Circolare INPS n. 49 del 03.04.2014

Indicazioni operative sul Consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative degli Iscritti alle gestioni pubbliche


 

Sommario:

1. Premessa

2. Aspetti innovativi e procedurali

2.1 La sistemazione della posizione assicurativa

2.2 Lintervento del Datore di lavoro

3. Le modalit di consolidamento della posizione assicurativa

4. Operazione Estratto Conto Informativo

4.1 Calendario delle operazioni e criteri di selezione dei lotti

4.2 Avvio delloperazione su base nazionale

4.3 Lista Iscritti per sistemazione della posizione

4.4 Le richieste di variazione della posizione assicurativa (RVPA)

4.5 I soggetti interessati alla RVPA

4.6 Il procedimento di RVPA

4.7 La risposta allIscritto

4.8 Supporto e formazione

4.9 Le Strutture coinvolte

5. Lavorazione delle domande di riscatto e ricongiunzione giacenti al 30/06/2013

6. Attivit di convalida delle posizioni assicurative a ridosso del pensionamento

6.1 Predisposizione della posizione assicurativa per la prestazione

7. Presidio dei flussi assicurativi e contributivi

8. Monitoraggio delle attivit

1. Premessa

La presente circolare finalizzata ad indicare le linee guida di un ampio e progressivo progetto di consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici, nonché ad indicare criteri, strumenti e modi operativi predisposti per i primi interventi di attuazione strutturale del progetto.

Il generale progetto di consolidamento della banca dati finalizzato a consentire lerogazione tempestiva delle prestazioni sulla base delle informazioni presenti nella posizione individuale, che si alimenta e si ratifica progressivamente, nel corso della vita assicurativa del soggetto, attraverso due distinte vie di alimentazione: il flusso automatizzato delle denunce mensili (Uniemens), con le relative attivit di presidio delle informazioni e sistematico monitoraggio degli errori; il supporto dellapplicativo PAssWEB, nelle sue articolate funzioni amministrative e strumentali, per quanto riguarda la verifica e laggiornamento dei periodi anteriori allesercizio esclusivo dei flussi Uniemens.

Linsieme delle azioni e degli interventi finalizzati al progetto consentir, peraltro, di abbandonare gradualmente il modello di verifica e "messa a punto della posizione assicurativa solo a ridosso della prestazione pensionistica, nonché di affrancarsi dalla necessit di una "certificazione finale da parte dellEnte Datore di lavoro.

In tale ambito, il coinvolgimento delliscritto limitato tendenzialmente alla risoluzione di lacune o inesattezze rilevate sulla base di notizie o documenti esclusivamente in suo possesso; linterlocuzione con gli Enti datori di lavoro organizzata, il pi possibile, nella forma della richiesta multipla e nella ricerca di una soluzione condivisa alle problematiche gi aggregate per tipologia. In ogni caso, il reperimento di informazioni o documenti presso gli iscritti e/o i datori di lavoro sempre preceduto da interventi organizzativi e comportamenti operativi standardizzati, volti alla sistemazione preventiva di tutte le anomalie risolvibili sulla base di atti o informazioni gi in possesso dellIstituto.

Nei paragrafi successivi vengono indicati gli aspetti innovativi, le modalit procedurali e gli strumenti da utilizzare per il consolidamento della Posizione Assicurativa.

2. Aspetti innovativi e procedurali

Il progetto di consolidamento delle Posizioni Assicurative prevede che:

  • i dati gi presenti nella banca dati delle posizioni assicurative individuali siano considerati direttamente fruibili, senza lobbligo di ulteriori certificazioni da parte degli Enti datori di lavoro, qualora sia accertata la loro congruit sul piano logico-formale e non siano presenti anomalie né elementi di indeterminatezza nella fonte e/o nei contenuti;

  • le anomalie evidenziate dal sistema e/o segnalate dagli interessati mediante la procedura RVPA siano esaminate prioritariamente in un contesto di istruttoria interna, volta a recuperare i dati mancanti dallincrocio delle banche dati e dagli incartamenti agli atti di questo Istituto; che, pertanto, il ricorso ai datori di lavoro sia riservato esclusivamente alla risoluzione di eventuali criticit residuali, privilegiando il pi possibile la forma della richiesta multipla e dellaggregazione di problematiche similari. Peraltro, la tardiva o mancata risposta del Datore di lavoro non dovr pi considerarsi condizionante per la prosecuzione dellistruttoria;

  • il ruolo attivo delliscritto nelle fasi di consolidamento della propria posizione assicurativa sia promosso e valorizzato in tutte le occasioni di contatto con lIstituto (gestione delle RVPA, ricezione di istanze), anche al fine di acquisire dichiarazioni di assenso in ordine alla completezza e alla congruit dei servizi esposti nellestratto conto.

Le attivit gestionali sono effettuate con lausilio dellapplicativo PAssWeb (cfr Manuale Tecnico in Allegato 1), secondo le seguenti fasi strettamente correlate:

  • inserimento definitivo in banca dati di tutti gli elementi informativi contenuti nel fascicolo cartaceo agli atti dellIstituto (cd. "memorizzazione del fascicolo);

  • aggiornamento di tutti gli elementi di posizione assicurativa che risultino errati, incompleti o incoerenti (cd. "correzione della posizione assicurativa), con riferimento alle anomalie evidenziate dal sistema nella "Lista segnalazioni della nuova PAssWeb, ovvero segnalate direttamente dagli iscritti in occasione delle RVPA o delle domande di prestazione, ovvero inoltrate dai Datori di lavoro con canali diversi dalla stessa PAssWeb.

Linsieme delle due fasi (memorizzazione e correzione) viene definito "sistemazione della posizione assicurativa, il cui output consiste in un estratto congruo, conforme ed esente da anomalie di tipo logico e formale, da mettere a disposizione delliscritto e degli Enti datori di lavoro per eventuali proposte di ulteriori aggiornamenti sulla base di dati in loro esclusivo possesso.

Le attivit collegate alla sistemazione, nella prima met dellanno 2014, saranno condizionate dai tempi di migrazione delle informazioni alla nuova banca dati della posizione assicurativa. In particolare:

  • le lavorazioni eseguite sulla P.A. al di fuori delle domande di prestazione si potranno gestire con la nuova PAssWeb gi dal corrente mese di aprile, essendosi gi conclusa la migrazione dei dati relativi agli Iscritti vigenti;

  • le lavorazioni eseguite sulla P.A. nellambito di una domanda di prestazione dovranno continuare ad essere gestite con la vecchia procedura fino al rilascio delle nuove funzionalit, previsto entro la data del 30 giugno 2014.

Nel periodo transitorio da aprile a giugno 2014 - il sistema render disponibile la consultazione dei dati di posizione assicurativa su entrambe le banche dati, fermo restando che le lavorazioni nella nuova PAssWeb saranno estese a tutto il territorio nazionale con modalit graduale e secondo criteri predefiniti.

2.1 La sistemazione della Posizione Assicurativa

La sistemazione della posizione assicurativa sar eseguita, tendenzialmente, nel corso della vita assicurativa delliscritto e, in misura sempre pi residuale, a ridosso della prestazione. Al riguardo, le citate attivit di memorizzazione e correzione potranno essere innescate da eventi diversi, cui corrispondono altrettante forme di approccio operativo e organizzativo:

  1. Attivazione di specifici piani di lavorazione preventiva e sistematica, definiti da elenchi (stock) o da criteri di volta in volta individuati (politiche di intervento), organizzati a livello centrale ed assegnati ai singoli gruppi di lavoro centrali o territoriali.
  2. Ricezione e gestione di una Richiesta di variazione proveniente dalliscritto (RVPA) o dal Datore di lavoro.
  3. Ricezione di una domanda di prestazione o di servizio istituzionale (ad es. riscatto, ricongiunzione, estratto conto certificato).

Nel caso di attivazione da "stock o da politiche di intervento, il processo lavorativo si conclude con la Sistemazione (memorizzazione una tantum del fascicolo e rimozione delle anomalie presenti a sistema).

Nel caso di RVPA, il procedimento si conclude con la predisposizione della risposta allIscritto, coerentemente alle risultanze dellattivit di sistemazione.

Infine, in caso di liquidazione di una prestazione di natura pensionistica, la sistemazione della posizione assicurativa costituisce una fase propedeutica e vincolante per la ripresa dellistruttoria ai fini della verifica del diritto e della misura della prestazione medesima.

Qualora la "sistemazione sia attivata da pi eventi in concomitanza (il caso tipico la concorrenza fra un processo di "RVPA e una domanda di prestazione istituzionale), la lavorazione viene comunque realizzata in un contesto operativo unitario attraverso la cosiddetta "work-area, come specificato nel Manuale Tecnico in allegato 1.

Si precisa che la fase di "Memorizzazione del fascicolo finalizzata alla definitiva e integrale acquisizione a sistema delle informazioni contenute nei documenti cartacei e non ancora confluite nella banca dati. In particolare, i fascicoli pensionistici e quelli relativi al TFS/TFR possono contenere i seguenti dati di interesse per la Posizione Assicurativa:

  • periodi riconosciuti con provvedimento (riscatti, ricongiunzioni, computi, accredito figurativo per maternit, valutazione servizio militare di leva, ricongiunzioni ex DPR n. 1092/73, ecc.), con riferimento sia ai periodi riconosciuti dallIstituto stesso sia ai periodi riconosciuti dallEnte datore di lavoro ante subentro, qualora il fascicolo contenga la relativa documentazione;

  • documenti cartacei (anche non certificativi) che diano riscontro a informazioni presenti su sistemi informatici diversi dal SIN;

  • informazioni trasmesse dal Datore di lavoro (stati di servizio, retribuzioni, etc.) attraverso canali diversi da quelli previsti dal SIN (documenti cartacei, archivi informatici locali, ecc.);

  • altre informazioni di interesse rilevabili da documenti certificativi inseriti nel fascicolo.

Lattivit di "correzione della posizione assicurativa consiste nel risolvere le eventuali "anomalie di banca dati[1], sia quelle rilevate in automatico dal sistema, sia quelle individuabili dagli operatori, sia quelle segnalate dagli Iscritti (anche per il tramite del Patronato e del Contact Center Multimediale) e tradotte in RVPA.

E indispensabile che in tale fase loperatore analizzi la posizione assicurativa per verificarne la coerenza generale, individuando le eventuali carenze ulteriori rispetto a quelle di sistema e provvedendo a rimuoverle.

Loperatore pu coinvolgere il Datore di lavoro nellazione di verifica e aggiornamento dei dati in ordine alle anomalie che non riuscito a correggere sulla base delle informazioni note allIstituto; tale attivit di comunicazione istituzionale gestita esclusivamente con gli strumenti messi a disposizione nella "scrivania virtuale di PAssweb.

2.2 Lintervento del Datore di lavoro

Leventuale coinvolgimento del Datore di lavoro dovr avvenire, tendenzialmente, durante la vita lavorativa dellIscritto (in occasione della sistemazione della PA) e non pi a ridosso delle prestazioni. Tale modalit non ha solamente il fine di migliorare il processo di erogazione del servizio sul piano della correttezza e dellefficacia, ma soprattutto quello di ravvicinare e rendere organiche le fasi di controllo sugli aspetti assicurativi e contributivi, con lobiettivo di innescare tempestivamente le eventuali procedure di accertamento e recupero dei crediti.

Differentemente dalla prassi fin qui adottata, il contatto con Datori di lavoro dovr essere attivato in via subordinata e limitatamente alle reali criticit, dopo aver verificato lavvenuta memorizzazione del fascicolo e aver eseguito tutte le attivit di riscontro possibili nella fase di istruttoria interna. Tuttavia, le problematiche evidenziate e i relativi procedimenti amministrativi dovranno strutturare in un processo organico sia il recupero dei dati mancanti sia le conseguenti azioni di verifica contributiva.

PAssWeb il canale di colloquio privilegiato e bidirezionale fra Istituto e Datore di lavoro, attraverso il quale possibile sottoporre (o ricevere) le esigenze di verifica e di sistemazione. Le richieste in uscita, predisposte dal sistema informatico, sono automaticamente:

a) disponibili su PAssWeb (scrivania virtuale) per i Datori di lavoro abilitati;

b) inoltrate alla casella PEC dei Datori di Lavoro non ancora abilitati.

Gli strumenti attraverso i quali il Datore di lavoro potr modificare le posizioni assicurative dei propri dipendenti, anche indipendentemente dalle sollecitazioni dellIstituto, sono correlati al periodo di servizio cui si riferiscono gli aggiornamenti ed in particolare:

  • periodi di servizio fino al 31 dicembre 2004: il Datore di lavoro abilitato dovr utilizzare in via esclusiva lo strumento PAssWeb (solo gli Enti non ancora abilitati potranno utilizzare, in alternativa, il canale della Posta Elettronica Certificata);

  • periodi di servizio dal 1 gennaio 2005 al 31 dicembre 2013 (iscritti alla CTPS, di cui MEF-SPT sostituto dimposta) e periodi di servizio dal 1 gennaio 2005 al 30 settembre 2012(iscritti alle altre gestioni di previdenza dei dipendenti pubblici): il Datore di lavoro potr utilizzare il flusso UNIEMENS_ListaPosPA o, in alternativa, lo strumento PAssWeb;

  • periodi di servizio successivi al 31 dicembre 2013 e al 30 settembre 2012 (rispettivamente secondo i criteri di cui sopra): il Datore di lavoro dovr utilizzare esclusivamente la denuncia telematica UNIEMENS_ListaPosPA).

E opportuno promuovere al massimo limpiego di PAssWeb come canale di comunicazione istituzionale, in sostituzione della PEC, al fine di ridurre il carico di lavoro presso le Sedi, sia nella fase di formulazione e trasmissione della richiesta di intervento, sia nella fase di valutazione e gestione dei ritorni.

Loperatore coinvolger il Datore di lavoro per la "messa a punto della posizione assicurativa solo in presenza di criticit non altrimenti superabili. In assenza di risposta, loperatore potr proseguire listruttoria interessando, se necessario, altri Datori di lavoro o passando alle attivit conclusive del processo.

3. Le modalit di consolidamento della posizione assicurativa

Nel nuovo contesto appena descritto, si configura una duplice modalit di approccio al consolidamento della posizione assicurativa: da un lato, per gli iscritti in prossimit del pensionamento, la sistemazione continua ad essere innescata dalla domanda di prestazione e costituisce una parte integrante del processo di erogazione del servizio; dallaltro, per gli iscritti pi giovani, il consolidamento progressivo ed costantemente seguito nel corso della vita assicurativa del soggetto. In ogni caso, lazione di aggiornamento esercitata su due fronti: il presidio dei flussi di informazioni correnti (Uniemens) e la sistemazione e la convalida dei dati pregressi, ivi compresa la definizione delle pratiche giacenti.

Tali modalit sono precedute o coesistono con lavorazioni sistematiche, organizzate su larga scala nella forma di progetti predisposti a livello centrale, che sono regolarmente presidiati e monitorati dalle strutture di produzione. In particolare i primi due interventi di ampiezza nazionale sono:

  • lOperazione Estratto Conto Informativo (par. 4)
  • la lavorazione massiva delle domande di Riscatto e Ricongiunzione giacenti al 30 giugno 2013 (par. 5).

4. Operazione Estratto Conto Informativo

Liniziativa prevede:

- il consolidamento massivo delle Posizioni Assicurative degli iscritti attraverso una fase di sistemazione preventiva dei lotti di posizioni selezionati centralmente;

- linvito agli assicurati a consultare il proprio estratto conto on line, previa spedizione di unapposita comunicazione personale;

- infine la gestione del flusso di rientro delle richieste di variazione (RVPA), inoltrate dagli stessi utenti per il tramite di molteplici canali a disposizione (internet, contact center, patronato).

In particolare, con linvio allinteressato della comunicazione personale sar rappresentata la disponibilit on line del proprio estratto conto informativo, con linvito esplicito a verificarne la completezza, ovvero a segnalare con le previste modalit le anomalie eventualmente riscontrate.

Loperazione si pone lobiettivo di far conoscere alliscritto la consistenza della propria posizione assicurativa, consentendogli di partecipare alle fasi di consolidamento del conto e di disporre di tutte le informazioni indispensabili per una valutazione consapevole della propria situazione previdenziale. Il sistema di interazione on line consente al cittadino di intervenire direttamente con le proposte di variazione e, nel contempo, costituisce per lIstituto unoccasione importante per qualificare e completare la base dati delle posizioni assicurative.

Se, da un lato, insiste sul datore di lavoro il ruolo fondamentale di sostituto dimposta, preposto ad eseguire, conformemente al dettato normativo, gli adempimenti dichiarativi, dallaltro il diretto coinvolgimento dellIscritto, preordinato ad introdurre un nuovo canale informativo ed un nuovo momento di controllo della correttezza e della correntezza delle posizioni assicurative, destinato a garantire la trilateralit del rapporto contributivo, anche sancita dalla normativa vigente.

Quanto premesso, lestratto conto informativo la rappresentazione del conto assicurativo, nel quale vengono elencati per ogni periodo di servizio i dati relativi alla Gestione pensionistica pubblica, al tipo di contribuzione, alle eventuali maggiorazioni, alle retribuzioni ai fini pensionistici, al Datore di lavoro, nonché vengono indicati gli eventuali periodi riconosciuti - con onere o senza onere a carico dellIscritto - e/o coperti da contribuzione figurativa.

Tale estratto pu essere corredato da eventuali note esplicative, di particolare valenza, destinate a contemplare riferimenti sia di carattere generale che specifici per ciascun periodo.

Le note di carattere generale forniscono allIscritto avvertenze relative a maggiorazioni, servizi riconosciuti e servizi figurativi, periodi sovrapposti, riferimenti ad eventuali domande di prestazione in corso di lavorazione.

Le note specifiche sul singolo periodo segnalano, invece, la presenza di criticit nella banca dati delle posizioni assicurative ed hanno la funzione di invitare lIscritto a farsi parte attiva per le relative risoluzioni, segnalando allIstituto le anomalie riscontrate nel proprio estratto conto, mediante le modalit e gli strumenti telematici a disposizione.

4.1 Calendario delle operazioni e criteri di selezione dei lotti

Le attivit di lavorazione preventiva sulle posizioni assicurative, che precedono linvio agli iscritti della comunicazione personale, interesseranno lintera platea degli iscritti alle Gestioni pubbliche (circa 3,4 milioni), secondo un calendario di estrazioni progressive di lotti di posizioni individuate con i seguenti criteri:

  • Lestrazione delle posizioni, in lotti di 500.000, riguarder inizialmente i soli iscritti alle gestioni degli Enti locali, successivamente il personale dello Stato e infine il comparto della Scuola e della Difesa.
  • I nominativi di ciascun lotto sono selezionati sulla base dellet anagrafica, procedendo a ritroso dalle classi di et pi giovani fino a da quelli di et pi avanzata, con esclusione di quelli prossimi al pensionamento, a quelli pi giovani vicine allet pensionabile.

Di seguito si riporta il calendario delle estrazioni, formulato sulla base dei tempi necessari per il completamento delle attivit propedeutiche allinvio delle comunicazioni personali:

Disponibilit lotti di lavorazione

Platea interessata

Volume

Invio delle comunicazioni personali

Aprile 2014

Prima emissione Test nazionale

(Enti locali)

500.000 posizioni

30 Settembre 2014

Settembre 2014

Seconda emissione (Enti locali)

500.000 posizioni

28 Febbraio 2015

Febbraio 2015

Terza emissione (Completamento Enti locali + Test Stato)

500.000 posizioni

30 Giugno 2015

Giugno 2015

Quarta emissione (Stato)

500.000 posizioni

30 Novembre 2015

Novembre 2015

Quinta emissione (Stato)

500.000 posizioni

30 Aprile 2016

Aprile 2016

Sesta emissione (Stato/CPS/CPUG/CPI/Difesa/Scuola)

500.000 posizioni

31 Ottobre 2016

Ottobre 2016

Settima emissione (Scuola)

400.000 posizioni

31 Gennaio 2017

4.2 Avvio delloperazione su base nazionale

Con il msg. n. 20998 del 20 dicembre 2013 stato effettuato un test in alcune sedi sperimentali volto a verificare le attivit da effettuare sulle posizioni assicurative in preparazione dellinvio massivo agli iscritti delle comunicazioni personali. Con la presente circolare viene dato avvio a livello nazionale allattivit di verifica preventiva delle posizioni di un primo lotto di 500.000 dipendenti degli Enti Locali, cui seguiranno ulteriori lotti di lavorazione con la frequenza di cui alla tabella precedente. A completamento delle lavorazioni entro le date individuate per ciascun lotto, si proceder allinvio centralizzato delle corrispondenti "Comunicazioni personali agli iscritti.

4.3 Lista Iscritti per sistemazione della posizione assicurativa

La lista delle posizioni sar resa disponibile per la lavorazione sulla nuova PAssWeb da stock. Gli operatori delle Sedi dovranno procedere alla memorizzazione fascicolo delle posizioni secondo le istruzioni di cui al msg. n.20998/2013, nonché alle attivit di correzione delle anomalie evidenziate dal sistema in "Lista segnalazioni attivando primariamente la fase di istruttoria interna sulla base degli atti o informazioni gi possedute, e in subordine attivandosi presso il Datore di lavoro.

Le posizioni assicurative interessate dal primo lotto sono circa 500.000 e riguardano dipendenti pubblici degli Enti locali (iscritti a gestioni pensionistiche diverse da CTPS), nati fra il 1 gennaio 1954 e il 31 dicembre 1969, che non abbiano in corso domande di pensionamento o istruttorie di riconoscimento di periodi in stato avanzato di lavorazione. Le attivit di memorizzazione, correzione e sistemazione dovranno essere completate entro il 30 settembre 2014.

In presenza di domande di prestazioni in vigenza (riscatti, ricongiunzioni e computi), fatte salve le situazioni di particolare urgenza, le pratiche dovranno essere trattate con le nuove funzionalit gestionali di prossimo rilascio.

4.4 Le richieste di variazione della posizione assicurativa (RVPA)

In riscontro alla comunicazione personale, qualora lIscritto rilevi dal proprio estratto conto carenze e/o inesattezze dei periodi assicurativi, pu attivare la richiesta di variazione e di integrazione della posizione assicurativa allIstituto, avvalendosi della funzionalit "Richieste di Variazione alla Posizione Assicurativa (RVPA) accessibile dalla pagina on line di presentazione dellestratto.

Per la compilazione e linoltro della RVPA, lIscritto, munito di PIN, potr anche avvalersi del Contact Center Multicanale. Il Contact Center potr inoltre fornire informazioni sullestrattoconto e, a richiesta, provvedere alla spedizione di copia dello stesso allindirizzo e-mail dellIscritto o a quello di residenza presente negli archivi centrali dellIstituto.

A supporto della richiesta di variazione, lIscritto ha la possibilit di allegare documenti in formato digitale. Al riguardo, si riporta in Allegato 2 un elenco esemplificativo dei documenti che il cittadino potrebbe inoltrare a corredo della richiesta di variazione, atteso che tale elenco non tassativo e che ogni tipo di informazione o documento (anche non certificativo) pu costituire un elemento di interesse valutabile in fase istruttoria.

Nel caso in cui lIscritto decida di avvalersi del Contact Center la documentazione potr essere inviata via fax al numero 800 105 002, secondo le indicazioni che saranno fornite, cui dovr essere allegata copia di un documento di identit firmato dal dichiarante.

Si ricorda che in nessun caso possono essere accettati documenti emessi in data successiva al 1 gennaio 2012, ai sensi dell art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183, e recanti la dicitura "Il presente certificato non pu essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione e ai privati gestori di pubblici servizi.

Nel caso lassicurato ritenga necessario avvalersi di assistenza specialistica per lesame e la risoluzione di eventuali anomalie riscontrate nel proprio estratto conto, potr richiedere un appuntamento presso la Sede di competenza secondo le consuete modalit (contact center, internet, ecc.); la consulenza sar garantita da personale appartenente al gruppo di lavoro della posizione assicurativa dei dipendenti pubblici, costituito nellambito della U.O. Anagrafica e flussi (vedi circolare n. 36/2014).

4.5 I soggetti interessati alle RVPA

I soggetti che possono presentare la RVPA sono:

  • LIscritto, che rilevi carenze e/o inesattezze di dati nel proprio estratto conto informativo;

  • Il Contact Center, che per conto dellIscritto potr:
    • inserire delle richieste di correzione o integrazione allestratto conto;
    • supportarlo nella compilazione delle richieste di variazione;
    • inserire una richiesta di consulenza attraverso lAgenda Appuntamenti che sar inviata in automatico alla Sede competente;
    • Il Patronato, che agisce in nome e per conto dellIscritto.

4.6 Il procedimento di RVPA

Si premette che il procedimento relativo alla RVPA deve concludersi entro 90 giorni a decorrere dalla data di ricezione della richiesta di variazione presentata dallinteressato tramite i canali abilitati (internet, Patronato, Contact center, ecc.). La procedura di trasmissione delle RVPA, qualunque sia il canale utilizzato, implica la protocollazione automatica e linserimento nellarchivio di gestione unitamente agli eventuali allegati proposti dal richiedente.

Ci premesso, lIscritto, direttamente previo accreditamento nel sistema dellIstituto tramite PIN, o eventualmente tramite il Patronato cui avr rilasciato apposita delega, visualizza il proprio estratto conto. A seguito della consultazione, il titolare della posizione pu uscire dal sistema senza evidenziare criticit; ovvero, qualora rilevi che i dati della propria posizione siano carenti o errati, ha la possibilit di inoltrare telematicamente le RVPA che ritiene opportune.

Il sistema prospetter le sezioni delle RVPA precompilate con le informazioni anagrafiche e di posizione assicurativa presenti negli archivi dellIstituto, evidenziando anche la "Sede di competenza.

LIscritto/Patronato/Contact Center) inserir i dati di dettaglio della variazione richiesta, con riferimento ai periodi di servizio con contribuzione effettiva e/o ai periodi riconosciuti e figurativi.

Per quanto concerne i periodi con contribuzione effettiva, il nuovo servizio consente allIscritto di proporre variazioni sui seguenti dati:

  • Periodo (dal/al)
  • Gestione
  • Tipo di contribuzione
  • Maggiorazioni
  • Retribuzioni utili ai fini pensionistici
  • Amministrazione o Ente Datore di lavoro

E prevista altres lindicazione di una serie di ulteriori informazioni che, in alcuni casi, possono avere valenza per lo stato giuridico/economico dellIscritto. A titolo esemplificativo (e non esaustivo) si riporta il seguente elenco:

  • Orario ridotto
  • Tipo part time
  • Percentuale part time
  • Percentuale aspettativa sindacale
  • Giorni utili (servizio giornaliero)
  • Tipologia aeronavigazione e volo.

Per quanto concerne invece i periodi riconosciuti (riscatti, ricongiunzioni, accrediti figurativi per maternit al di fuori del rapporto di lavoro, computi, etc.), lIscritto pu inoltrare una richiesta di variazione esclusivamente se il periodo in questione sia gi stato oggetto di provvedimento (periodo riconosciuto) e sia, quindi, in possesso della relativa determinazione. Specificatamente lIscritto pu inoltrare la relativa RVPA qualora rilevi lassenza, in posizione assicurativa, del periodo riconosciuto o lincongruenza fra quanto oggetto della determinazione e quanto riportato nella banca dati delle posizioni assicurative.

Non devono, quindi, avere seguito le eventuali segnalazioni di periodi riconosciuti, per i quali il relativo provvedimento non sia stato ancora perfezionato. Ad esempio, nellipotesi di riscatto di laurea relativo al periodo dal 1.11.1980 al 31.10.1984, la cui domanda sia stata ritualmente presentata e non ancora evasa ed il cui periodo non risulti dallestratto conto, non si dovr accogliere la richiesta, atteso che il periodo in questione sar regolarmente inserito nellestratto conto al momento dellaccettazione del provvedimento da parte dellinteressato.

In merito, infine, ai periodi da accreditare figurativamente (astensione maternit/paternit, aspettativa senza assegni per cariche elettive o sindacali) lIscritto pu attivare la RVPA qualora rilevi lassenza del periodo e/o della retribuzione - o della quota di retribuzione accreditabile ovvero lincongruenza degli stessi con quanto riportato in banca dati. Tenuto conto che la valorizzazione degli accrediti figurativi delle cariche elettive e sindacali, attribuibili in itinere allIscritto, viene effettuata nellanno successivo a quello in cui si collocano i rispettivi periodi accreditabili, le segnalazioni possono essere considerate solo per i periodi antecedenti la RVPA di almeno due anni.

Qualora in fase di inoltro della RVPA sia aggiunta della documentazione in allegato digitale, la procedura acquisisce dalliscritto la dichiarazione di conformit agli originali che rimangono in suo possesso. Lutilizzo della suddetta documentazione, da parte delloperatore di Sede ai fini del consolidamento della Posizione Assicurativa, sar oggetto di specifiche disposizioni operative.

Nella fase di inoltro della RVPA, il richiedente anche tenuto indicare o confermare i propri recapiti (indirizzo email e numero di cellulare), utili per le comunicazioni inerenti alle richieste effettuate. A conclusione della procedura, il sistema rende disponibile la ricevuta delle richieste effettuate (in formato .pdf), con lindicazione del numero di protocollo.

La ricezione dellistanza telematica da parte dellIstituto ha per effetto limmediata attivazione del processo di verifica delle segnalazioni e leventuale recupero dei dati utili alla correzione. A conclusione dellistruttoria, il sistema supporta loperatore nella predisposizione di una lettera di risposta alliscritto, contenente lesito delle sue richieste e linvito a verificare on line gli eventuali aggiornamenti intervenuti sullestratto conto. In caso di mancato accoglimento, la comunicazione espone le dovute motivazioni, con indicazione dei termini e delle modalit per eventuali ricorsi, laddove sussistano i prescritti requisiti di impugnabilit.

Peraltro, linvio alliscritto della comunicazione di risposta formale, regolarmente protocollata in uscita, si aggiunge alla notifica di avvenuta definizione dellistanza che comunque avviene attraverso i canali di contatto informale comunicati dallutente.

4.7 Supporto e formazione (manualistica, attivit didattiche, forum)

A supporto di tutti gli operatori coinvolti (regionali e territoriali) saranno emanati specifici messaggi volti a garantire omogeneit dei comportamenti operativi e delle prassi da adottare in ordine alla fruibilit delle informazioni presenti nella banca dati; al riguardo, si prevede listituzione di un Forum dedicato alliniziativa, utile per ladivulgazione e lo scambio di informazioni sullutilizzo delle procedure e sulle attivit gestionali collegate al progetto.

I Manuali tecnici e le note operative a supporto delloperazione saranno costantemente aggiornate e pubblicate sulla Intranet aziendale nella sezione Formazione al seguente link:

http://intranet.inps.it/port01/intranet/portale/frmTemplate.aspx?idTemplate=24921&HP=1

4.8 Le Strutture coinvolte

La Struttura di Progetto Consolidamento della Posizione assicurativa iscritti gestioni dipendenti pubblici, che ha il ruolo di coordinamento, indirizzo e supporto per lintero progetto, in collaborazione con le altre Direzioni centrali, assicurer il presidio ed il monitoraggio delle varie fasi progettuali descritte nella presente circolare ed attiver tempestivamente ogni utile intervento, ivi comprese le iniziative di informazione che si rendano necessarie nei confronti dei soggetti esterni coinvolti nella realizzazione del progetto (Iscritti, Enti datori di lavoro, Patronati).

A livello territoriale, loperazione si attuer attraverso un modello regionale con articolazione operativa provinciale.

Presso ciascuna Direzione Regionale dovr essere costituito un gruppo di lavoro con il compito di pianificare, coordinare e monitorare le diverse fasi operative in ambito territoriale nonché di assicurare livelli omogenei di servizio, tenendo conto delle problematiche e delle peculiarit correlate al contesto locale.

Ciascun Direttore regionale individuer un Dirigente con il compito di presidiare il complesso delle attivit nonché di svolgere il ruolo di referente nei confronti delle Direzioni Centrali coinvolte. Sar di competenza della Direzione Regionale la presentazione delloperazione progettuale agli Enti e alle Amministrazioni di livello regionale, alle Associazioni dei Datori di lavoro pubblici, alle organizzazioni dei Patronati di livello regionale ed alle strutture interessate delle OO.SS.

La Direzione regionale, in stretto raccordo con le Direzioni Provinciali, promuove tutte le iniziative necessarie per il coinvolgimento dei Datori di lavoro, assicura lomogeneit dei comportamenti operativi anche attraverso interventi formativi e di controllo di qualit dei processi di produzione con particolare riguardo al flusso di rientro delle RVPA inoltrate dagli Iscritti.

La Direzione Provinciale ha il compito di gestire tutte le fasi di consolidamento delle posizioni, sviluppando istituzionalmente il rapporto con gli Enti datori di lavoro, al fine di una piena diffusione degli strumenti di comunicazione bidirezionale messi a disposizione dallIstituto ("scrivania virtuale); predisporre lassetto organizzativo coerentemente con le indicazioni; rilevare i fabbisogni formativi, verificando il livello di condivisione delle competenze necessarie per ladempimento di tutte le attivit operative.

Al riguardo, come indicato al punto 6 della circolare n. 36 del 20 marzo 2014, tutte le attivit sia propedeutiche che contestuali alloperazione di "Estratto conto informativo dei dipendenti pubblici saranno a carico - per lintera durata delloperazione di emissione degli estratti e consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative - dello specifico gruppo di lavoro costituito nellambito della Unit Organizzativa "Anagrafica e flussi.

5. Lavorazione delle domande di riscatto e ricongiunzione giacenti al 30/06/2013

Tra gli interventi di consolidamento strutturale della posizione assicurativa, si attribuisce priorit strategica al piano di smaltimento delle domande di riscatto e ricongiunzione giacenti alla data del 30 giugno 2013.

Al fine di garantire tempestivit ed efficacia allazione di smaltimento, il gruppo di lavoro, di cui al paragrafo precedente, dovr definire le domande di riscatto e ricongiunzione dalla fase di sistemazione della posizione assicurativa fino alla definizione dellonere di riscatto e ricongiunzione.

Al riguardo, si precisa che le Liste di lavorazione con i riferimenti delle pratiche in giacenza saranno rese disponibili, per ciascuna Sede, con uno specifico messaggio che entro il corrente mese di aprile definir anche tempi e modalit di lavorazione.

Lintera operazione sar oggetto di monitoraggio quali-quantitativo, volto ad analizzare lassorbimento delle risorse impiegate ed il grado di efficienza raggiunto dalle diverse strutture. La DC Pianificazione e controllo di gestione, render noti i criteri di rilevazione statistica, nonché la nomenclatura dei nuovi prodotti e la definizione dei corrispondenti indicatori di qualit.

Peraltro alle operazioni descritte faranno seguito analoghi progetti dedicati allo smaltimento delle pratiche ante subentro, giacenti presso il M.I.U.R. e il Ministero della Difesa, per la cui definizione sar costituito un apposito gruppo di lavoro nazionale che avr particolare riferimento alle attivit di censimento, caricamento a sistema e definizione completa delle pratiche.

6. Attivit di convalida delle Posizioni Assicurative a ridosso del pensionamento

Per gli assicurati che accedono al pensionamento nel corso dellanno corrente e, in ogni caso, prima di essere interessati dallinvio della comunicazione personale o da altre lavorazioni preventive, la sistemazione e il consolidamento della posizione assicurativa continua ad essere contestuale al processo di erogazione della prestazione.

Questa modalit di "ricostruzione del conto assicurativo nellambito della prestazione, che persiste transitoriamente per gli assicurati che non ricadono nella modalit di costruzione in itinere della Posizione Assicurativa, implica una prassi operativa rapida e rigorosa, volta a predisporre la posizione assicurativa per limmediato utilizzo ai fini dellerogazione delle prestazioni.

6.1 Predisposizione della posizione assicurativa per la prestazione

Atteso che la sistemazione della posizione assicurativa un processo che si realizza durante la vita assicurativa delliscritto e, normalmente, tende a consolidarsi prima della ricezione delle domande di servizio, pu avvenire - soprattutto per le classi di et pi vicine al pensionamento - che la domanda di prestazione interessi una posizione assicurativa non ancora sottoposta a verifica. In questi casi, lesame della posizione si realizza direttamente nellambito del processo di erogazione del servizio pensionistico e, alle ordinarie attivit di convalida e sistemazione dei periodi errati o mancanti, devono aggiungersi ulteriori adempimenti riguardanti i controlli specifici della prestazione e la gestione degli ultimi dati indispensabili ai fini del diritto alla prestazione (cd. "ultimo miglio).

Analogamente al passato sono stati definiti tanti processi uno per ciascuna prestazione denominati "predisposizione PA per la prestazione XXX (che sostituiscono i precedenti processi di "certificazione della PA per la prestazione XXX) nellambito dei quali sono previsti:

  • specifici controlli riferiti alla singola prestazione;
  • richiesta dati di "ultimo miglio, se necessari alla prestazione;
  • sistemazione della PA per la specifica prestazione.

Gli specifici controlli della singola prestazione vengono applicati quando occorre imporre regole di congruenza ai dati della PA ulteriori rispetto a quelli gi imposti dal processo di sistemazione. Tali controlli aggiuntivi, al momento limitati, hanno natura "bloccante, in quanto, se non superati, non consentono di proseguire nell istruttoria.

La predisposizione della PA per la prestazione ha, fra laltro, lobiettivo di completare il complesso delle informazioni necessarie per lerogazione della specifica prestazione, quando queste non siano rilevabili dai flussi di denuncia contributiva.

Particolare rilevanza assumono in tale ambito i cosiddetti "dati di ultimo miglio.

Tali dati debbono essere comunicati dal Datore di lavoro esclusivamente attraverso lo strumento PAssWeb nella fase di predisposizione della PA per la prestazione ed hanno natura "obbligatoria, in quanto il processo relativo alla prestazione resta sospeso fino a quando il Datore di lavoro non li avr forniti.

I "dati di ultimo miglio generalmente sono destinati ad integrare le informazioni non contemplate dall UNIEMENS_ListaPosPA o a fornire dettagli di informazioni in essa contenute. E questo, ad esempio, il caso del dato retributivo che su UNIEMENS_ListaPosPA aggregato a livello di intero imponibile ed riferito alla specifica mensilit, laddove nella prestazione deve essere necessariamente scomposto nelle singole voci retributive.

E utile precisare che detti dati possono essere dichiarati dal Datore di lavoro anche indipendentemente dalle sollecitazioni dellIstituto, analogamente a tutte le altre informazioni acquisibili conPAssWeb, allorquando, ad esempio, al Datore di lavoro nota la richiesta di una prestazione da parte di un proprio dipendente.

Il Datore di lavoro pu trasmettere tali ulteriori informazioni anche in occasione della "sistemazione della PA, qualora sia stato interpellato per la risoluzione di eventuali criticit. E questo il motivo per cui nella "work area viene data evidenza alloperatore, in fase di "sistemazione della PA, della presenza di una prestazione istituzionale in stato di attesa.

7. Presidio dei flussi assicurativi e contributivi

Con lutilizzo del flusso UniEmens sono stati introdotti dei vincoli per alimentare le posizioni assicurative dei lavoratori, vincoli differenziati in funzione della tipologia dellEnte datore di lavoro. In particolare, per i dipendenti delle aziende, enti locali e in genere per le amministrazioni pubbliche, diverse dalle amministrazioni centrali statali (Ministeri in generale) lunica fonte di alimentazione e aggiornamento delle posizioni assicurative costituita, a decorrere dal 1 ottobre 2012, dalle denunce contributive; per i dipendenti delle amministrazioni statali centrali la decorrenza del vincolo di alimentazione fissata dal 1 gennaio 2014.

Il presidio delle informazioni correnti e il monitoraggio delle informazioni errate o mancanti sono gestiti con strumenti specifici, simili a quelli gi in uso nella gestione del settore privato.

In particolare per i flussi UniEmens sono stati definiti nuovi controlli finalizzati a verificare la correttezza dei dati trasmessi prima di alimentare le banche dati.

Gli esiti dei controlli sono consultabili con lapplicazione "Visualizzazioni DMA disponibile tra i servizi GDP (SIN). Dalla consultazione delle denunce possibile rilevare i quadri errati che non hanno alimentato la posizione assicurativa delliscritto. Lapplicazione "Visualizzazione DMA stata di recente implementata con nuove funzioni che consentono di gestire gli errori di anagrafica.

La gestione delle denunce pervenute con il flusso UniEmens richiede, inoltre, la rivisitazione dei processi informatizzati che gestiscono in scrivania virtuale le inadempienze e gli errori. Allo stato sono in corso le attivit per il rilascio delle nuove versioni delle suddette applicazioni.

Per il periodo dal 1 gennaio 2005 fino alle date indicate in precedenza in funzione del datore di lavoro possibile una duplice modalit di correzione: la trasmissione di un flusso Emens rettificativo, previa compilazione del quadro V1; ovvero, la modifica dei dati errati tramite PASSWEB.

Ovviamente, per i periodi anteriori al 2005 la correzione o lintegrazione dei dati assicurativi e retributivi avviene esclusivamente tramite PASSWEB.

8. Monitoraggio delle attivit

La complessit delloperazione Estratto Conto Informativo e la Gestione delle Richieste di Variazione richiedono strumenti adeguati per il presidio e la verifica costante sullo stato di avanzamento di tutte le attivit. Al riguardo, a supporto della procedura PAssWeb saranno forniti alcuni strumenti dedicati al monitoraggio delle principali attivit gestionali, quali lo stato delle lavorazioni preventive, il rientro della corrispondenza non recapitata, la gestione delle RVPA, ecc.

Il complesso delle attivit collegate alle diverse iniziative volte al consolidamento progressivo della posizione assicurativa saranno oggetto di unaccurata rilevazione statistica, finalizzata a valorizzare gli aspetti della produzione e della qualit del servizio, soprattutto in funzione di un efficace impiego delle risorse. Al riguardo, con successivi messaggi saranno esplicitati i prodotti interessati dalla misurazione diretta, i relativi coefficienti di omogeneizzazione e gli indicatori di qualit che agiranno nellambito del Cruscotto gestionale.


  • Allegato 1: Manuale Tecnico dellapplicativo PAssWeb;
  • Allegato 2: Elenco dei documenti allegabili in via facoltativa alle RVPA;

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