Circolare INPS n. 9 del 27.01.2005

Stampa laser dei cedolini paga. Vidimazione
Circolare INPS n. 9 del 27.01.2005

SOMMARIO: Le aziende, i consulenti del lavoro, i professionisti, le associazioni di categoria che utilizzano il sistema della stampa laser dei cedolini paga possono richiedere l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa

Vidimazione dei libri paga e matricola: soggetti interessati ed obblighi di legge.
I libri paga e matricola, ai sensi dell’art. 2 del D.M. 30 ottobre 2002, prima di essere messi in uso, devono essere numerati in ogni pagina e sottoposti a vidimazione da parte dell’Istituto Assicuratore.
In linea generale, l’Istituto competente per la vidimazione è l’INAIL con le modalità da quest’ultimo previste.
Al riguardo si richiamano il Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 30 ottobre 2002 (G.U. 2 dicembre 2002, n. 282) (Allegato n. 1), la circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33 del 20 ottobre 2003 (Allegato n. 2), la circolare dell’Istituto n. 99 del 1 luglio 2004, per la stampa laser nel settore della contribuzione agricola unificata, le istruzioni operative impartite dall’INAIL alle proprie strutture territoriali in data 16 dicembre 2004 (Allegato n. 3).
L’obbligo di tenere libri paga e matricola vidimati dall’INPS è posto solo per i casi di aziende non soggette alla disciplina in materia di assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, non ricorrendo i presupposti oggettivi e soggettivi di cui agli artt. 1 e 4 del T.U. 1124 del 1965.
Ove anche uno solo dei soggetti impiegati presso l’azienda sia assoggettabile all’obbligo assicurativo contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, la vidimazione dovrà essere effettuata presso l’INAIL.

Modalità di vidimazione presso l’INPS.
Ribadito che la competenza dell’INPS in materia è di carattere residuale, le aziende che vidimano i libri presso l’INPS devono presentare un’apposita dichiarazione dalla quale risulti che l’azienda non è soggetta all’obbligo dell’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.
Al fine di consentire agli operatori di Sede di memorizzare sulle rispettive procedure di gestione la notizia della vidimazione dei libri paga e matricola da parte dell’INPS, a breve, le suddette procedure saranno integrate con appositi campi da utilizzare qualora le aziende richiedano di vidimare i propri libri presso le Sedi periferiche dell’Istituto.
In ogni caso di vidimazione dei libri da parte dell’INPS, è fatto obbligo alle Sedi dell’Istituto di effettuare comunicazione alla Sede INAIL presente nel medesimo ambito territoriale.
La comunicazione di avvenuta vidimazione deve contenere il codice fiscale/partita IVA dell’azienda e la relativa ragione sociale.
Nel caso in cui la vidimazione dei libri sia stata effettuata dall’INPS e successivamente l’azienda occupi personale soggetto all’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, l’operazione di vidimazione dovrà essere ripetuta presso l’INAIL.

Vidimazione in fase di stampa laser dei cedolini paga.
La stampa laser dei cedolini paga rientra nell’ambito dell’utilizzo di fogli mobili sostitutivi del libro paga.
L’utilizzo dei fogli mobili non esonera il datore di lavoro dall’obbligo della preventiva numerazione e vidimazione.
Coloro i quali (aziende, consulenti del lavoro, professionisti, associazioni di categoria) utilizzano il sistema della stampa laser dei cedolini paga e del prospetto riepilogativo possono richiedere l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa e, conseguentemente, essere esonerati dall’obbligo della preventiva numerazione e vidimazione.
L’autorizzazione, che riguarda i cedolini paga e il prospetto riepilogativo, fermo restando l’obbligo della preventiva numerazione e vidimazione dei fogli presenza, va richiesta alla Sede INPS competente per territorio ovvero alla Sede accentrante nell’ipotesi di preventiva abilitazione concessa dalla Direzione Provinciale del Lavoro in tema di accentramento degli adempimenti contributivi.
Alla richiesta deve essere allegato il fac-simile del:
foglio presenza numerato e vidimato dall’INPS;
cedolino recante il logo dell’Istituto;
prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ogni periodo di paga.
Il “logo” dell’Istituto è disponibile nel sito web dell’Istituto www.inps.it.
selezionare “Servizi on line”;
accedere alla sezione “Per le aziende, i consulenti e i professionisti”;
selezionare “Accesso ai servizi con PIN”.
Dopo aver introdotto codice fiscale e PIN per l’autenticazione, cliccare su “Scarica logo Inps”.
Le Sedi, ricevuta la richiesta, e verificata la competenza dell’Istituto alla vidimazione del libro paga aziendale, notificheranno il provvedimento di autorizzazione con l’indicazione:
del codice Sede;
del numero di vidimazione (numero protocollo informatico);
della data di autorizzazione (data protocollo informatico).
Copia dell’autorizzazione sarà conservata nel fascicolo aziendale ai fini di eventuali controlli.
La stampa prodotta deve essere conforme al fac-simile autorizzato ed il tracciato di stampa dovrà riportare su ciascun foglio mobile:
il codice della Sede INPS che ha rilasciato l’autorizzazione;
il numero di vidimazione attribuito;
la data di autorizzazione;
il numero progressivo di pagina;
la data e l’ora di stampa.
Il programma di elaborazione dovrà prevedere la stampa di un prospetto riepilogativo dei cedolini elaborati per ogni periodo di paga, che sarà conservato presso l’utente, e consentire, ai funzionari addetti al controllo, immediata e in qualsiasi momento, della riproduzione e stampa dei dati.
Entro il 31 marzo 2005, dovrà essere inviato alla Sede INPS competente, il riepilogo annuale relativo all’anno 2004.
Dall’anno 2005, a seguito delle disposizioni dell’art. 44 del DL 30 settembre 2003, n. 269, conv. con la legge 24 novembre 2003, n. 326 (mensilizzazione dei dati retributivi), detto riepilogo non sarà più inviato.
L’autorizzazione rilasciata è soggetta a revoca in tutte le ipotesi d’inosservanza della normativa di riferimento ed in particolare nei seguenti casi:
stampa non conforme al fac-simile autorizzato;
mancata indicazione dei dati richiesti;
consegna non immediata ai funzionari addetti alla vigilanza della stampa dei dati richiesti.

Allegato n. 1

Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002 [consultabile nella Raccolta di Tax & Lex]

Allegato n. 2

MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI
CIRCOLARE N. 33 del 20 ottobre 2003 [consultabile nella Raccolta di Tax & Lex]

Allegato n.3

INAIL
DIREZIONE CENTRALE RISCHI
Ufficio Tariffe

Roma, 16.12.2004

ALLE STRUTTURE TERRITORIALI

OGGETTO: Modalità per la tenuta dei libri paga e matricola.

Pervengono alla scrivente Direzione numerose richieste di chiarimenti da parte sia delle Strutture territoriali dell’Istituto, sia direttamente dai soggetti obbligati alla tenuta dei libri regolamentari, relativamente alle modalità applicative per la tenuta dei libri di paga e matricola.
A tale riguardo, la scrivente Direzione ha predisposto apposita circolare esplicativa, per la cui emanazione è in attesa di ricevere il relativo parere dal competente Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Al fine, comunque, di fare chiarezza sull’argomento, si rende necessario fornire nel frattempo un quadro riepilogativo che riordini le numerose disposizioni intervenute nel tempo nell’ambito dello specifico settore.

1. Soggetti obbligati alla tenuta dei libri regolamentari.
Tutti i datori di lavoro, i committenti e gli altri assicuranti sono tenuti all’istituzione, alla compilazione, alla tenuta ed alla conservazione dei libri regolamentari di matricola e paga.

2. Soggetti esonerati dalla tenuta dei libri regolamentari.
- I datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane, che svolgono la loro attività da soli, senza cioè occupare lavoratori dipendenti o collaboratori familiari[1];
- i soci e i familiari coadiuvanti di impresa artigiana[2] - essendo stata assimilata la loro figura a quella del titolare artigiano - sempre a condizione che l’azienda artigiana non occupi dipendenti;
- i soggetti che si avvalgono dell’elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici, nel rispetto delle condizioni a tal fine specificatamente previste;[3]
- le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all’estero;[4]
- le Pubbliche Amministrazioni che provvedono alle prescritte registrazioni con fogli o ruoli paga.

3. I libri regolamentari.[5]
- Il libro di matricola deve essere unico in ogni azienda. Questa condizione vale anche nei casi in cui l’azienda sia titolare di più posizioni assicurative territoriali presso l’INAIL, in quanto svolge la sua attività in più luoghi di lavoro, ciascuno identificato dall’istituzione di una specifica P.A.T.
In tali ipotesi, al fine di assolvere validamente all’obbligo della tenuta del libro matricola unico contemporaneamente sui vari luogo di lavoro, l’azienda deve istituire e tenere nei vari cantieri (fissi o mobili che siano) degli stralci, che possono essere costituiti anche da fotocopie tratte dal libro matricola unico, autenticate come conformi all’originale dallo stesso datore di lavoro. Tali stralci dovranno ovviamente essere aggiornati contemporaneamente al libro matricola originale.
Comunque, al solo scopo di assolvere a specifiche esigenze dell’organizzazione aziendale, è consentito istituire e tenere sui luoghi di lavoro dei libri matricola settoriali o di filiale, da considerare comunque non ufficiali e quindi da non vidimare, che costituiranno dei semplici “di cui” del libro matricola unico aziendale, e potranno riportare, se del caso, una numerazione matricolare supplementare riferita alla filiale, eventualmente da indicare in aggiunta al numero di matricola del dipendente (ad esempio: matr. n. 1111/13) ad esclusivo uso dell’azienda e dei funzionari addetti alla vigilanza locale.
- Il libro di paga deve essere istituito con riferimento a ciascuna P.A.T. aziendale. Ciò anche nel caso in cui la ditta svolga la sua attività in più luoghi di lavoro, territorialmente distinti, ognuno identificato dall’emissione di una specifica P.A.T. In tali ipotesi, il libro di paga relativo a ciascuna località lavori dovrà essere tenuto sul relativo cantiere (fisso o mobile che sia), assolvendo così validamente all’obbligo di legge[6].
Le innovazioni introdotte dalla nuova Gestione dei Rapporti con le Aziende[7], hanno prodotto riflessi anche sulle modalità di tenuta del libro di paga. In particolare l’abolizione dal 1° gennaio 2000 delle classificazioni “ponderate” ha comportato, nei casi di svolgimento di più attività principali presso una unica unità produttiva (stessa P.A.T.), il riferimento classificativo a più di una voce di rischio con l’applicazione di tassi di premio separati, aventi vita, gestione e oscillazioni autonome.
Pertanto, al fine di assolvere all’obbligo di denunciare annualmente le retribuzioni distinte per singola voce di rischio, i datori di lavoro dovranno identificare e indicare, nell’ambito del libro paga unico - correttamente vidimato a fronte dell’unica P.A.T. in vigore - la/le specifica/che attività (voce/i di rischio) per la/e quale/i è assicurato ciascun lavoratore che vi è registrato.
- Il datore di lavoro può essere autorizzato per iscritto a tenere più libri o fogli paga e più libri matricola con l’obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi, secondo le modalità stabilite dall’Istituto[8].
Ad esempio nel caso dei cantieri mobili in edilizia ovverosia, più in generale, nel caso di lavori svolti lontano dalla sede principale della propria azienda, ove questi lavori abbiano il carattere della continuità.

4. La vidimazione dei libri regolamentari.
Prima di essere messi in uso, i libri regolamentari di matricola e paga devono essere numerati in ogni pagina e vidimati.[9]
La vidimazione si compone di due distinte operazioni simultanee: la bollatura, che si effettua con l’apposizione di timbri a secco o a inchiostro su ogni pagina del libro, e la dichiarazione, da registrare sull’ultima pagina del volume a cura del funzionario INAIL incaricato dell’operazione, che deve riportare il numero della P.A.T., il numero progressivo della vidimazione, e il totale dei fogli (dal … al …) di cui è composto il libro, la data e la firma dello stesso funzionario. La vidimazione dei libri regolamentari non va mai effettuata con riferimento al “codice ditta” aziendale, bensì sempre tenendo conto di ciascuna posizione assicurativa territoriale (P.A.T.) che l’azienda assicurante ha in corso presso l’Istituto. Ciò in considerazione del fatto che i libri devono essere tenuti sui luoghi di lavoro, località alle quali fanno appunto riferimento le varie P.A.T. istituite. Per i datori di lavoro titolari di più P.A.T., perché svolgono l’attività in più luoghi di lavoro, il libro di matricola, unico per azienda, andrà comunque vidimato con riferimento ad una delle P.A.T.

La vidimazione è obbligatoria anche per i libri riassuntivi[10].

La presenza in procedura G.R.A. di una specifica funzione consente la registrazione di tutte le “vidimazioni” dei libri regolamentari eseguite da ciascuna Sede, rendendo possibile adottare, già nell’immediato, alcune significative semplificazioni delle modalità di trattazione e gestione delle operazioni di vidimazione eseguite dall’Istituto.
L’annotazione delle vidimazioni eseguite dalla Sede direttamente in procedura GRA, rende di fatto inutile la tenuta dei vecchi registri manuali delle vidimazioni (mod. 110 DL) attualmente ancora in uso presso le Sedi.
Detta tenuta deve essere limitata, pertanto, alla sola registrazione delle vidimazioni eseguite per gli Utenti che si avvalgono della “numerazione unica”, in attesa che la procedura GRA venga implementata anche per detta tipologia di vidimazione.
Dalla nuova procedura GRA consegue ulteriormente che per le vidimazioni dei libri regolamentari non è più necessario rivolgersi in modo esclusivo alla “Sede INAIL competente”, atteso che, in ossequio alla semplificazione degli adempimenti e agli innovativi principi introdotti dalla nuova Gestione dei Rapporti con le Aziende, è ora possibile procedere alle operazioni di vidimazione presso una qualsiasi Sede dell’Istituto, in quanto i relativi dati sono consultabili da parte di qualsiasi Struttura territoriale.

5. Modalità di tenuta dei libri regolamentari.
La nuova disciplina in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri regolamentari[11] prevede che le scritture obbligatorie di matricola e paga possano essere tenute:

A. con il sistema tradizionale, che consiste nell’utilizzo di libri normalmente rilegati, in genere a compilazione manuale, che devono essere sempre preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati con il sistema manuale precedentemente illustrato al paragrafo 2.
Questa tipologia di vidimazione può essere richiesta dai datori di lavoro a qualsiasi Sede dell’Istituto sul territorio nazionale, la quale dovrà provvedere direttamente all’adempimento.

B. con l’utilizzo di fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola[12] e di paga. Tale modalità non esonera il datore di lavoro dalla preventiva numerazione dei fogli da utilizzare e dalla successiva vidimazione con una delle seguenti modalità:
- Vidimazione eseguita in modo manuale e tradizionale dei fogli mobili (cfr. § 2).
-Vidimazione effettuata in fase di stampa tipografica dei moduli (fogli mobili).
Con tale modalità vi è l’obbligo per gli Utenti (Aziende, consulenti del lavoro, professionisti, ecc.) di richiedere, di volta in volta, alla Sede INAIL, sia l’autorizzazione ad apporre il numero d’ordine e il bollo (marchio) dell’Istituto in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare, sia la successiva vidimazione, a cura della Sede INAIL secondo le modalità illustrate al paragrafo 2, da riportare sull’ultimo foglio del blocco.
La richiesta di vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere inoltrata dagli Utenti interessati ad una qualsiasi Sede dell’Istituto anche se, per motivi di praticità, sarà sempre preferibile interessare la Sede più vicina alla tipografia incaricata di eseguire le operazioni.
La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata dall’Utente, presenziare alla bollatura dei moduli ed eseguire, contestualmente, sia la vidimazione che la registrazione in procedura GRA.
-Vidimazione in fase di stampa laser dei moduli (fogli mobili).
La nuova disciplina[13] in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola introduce l’esonero dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga e dei fogli di riepilogo da parte dei soggetti (Aziende, consulenti del lavoro, professionisti, ecc.) che si avvalgono della stampa laser. Per il resto, non vi sono sostanziali variazioni rispetto al sistema previgente[14].
Rimane, pertanto, invariato l’obbligo per gli Utenti di formulare un’iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli paga da utilizzare, presentando a qualsiasi Sede INAIL sul territorio nazionale appositi allegati fac-simili di stampa dei tracciati che saranno poi prodotti dalla laser:
- fac-simile dei fogli paga;
- fac-simile del prospetto riepilogativo annuale che riporti i totali mensili dei lavoratori occupati, delle ore di presenza e delle retribuzioni corrisposte, queste ultime nei soli casi in cui sono previste dai tracciati (ad esempio non per i fogli presenze).
Tale tracciato dovrà essere conforme al contenuto obbligatorio dei fogli paga che, una volta autorizzati, saranno poi gli unici a poter essere prodotti dalla stampante laser, con l’apposizione del logo ufficiale dell’INAIL, che dovrà, pertanto, essere inserito nei programmi della stampante laser per essere riprodotto sui documenti da stampare.
A tale riguardo, si anticipa che il logo ufficiale dell’INAIL sarà disponibile sul sito internet dell’Istituto www.inail.it effettuando il percorso che, non appena pronta l’applicazione informatica, verrà con apposita nota comunicato.
Detto prospetto riepilogativo annuale dovrà essere inviato all’INAIL entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento. Gli Utenti continueranno, comunque, a stampare i fogli riepilogativi mensili secondo le istruzioni precedentemente impartite e a conservarli insieme ai libri regolamentari, al fine di consentire i previsti controlli da parte dei funzionari addetti alla vigilanza.
Per quanto concerne, invece, i fogli presenze, l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser è concessa soltanto nei casi in cui l’azienda adotti sistemi di rilevazione a mezzo tessere magnetiche (badge), di cartellini orologio o di altri sistemi equivalenti. Nelle altre ipotesi i soggetti autorizzati potranno comunque avvalersi della stampa laser dei fogli da utilizzare per la registrazione delle presenze, previa numerazione e vidimazione a cura dell’INAIL dei fogli stessi con i sistemi tradizionali.
Per quanto riguarda, infine, i fogli matricola, questi dovranno essere preventivamente vidimati a cura dell’INAIL con i sistemi tradizionali.
-Vidimazione con la “numerazione unica” dei moduli (fogli mobili).
L’autorizzazione ad eseguire questa forma di vidimazione può essere concessa non solo ai consulenti del lavoro e agli altri soggetti a ciò abilitati ai sensi di legge[15], ma anche alle società Capogruppo che, nei gruppi d’impresa, sono delegate dalle società controllate e collegate all’esecuzione degli adempimenti relativi all’amministrazione del personale di cui all’art. 1 della legge n. 12/1979[16].
I citati soggetti, all’atto della richiesta della vidimazione e della numerazione unica dei fogli matricola e paga dovranno esibire le deleghe rilasciate in proposito dai datori di lavoro.
Per i soggetti che si avvalgono della “numerazione unica”, opera ugualmente l’esonero dalla preventiva numerazione e vidimazione dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga, purché gli stessi siano in possesso anche dell’ulteriore autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser, concessa dall’Istituto alle condizioni precedentemente descritte.
La nuova normativa[17] conferma sostanzialmente i preesistenti adempimenti che i titolari di autorizzazioni ad eseguire le vidimazioni dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga avvalendosi della “numerazione unica” devono svolgere.
In particolare, viene individuato l’obbligo di:
- presentare i fogli di matricola e di paga alla Sede INAIL che provvede alla vidimazione dei fogli che, a seconda della tipologia di tenuta delle scritture adottata, potrà essere manuale, in fase di stampa tipografica o in fase di stampa laser, e a contrassegnare gli stessi con un numero d’ordine progressivo, nonché all’attribuzione dei fogli al soggetto richiedente, e alla registrazione di tale attribuzione in una pratica a lui intestata;
- trasmettere a mezzo lettera raccomandata alla Sede INAIL competente per la località dov’è ubicato lo studio del professionista, l’elenco delle aziende che si avvalgono del sistema in parola, con l’indicazione dei numeri delle PAT e la data di inizio della tenuta con il sistema di elaborazione adottato;
- segnalare tempestivamente a mezzo lettera raccomandata alla SedeINAIL competente per la località dov’è ubicato lo studio del professionista le successive variazioni, indicando le aziende che iniziano ad avvalersi della tenuta con il sistema adottato, e quelle che cessano di utilizzarlo;
- inviare, anziché mensilmente, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento, alla Sede INAIL competente per la località dov’è ubicato lo studio del professionista, un tabulato contenente:
1) l’elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo il numero di P.A.T. e con l’indicazione distinta, a fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il territorio interessato all’accentramento da n. … a n. …, compresi quelli annullati o deteriorati;
2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n. … al n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
3) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli di paga utilizzati per ciascuna provincia dal n. … al n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
4) l’indicazione del periodo di paga.
(Detto tabulato dovrà anche essere reso disponibile, in qualsiasi momento, a richiesta dell’INAIL o della Direzione Provinciale del Lavoro (D.P.L.) territorialmente competente);
- inviare alle singole aziende, entro l’ultimo giorno successivo a quello di paga: 1) un tabulato contenente l’indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, da n. … a n. …, compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati indistintamente in tutto il territorio interessato all’accentramento, da n. … a n. … e nel territorio provinciale da n. … a n. …;
2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo, costituiscono, il libro di matricola e di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di lavoro. Resta fermo l’obbligo del datore di lavoro di tenere al corrente sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere.

C. con la tenuta informatica dei libri regolamentari.
Allo stato, è possibile tenere i libri matricola e paga mediante sistemi elettronici o magnetici a condizione che queste procedure garantiscano l’inalterabilità e la consultabilità dei dati previste dal DPR 20 aprile 1994, n. 350. Permane, inoltre, l’obbligo di trasferire mensilmente detti dati su supporto cartaceo[18].
Per quanto riguarda l’applicazione delle nuove disposizioni in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola[19], si è in attesa di ricevere apposito parere ministeriale.
L’adozione di questi sistemi di tenuta delle scritture regolamentari non necessita di alcuna autorizzazione, e non prevede l’inoltro di specifiche comunicazioni in tal senso né alle Direzioni Provinciali del Lavoro (D.P.L.), né all’INAIL o agli altri Istituti previdenziali.
L’utilizzo di questa particolare modalità di tenuta delle scritture regolamentari esonera, inoltre, da qualsivoglia obbligo di preventiva vidimazione dei supporti cartacei sui quali i dati devono comunque essere obbligatoriamente trasferiti ogni mese, ancorché siano stati elaborati con sistemi elettronici o magnetici[20].

6. I lavoratori parasubordinati.
L’art. 5 del D.M. 30.10.2002 e la successiva circolare ministeriale n. 33/03 del 20.10.2003 riprendono, confermandole, le disposizioni già a suo tempo impartite dall’allora Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale[21] a proposito della tenuta semplificata da parte dei committenti, dei libri di matricola e di paga relativi ai lavoratori parasubordinati, con particolare riferimento ai titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa (allora co.co.co.).
Con le disposizioni ministeriali si ribadisce che - a prescindere dal sistema di tenuta utilizzato e dal fatto che si adottino libri unici o separati da quelli degli altri dipendenti - le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi devono comunque contenere i dati anagrafici e fiscali del collaboratore e le informazioni relative al contratto (data e compenso pattuito).
Inoltre, per quanto concerne il solo libro paga, le stesse devono contenere il totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali addebitati al lavoratore, nonché le detrazioni fiscali di spettanza che sono state applicate.
Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola e paga per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati), a richiesta degli organi di vigilanza ispettiva dovrà, comunque, essere possibile riepilogare, distintamente e in ordine cronologico, le assunzioni dei lavoratori subordinati e gli incarichi di collaborazione affidati ai parasubordinati.
Tali disposizioni si applicano integralmente ai lavoratori a progetto e occasionali di cui al D.Lgs. 276/2003 (riforma Biagi)[22].

7. Le agenzie di somministrazione di lavoro (agenzie per il lavoro).
L’obbligo della tenuta dei documenti di lavoro, e quindi anche dei regolamentari libri di matricola e di paga è a carico delle agenzie di lavoro, dal momento che i lavoratori vengono da queste assunti, per essere poi materialmente inviati a lavorare presso le imprese utilizzatrici a mezzo di appositi contratti.
I sistemi di tenuta delle scritture obbligatorie di matricola e di paga di cui esse possono avvalersi, sono di fatto gli stessi che la vigente normativa prevede per tutti gli altri datori di lavoro.
In merito è opportuno evidenziare, soltanto, che l’organizzazione della maggior parte di queste imprese prevede di norma una sede centrale che cura l’amministrazione del personale, e tante agenzie dislocate sul territorio, che effettuano tutti i movimenti riguardanti le assunzioni, i licenziamenti, ecc., che solo successivamente verranno perfezionati dalla sede centrale, la quale, pertanto, unicamente in questa fase provvede ad eseguire le relative registrazioni sui libri regolamentari.
Anche in queste situazioni, quale che sia il sistema di tenuta adottato, è necessario che siano, comunque, rispettati i termini di legge riguardanti le registrazione dei dati matricolari e di paga e soprattutto che venga sempre istituito e tenuto un unico libro matricola aziendale, che riporti la numerazione matricolare generale da assegnare a tutti i dipendenti, ancorché a tempo determinato.
Inoltre, nel caso frequente che il libro matricola generale unico sia tenuto presso la sede centrale, allo scopo di far fronte alle esigenze organizzative aziendali, potranno essere istituiti presso ciascuna agenzia facente parte dell’impresa fornitrice di lavoro tanti altri libri di matricola, comunque non ufficiali e quindi da non vidimare perché rappresenteranno degli stralci del libro matricola unico aziendale, ognuno dei quali potrà riportare una numerazione matricolare supplementare riferita all’agenzia, eventualmente da indicare in aggiunta all’effettivo numero di matricola del lavoratore attribuito in conformità alla numerazione sequenziale e cronologica del libro matricola generale aziendale (ad esempio: matr. n. 11111/152).

______________________________________
[1] Art. 2 della legge n. 840 del 4 ottobre 1966.
[2] Circolare INAIL n. 70 del 22 luglio 1997.
[3] Art. 3 del DPR n. 350 del 20 aprile 1994, che ha abrogato l’art. 22 del DPR n. 1124/1965; Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003.
[4] Lett. circ. del Ministero del Lavoro n. 5306 del 16 novembre 1991.
[5] Il Testo Unico approvato con DPR 30 giugno 1965, n. 1124, e successive modifiche ed integrazioni, agli artt. dal 20 al 26 individua cosa debba intendersi per libri regolamentari e ne disciplina le relative modalità di istituzione, di compilazione, di tenuta e di conservazione.
[6] Art. 21, comma 1, del DPR n. 1124/1965.
[7] Art. 6 delle Modalità di Applicazione delle Tariffe (M.A.T.) approvate con D.M. 12 dicembre 2000.
[8] Art. 26, secondo comma, del DPR n. 1124/1965.
[9] Art. 26 del DPR n. 1124/1965.
[10] Notiziario INAIL n. 31 del 29 maggio 1985.
[11] D.M. 30 ottobre 2002, Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003 “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola”, nota Direzione Centrale Rischi del 7 marzo 2003.
[12] Nota Direzione Centrale Rischi del 7 marzo 2003, lettera a).
[13] D.M. 30 ottobre 2002 “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola”.
Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003.
Nota Direzione Centrale Rischi – Ufficio tariffe del 7 marzo 2003.
[14] Nota Direzione Centrale Rischi – Ufficio Vigilanza Assicurativa del 16 aprile 1998, che riprende le istruzioni precedentemente impartite dal Servizio Normativo Gestioni Assicurative del 28 febbraio 1994.
[15] Circolare INAIL n. 64 del 3 novembre 1978 e Lettera circolare n. 50 del 30 giugno 1979.
[16] Art. 31 del D.Lgs. n. 276/2003 e Nota del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 18 febbraio 2004 - Prot. n. 5/25640/CONS/04.
[17] Art. 4 del D.M. 30.10.2002.
[18] Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo 1995.
[19] D.M. 30 ottobre 2002 e dalla successiva circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003.
[20] Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo 1995
[21] Nota del 2 gennaio 2001
[22] Circolare INAIL n. 22 del 18 marzo 2004

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