Circolare INPS n. 99 del 01.07.2004

Stampa laser dei cedolini paga. Modalità applicative nel settore della contribuzione agricola unificata
Circolare INPS n. 99 del 01.07.2004

SOMMARIO: 1. Premessa. 2. Soggetti abilitati. 2.1 Adempimenti delle aziende. 2.2 Adempimenti delle Associazioni datoriali e altri soggetti abilitati (art. 1 Legge n. 12/1979). 2.3 Revoca autorizzazioni. 3. Adempimenti per le Sedi

1. Premessa.
Il Decreto del Ministero del Lavoro del 30 ottobre 2002 (pubblicato sulla G.U. n. 282 del 2 dicembre 2002) chiude una ulteriore fase di semplificazione delle procedure in materia di tenuta di libri paga e matricola, introducendo all’art.2, comma 2, nel caso di stampa laser dei dati retributivi, l’esonero per i datori di lavoro dalla preventiva vidimazione e numerazione, alle condizioni prefissate dall’Istituto assicuratore.
Com’è noto, le aziende agricole assuntrici di manodopera sono soggette all’obbligo della tenuta dei libri matricola e paga mediante l’utilizzo del Registro d’impresa rilasciato dall’Istituto secondo le modalità e le prescrizioni contenute nel D. Lgs. n. 375/1993 e nella Legge n. 608/1996 e successive modifiche.
A seguito dell’emanazione della circolare del Ministero del Lavoro del 28 novembre 1994, n.109 applicativa delle disposizioni contenute nel D.P.R. 20 aprile 1994, n. 350 “ Regolamento recante semplificazione della tenuta del libro di paga e di matricola”, l’Istituto con circolare 21 novembre 1996 n. 231 ha esteso alle aziende agricole la possibilità di gestire la tenuta del registro d’impresa attraverso l’utilizzo di “sistemi equipollenti”.
In risposta alle esigenze di liberalizzazione e di semplificazione della tenuta e della conservazione degli atti aziendali, conformemente ai principi contenuti nel D.M. 30 ottobre 2002 , la circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33 del 20 ottobre 2003 ha adeguato ulteriormente la normativa in tema di utilizzazione, in sostituzione del cartaceo, di strumenti informatici.
Con la presente circolare vengono fornite alle aziende del settore le direttive per accedere al sistema della “stampa laser” dei cedolini paga, che quindi, non sono più soggetti, per la circostanza a preventiva vidimazione.

2. Soggetti abilitati.
Si rammenta al riguardo che il titolare dell’azienda può avvalersi della facoltà di conservare direttamente i dati previsti dalla normativa sul lavoro, ovvero di scegliere che tutti o parte di essi siano conservati presso l’Associazione datoriale alla quale aderisce o conferisce mandato ovvero presso i soggetti abilitati di cui all’art.1 legge n. 12/1979.

2.1. Adempimenti delle aziende
L’azienda che intende utilizzare il sistema della stampa laser del libro paga è tenuta a richiedere l’autorizzazione alla Sede INPS competente per territorio ovvero alla Sede accentrante nell’ipotesi di preventiva abilitazione concessa dalla Direzione Provinciale del Lavoro in tema di accentramento degli adempimenti contributivi, utilizzando il modello di domanda SL/Agr.1.
Alla richiesta devono essere allegati:
* Il fac-simile del libro paga recante il logo dell’Istituto;
* Il fac-simile del prospetto riepilogativo dei fogli elaborati per ogni periodo di paga.
L’azienda deve dichiarare il numero presumibile delle pagine del libro paga utilizzate mensilmente.
Inoltre, il titolare dell’azienda è tenuto al rispetto delle seguenti disposizioni:
* la stampa deve essere conforme al fac-simile autorizzato;
* il tracciato di stampa dovrà riportare su ciascun foglio mobile:
- il codice della Sede INPS che ha rilasciato l’autorizzazione (l’elenco dei codici è disponibile sul sito www.INPS.it);
- il numero di vidimazione attribuito,
- la data di autorizzazione,
- il numero progressivo di pagina,
- la data e l’ora di stampa.
* i dati personali, contrattuali e retributivi della manodopera occupata dovranno essere conformi a quanto riportato dall’azienda nelle dichiarazioni trimestrali (Mod. DMAG-UNICO);
* il programma di elaborazione dovrà consentire ai funzionari addetti al controllo l’acquisizione immediata, in qualsiasi momento, della riproduzione e stampa dei dati.

2.2. Adempimenti delle Associazioni datoriali e altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979.
La semplificazione nella tenuta dei registri obbligatori in materia di lavoro nei casi di stampa laser dei dati retributivi è estesa anche nell’ipotesi della vidimazione e numerazione unica dei fogli da parte delle Associazioni datoriali e dei soggetti abilitati di cui alla Legge n.12/1979.
In tale ipotesi i soggetti possono chiedere direttamente l’autorizzazione, provvedendo a:
* presentare richiesta di autorizzazione alla Sede competente per territorio ovvero alla Sede accentrante utilizzando il modello di domanda SL/Agr.2;
* allegare alla richiesta l’elenco delle aziende gestite, nonché le relative deleghe all’uopo rilasciate dai titolari dell’azienda;
* presentare fac-simile:
- del foglio paga con il logo INPS
- del prospetto riepilogativo dei fogli paga elaborati mensilmente
* inviare alla Sede INPS competente l’elenco di tutte le ditte che si avvalgono di tale sistema indicando per ognuna il relativo numero di posizione INPS (cod.ISTAT Provincia - Comune – Cod Fiscale o P.IVA – Progressivo azienda).
I soggetti, di cui al presente punto, sono altresì obbligati a:
*q segnalare tempestivamente alla Sede competente le ditte che richiedono l’adozione di questo sistema di tenuta dei libri obbligatori e di quelle che cessano di avvalersene;
* inviare alla Sede competente, entro il 31 marzo successivo a quello di riferimento, ed in qualsiasi momento su richiesta della Sede stessa ovvero della Direzione Provinciale del Lavoro un tabulato contenente:
a) l’elenco delle aziende recante in ordine progressivo il numero di posizione assicurativa e con l’indicazione distinta a fianco di ciascuna del numero dei fogli paga e matricola utilizzati, annullati o deteriorati secondo le prescrizioni dell’art.4, punto d) del Decreto del Ministero del Lavoro 30 ottobre 2002,
b) l’indicazione del periodo di paga;
* trasmettere alle singole aziende, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello del periodo di paga, un tabulato contenente le indicazioni di cui al punto 1 e 2 del già citato art. 4 del Decreto ministeriale 30 ottobre 2002.

2.3 Logo INPS.
Al riguardo si fa presente che il “logo” dell’Istituto è disponibile nel sito web dell’Istituto www.inps.it. Selezionando “Servizi on line”, accedere alla sezione “per le aziende, in consulenti e i professionisti”, oppure alla sezione “per le associazioni di categoria”. Selezionare “trasmissione telematica modelli DMAG”. Dopo aver introdotto codicefiscale e PIN per l’autenticazione (cfr. circ. n. 153 del 27.9.2002) , cliccare su “Scarica logo Inps”. E’ possibile, dunque, salvare sul proprio personal computer il logo.
Si fa presente che le utenze attive per la trasmissione telematica dei modelli DMAG vengono in automatico abilitate allo scarico del logo Inps.
I soggetti interessati allo scarico del LOGO, non ancora in possesso del PIN, potranno fare richiesta del PIN presso la sede INPS territorialmente competente (cfr. circ. n. 153 del 27.9.2002).

2.4 Revoca dell’autorizzazione.
L’autorizzazione rilasciata è soggetta a revoca in tutte le ipotesi di inosservanza della normativa di riferimento ed in particolare nei seguenti casi:
* stampa non conforme al fac-simile autorizzato;
* mancata indicazione dei dati richiesti;
* non conformità con quanto riportato nel modello DMAG-UNICO;
* consegna non immediata ai funzionari addetti alla vigilanza della stampa dei dati relativi al mese in corso.

3. Adempimenti per le Sedi
Le Sedi, ricevuta la richiesta dovranno provvedere:
* alla verifica dell’iscrizione dell’azienda quale assuntrice di manodopera agricola attraverso il controllo della regolare dichiarazione aziendale (mod.D.A.);
* alla verifica dell’abilitazione del soggetto eventualmente delegato dall’azienda;
* al controllo delle deleghe in caso di vidimazione unica richiesta dall’Associazione datoriale e dai soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979;
* alla notifica del provvedimento di autorizzazione redatto sul modello SL/Agr.3 con l’indicazione:
- codice Sede
- numero di vidimazione (n° protocollo informatico)
- data di autorizzazione (data protocollo informatico)
* alla conservazione della copia dell’autorizzazione sul fascicolo personale ai fini di eventuali controlli.
Ad ogni buon fine, si osserva, che nell’ipotesi di autorizzazione rilasciata all’Associazione e/o ad uno dei soggetti abilitati ex art. 1 legge n. 12/1979, con riferimento a richieste plurime, copia della autorizzazione e della delega dovranno essere inserite nei singoli fascicoli aziendali.

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