su crediti;
    5. perdite su crediti.
  • operazioni di incasso dal cliente:
    6. cassa e c/c bancari;
    7. crediti verso clienti;
    8. sconti.

  • resi di prodotti da parte del cliente e premi/sconti quantità:
    9. resi su vendite;
    10. sconti e premi passivi;
    11. crediti verso clienti;
    12. magazzino.


I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da:

  1. condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica);
  2. difficoltà al riconoscimento del ricavo (si pensi alle aziende che lavorano su commessa);
  3. complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (stima del fondo svalutazione crediti, partite cliente in più valute, ecc.);
  4. esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima).

Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare:

  1. che gli ordini ricevuti vengano correttamente smistati ed eseguiti tempestivamente;
  2. che tutte le merci consegnate e le prestazioni eseguite siano oggetto di regolare fatturazione senza ritardi;
  3. che tutte le fatture emesse siano correttamente ed integralmente registrate in contabilità;
  4. che i crediti verso clienti siano seguiti sistematicamente al fine di assicurare che non vi siano ritardi nell'incasso;
  5. che gli incassi dei crediti vengano prontamente registrati e siano minimizzati i rischi di perdite per insolvenze o indebite appropriazioni.

Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere:

  • Quadratura settimanale delle schede contabili, con il partitario clienti e il bilancio di verifica;
  • analisi mensile dell'andamento vendite a consuntivo rispetto all'esercizio precedente, al mese precedente e al budget con verifica degli scostamenti a valore (prezzi) e quantità (lotti);
  • analisi mensile degli sconti e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
  • analisi mensile dei resi e verifica degli scostamenti significativi sulla media;
  • analisi mensile di report/scadenzario che evidenzino l'aging (scaduto) dei crediti rispetto all'anno precedente (tenuto conto del fatturato) e al budget;
  • Indagine sui crediti al legale per recupero crediti ovvero incagliati da più di 360 giorni;
  • Analisi incassi successivi alla data del bilancio e fino alla data della verifica.

L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue:

  1. indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare tale ciclo (ricavi, crediti ed incassi) e come vengono utilizzati;
  2. se e come vengono confrontati i dati consuntivi con quelli a budget;
  3. quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio perdite su crediti;
  4. quali controlli esegue la direzione per monitorare il rischio resi e garanzia su prodotti.
AUTORE:

Dott. Antonio Cavaliere

Dottore Commercialista - Revisore Legale dei Conti - Pubblicista
Studio Dott. Antonio Cavaliere
Nato nel 1971, ha conseguito la laurea in Economia e commercio nel 1995 Magna cum laude. Master in Diritto Tributario d’Impresa. Master in Risanamento d’Azienda. Iscritto: - Registro dei revisori...
legali dei conti al n. 125965 (D.M. 23/07/2002, G.U. 30/07/2002 nr. 60)
- Albo dei Dottori Commercialisti ed Esp. Cont. sez. A di Padova al nr. 01270 A
- Albo dei Giornalisti del Veneto.

Revisore e Sindaco specializzato in materia Revisione legale dei conti e Sistema di Controllo Interno presso aziende italiane e filiali straniere in Italia:
- revisione dei conti
- organizzazione contabile
- due diligence
- internal audit
Ha maturato un’esperienza significativa in una primaria società di revisione contabile internazionale e successivamente in un primario gruppo industriale italiano con il ruolo di CFO.

Pubblicista è autore di numerosi articoli e libri in materia di Revisione Legale dei Conti e Sistema di Controllo Interno, come fra l’altro:
- Manuale pratico di revisione legale dei conti. Con CD-ROM - di Cavaliere Antonio - Maggioli Editore
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Dal 2011 è Direttore Responsabile del periodico telematico Audit-Tools (www.audit-tools.com).
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