Circolare INPS n. 4 del 08.01.2013

Regolamento per la disciplina del diritto di accesso a norma della legge 7 agosto 1990 n. 241 e successive modificazioni ed integrazioni.

Sommario :


Chiarimenti


A fronte delle innovazioni legislative in tema di accesso ai documenti amministrativi - intervenute con legge 11 febbraio 2005, n. 15 e con decreto legge 14 marzo 2005, n. 35, convertito, con modificazioni, dalla legge 14 maggio 2005, n. 80 - che hanno modificato ed integrato la legge 7 agosto 1990, n. 241 e tenuto, altres, conto di quanto disposto in materia anche dal D.P.R. n. 184/06, lIstituto ha aggiornato il proprio "Regolamento per la disciplina del diritto di accesso a norma della legge 7 Agosto 1990 n. 241, di seguito per brevit definito "Regolamento.

Tale Regolamento, infatti, era stato approvato sulla base della previgente normativa e, pertanto, non risultava conforme con lattuale assetto normativo.

Il nuovo testo - che si allega - adottato con la determinazione del Presidente n. 366 del 5 agosto 2011, si compone di 23 articoli, che descrivono liter di gestione e definizione delle istanze, le modalit di coinvolgimento dei controinteressati e la previsione dellesercizio del diritto di accesso anche per via telematica.

Successivamente alla determinazione sopra citata, a seguito di quanto disposto dallart. 21 del Decreto-Legge convertito con modificazioni dalla L. 22 dicembre 2011, n. 214, che ha sancito la soppressione dellInpdap e dellEnpals, a far data dal 1 gennaio 2012 con il passaggio delle relative funzioni allInps, si reso necessario porre in essere opportune verifiche per valutare la compatibilit del regolamento, con le funzioni e lorganizzazione degli enti soppressi.

Constatata la compatibilit generale dellimpianto normativo del nuovo regolamento, con la presente si forniscono disposizioni per lapplicazione dello stesso.

Per quanto riguarda, invece, limpatto del nuovo regolamento sugli aspetti organizzativi, si fa presente che sono in corso i necessari approfondimenti che, per, non possono non tener conto del riassetto organizzativo e funzionale che lIstituto adotter a seguito dellemanazione dei previsti decreti di natura non regolamentare del Ministro del lavoro e delle politiche sociali di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze e con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione. In tal senso e solo per gli aspetti organizzativi, a conclusione delle attivit afferenti la riorganizzazione dellIstituto saranno diramate le conseguenti necessarie disposizioni.

Ci posto, di seguito una sintetica illustrazione dei punti salienti del nuovo regolamento.

Le disposizioni generali del Capo I del Regolamento, nellindividuare loggetto del diritto di accesso, ribadiscono linammissibilit delle istanze preordinate ad un controllo generalizzato delloperato dellIstituto, precisando che lo stesso esercitabile soltanto con riferimento a documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e, pertanto, lIstituto non tenuto a svolgere, al fine di soddisfare le istanze ricevute, alcuna attivit di elaborazione di dati.

Lart. 3 del Regolamento indica i soggetti legittimati a presentare le richieste di accesso.

Il capo II del Regolamento disciplina il procedimento di accesso, nelle due ipotesi di accesso informale e formale, specificando le modalit per la proposizione delle relative istanze e per lesercizio del diritto medesimo.

In tale ambito si inserisce uno schema di istanza di accesso ai documenti, da fornire allutenza per la presentazione della richiesta, aggiornato rispetto allallegato A al regolamento (allegato n. 1).

Tale schema reso, altres, disponibile nel sito web dellIstituto, al fine di consentire la trasmissione delle richieste attraverso posta elettronica certificata o utilizzando lapposito servizio "on line per i soggetti in possesso di PIN "dispositivo.

Larticolo 4 dedicato alla individuazione del soggetto responsabile del procedimento e alla previsione dei suoi compiti, compresa la decisione circa lesito della richiesta e la cura degli adempimenti successivi.

Per quanto riguarda invece le modalit da seguire per la formulazione della richiesta di accesso definite allart. 5 in considerazione della continua evoluzione legislativa e giurisprudenziale, si ritiene non necessaria la sottoscrizione della fotocopia del documento di riconoscimento prodotto a supporto della richiesta medesima.

Regole particolari sono previste allart. 10 per disciplinare laccesso agli atti delle procedure di affidamento di contratti pubblici alla luce anche di quanto disposto in tema dal d. lgs. n. 163/2006 e s.m.i.

Larticolo 11 tratta della definizione del procedimento attraverso ladozione dei provvedimenti di accoglimento, differimento, limitazione o reiezione delle istanze, indicandone i requisiti, i contenuti nonché le modalit per la comunicazione agli istanti.

Sebbene larticolo in esame, come da normativa, contempli il diniego tacito qualora lIstituto non si pronunci nel termine previsto di 30 giorni, al fine di evitare linsorgenza di un inutile contenzioso, si sottolinea lopportunit di adottare di regola un provvedimento espresso, in tal modo motivando adeguatamente la decisione assunta anche nel caso di diniego.

Lart. 12 regola le modalit di esercizio del diritto di accesso, che pu essere attuato mediante lesame e lestrazione di copia dei documenti richiesti.

Lart. 13, ribadito che lesame dei documenti gratuito, regolamenta le ipotesi di rimborso dei costi di ricerca, visura, riproduzione ed invio della documentazione richiesta.

A tal fine lallegato n. 2 contiene una griglia con una prima quantificazione dei costi per il rilascio di copie in forma semplice o autentica che, successivamente, potranno essere periodicamente aggiornati con determinazione del Direttore generale.

Il pagamento delle somme dovute per la riproduzione (fotostatica, mediante stampa da file o altro strumento informatico) e il rilascio di documenti su supporto informatico pu essere assolto, per le richieste presso la Direzione generale, mediante versamento o bonifico sul conto corrente postale "Entrate Varie intestato alla Direzione generale, codice IBAN IT97I0760103200000000550004. Per le richieste presso le sedi territoriali, il versamento effettuato sul conto corrente postale "Riscossioni varie della sede. La causale di pagamento da indicare "Diritti di accesso.

Per il rilascio di documenti in forma autentica a carico del richiedente assolvere al pagamento dellimposta di bollo mediante consegna allufficio competente delle marche di legge.

Nel caso in cui sia richiesta la trasmissione della documentazione per posta, via fax ovvero via telematica, il rimborso dei costi di riproduzione e dellinvio del documento effettuato sullo stesso conto corrente postale richiamato in precedenza che il responsabile del procedimento indicher nella comunicazione di accoglimento dellistanza.

La contabilizzazione delle entrate ricevute a rimborso dei costi sostenuti dallIstituto affluiranno sul capitolo di entrata 5E 1309003 "Entrate varie -Recupero di spese varie di amministrazione con imputazione dellincasso in Avere del conto di nuova istituzione GPA 24141 (allegato n. 3).

Nessun pagamento richiesto per importi totali inferiori a cinque (5,00) euro per ciascuna istanza.

Il Capo III del Regolamento, titolato "Limiti allaccesso, individua le ipotesi in cui laccesso agli atti pu essere differito o escluso.

In tema di differimento, assume rilievo lart. 14 che, tra le altre disposizioni previste, detta specifiche regole per le richieste di accesso presentate nel corso di procedure concorsuali, selettive o di avanzamento del personale dipendente o anche durante le procedure di affidamento e di esecuzione dei contratti pubblici.

In merito alle ipotesi di esclusione del diritto di accesso rivestono peculiare importanza le disposizioni previste dall art.15 allart. 19.

Tali articoli, infatti, disciplinano i casi in cui listanza di accesso non pu trovare accoglimento per motivi inerenti il segreto di Stato, o professionale, oppure perché i documenti richiesti siano soggetti a divieto di divulgazione ai sensi di legge.

I documenti oggetto di richiesta possono, altres, essere sottratti allaccesso al fine di tutelare il buon andamento dellazione amministrativa dellIstituto o salvaguardare la riservatezza di terzi, persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni.

Altre fattispecie di esclusione sono disposte per motivi inerenti relazioni internazionali oppure a tutela della riservatezza dellattivit in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro.

Infine, una ulteriore condizione di esclusione prevista per determinati documenti relativi a procedure per lacquisizione di lavori, servizi e forniture per i quali, in specifici casi, comunque consentito laccesso al concorrente in vista della difesa in giudizio dei propri interessi connessi alla procedura di affidamento del contratto, per il quale formulata la richiesta di accesso.

Si segnala che, rispetto al passato, stata limitata la categoria degli atti riservati, rimandando alle Strutture interessate dal procedimento la valutazione della singola fattispecie e la conseguente decisione circa laccoglimento o il diniego dellaccesso nel rispetto dei principi dettati in tema dalla legge n. 241/90.

Si valorizza cos la ratio della disciplina in tema di accesso ai documenti amministrativi, che mira a garantire la trasparenza e limparzialit dellattivit amministrativa, con la conseguenza che le eventuali limitazioni allesercizio del diritto in questione siano da considerare come eccezioni allarticolo 22 della legge n. 241/90.

Si ribadisce la differenza tra lesercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla presente circolare, e laccesso ai dati personali cos come regolato dagli articoli 7 e ss. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196), sia per quanto attiene al diverso oggetto sia per i diversi termini e le modalit alternative di fruizione dei due diritti.

Alla presente circolare e al Regolamento (allegato n. 4) dovr essere data ampia diffusione e i Responsabili delle strutture in indirizzo cureranno che gli stessi, con le consuete modalit, siano portati a conoscenza di tutto il personale, anche se assente.

Dalla data di pubblicazione della presente circolare si intendono abrogate, in quanto incompatibili con lattuale normativa, tutte le disposizioni attuative precedenti gi adottate dallIstituto per disciplinare la materia.


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