Circolare INPS n. 35 del 20.03.2014

Nuova procedura per i pagamenti accentrati dei prestiti pluriennali, piccoli prestiti, borse di studio erogati dalla Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali e degli interventi di assistenza scolastica erogati dalla gestione ex ENAM. Integrazione SIN SAP. Istruzioni operative e contabili. Variazioni al piano dei conti.

 

 

Sommario:

A decorrere dal 24 marzo sar accentrato il pagamento dei prestiti, delle borse di studio e degli interventi di assistenza scolastica tramite lintegrazione tra il sistema gestionale SIN e SAP MASF.

Premessa

1. Istruzioni operative

2. Istruzioni contabili per la predisposizione dei mandati attraverso la procedura dei pagamenti accentrati

3. Gestione dei riaccrediti

Premessa

Con il messaggio n.656 del 14/1/2014 stata data comunicazione della definitiva chiusura del sistema contabile SAP ex INPDAP, operante, fino al temine dellesercizio finanziario 2013, quale "sistema di prima nota ai fini della gestione delle attivit inerenti allemissione dei mandati di pagamento e allaggiornamento degli archivi amministrativi presenti nellapplicativo SIN.

A decorrere dalla stessa data la Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici ha provveduto ad adattare le procedure amministrative inerenti alle prestazioni erogate dalla Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali allinterfaccia operativa del sistema contabile SAP dellIstituto, con conseguente eliminazione della fase di registrazione "prima nota, fino ad allora da eseguire sul sistema SAP ex INPDAP.

Nelle more del rilascio delle nuove procedure automatizzate di contabilizzazione, le Sedi interessate hanno provveduto, a tuttoggi, ad emettere localmente il mandato di pagamento riferito a tali prestazioni tramite relativa elaborazione manuale allinterno del sistema SAP.

Con la circolare n. 31 del 10 marzo u.s., relativa alla messa in produzione della procedura per i pagamenti accentrati delle prestazioni di fine servizio ex Enpas e ex Inadel erogate dallIstituto, si anticipava il successivo rilascio della procedura automatizzata per i pagamenti relativi ai prestiti e alle borse di studio.

Con la presente circolare si comunica lavvenuto rilascio in produzione della procedura in questione e si evidenzia che sono state implementate le funzioni inerenti al colloquio automatizzato fra SIN e SAP atte a garantire il pagamento di piccoli prestiti, prestiti pluriennali, borse di studi medi e superiori, borse di studi universitari (gestione contabile INC) e gli interventi di assistenza scolastica (gestione contabile INA).

A far data dal prossimo 24 marzo 2014,pertanto, saranno pienamente in esercizio le nuove funzionalit che consentono il pagamento accentrato delle prestazioni anzidette, con evidenza contabile sulle Sedi territoriali di competenza.

1) Istruzioni operative

Per quanto attiene alliter procedurale da seguire allinterno degli applicativi SIN dedicati alla liquidazione delle prestazioni nulla innovato, salvo la fase finale che prevede linvio a SAP delle pratiche aggregate in determinazione. Si provveduto, pertanto, a ripristinare allinterno degli applicativi interessati lo step "invia a SAP e, per contro, a rimuovere la funzione di assegnazione manuale del numero di mandato, i cui estremi costituiscono informazione di ritorno con flusso automatizzato proveniente dal sistema SAP.

Laggiornamento dello stato pratica e del numero e data mandato sul SIN, dunque, avverr in automatico secondo modalit asincrone (non in tempo reale), ma con frequenza prevista di uno o due volte al giorno.

Considerato che, al momento del passaggio in produzione delle nuove funzionalit SIN, tutte le proposte in attesa di approvazione saranno disponibili per linvio al SAP, lapprovatore (amministrativo) dovr prestare particolare attenzione ad inviare a SAP solo quelle proposte per le quali non sia stato gi emesso il mandato manuale.

Le proposte per le quali sia stato gi emesso mandato manuale al momento dellavvio in produzione delle nuove funzionalit dovranno essere segnalate ad Assistenza Utenti con lindicazione degli estremi del mandato manuale gi emesso in modo da consentire laggiornamento dello stato pratica sulle posizioni corrispondenti.

I manuali SIN allegati illustrano nel dettaglio le modifiche intervenute allinterno degli applicativi e le nuove funzionalit da utilizzare da parte degli operatori (allegato n. 1 e n. 2).

Le spese istituzionali, relative ai pagamenti per prestiti e borse di studio, sono a carattere obbligatorio e con controllo di budget. Per tali spese non richiesta la prenotazione di spesa ma vigono i medesimi adempimenti amministrativi e contabili previsti per i controlli preventivi allordinazione della spesa e allassunzione degli impegni sui pertinenti capitoli e voci di spesa, richiesti, questultimi, dai Dirigenti competenti in materia.

Si evidenzia che a queste tipologie di prestazioni non applicabile il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), né richiesta la prenotazione di spesa, ma comunque vigono i medesimi adempimenti amministrativi e contabili, previsti per i controlli preventivi allordinazione della spesa e persiste lobbligo di assumere limpegno sui pertinenti capitoli.

Lutilizzo della procedura di pagamento successivo al controllo della correttezza della liquidazione delle prestazioni da parte del responsabile dellunit di processo, che appone la propria firma sulla documentazione prodotta, e allassunzione dellimpegno di spesa.

La nuova procedura contabile, colloquia con lapplicativo SIN e insiste sul sistema SAP. Ad essa si accede tramite unapposita funzione dal ruolo "ZMASF, sezione "Mandati accentrati Spese di Funzionamento - realizzato per la gestione della proposta di pagamento. La selezione della funzione "Prestazioni del Credito e Welfare consentir la gestione delle proposte di pagamento.

Al fine di fornire una guida al corretto utilizzo di tale procedura, nonché per illustrare tutte le possibilit offerte dallapplicazione alloperatore e per la consultazione del monitor di controllo, stato redatto un manuale operativo (allegato n. 3), pubblicato sulla Intranet dellIstituto ai seguenti indirizzi:

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici_Area flussi telematici incassi e contabilit_manualistica.

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale bilanci e servizi fiscali_servizi online_documenti _manuali

Similmente a quanto avviene per i pagamenti tramite MASF, presente la proposta di pagamento come nuovo documento riassuntivo, contenente tutti gli elementi necessari ai fini della predisposizione dei lotti telematici per i pagamenti accentrati tramite Banca dItalia. Detto documento assolve sostanzialmente la funzione dellordinativo di pagamento, dovr essere stampato e dovr essere sottoscritto, con firme leggibili, dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile ovvero da loro sostituti appositamente designati che effettueranno i necessari controlli degli atti prodotti dagli uffici amministrativi.

Si ricorda che deve essere sempre assicurata la distinzione tra chi provvede alla liquidazione della spesa e chi ne dispone lordinazione.

Il Direttore regionale o provinciale o loro delegati autorizzeranno la conversione della proposta di pagamento in "mandato accentrato, tramite la funzione "Accettazione presente sullapplicativo, che implica la predisposizione dei dati per linvio della proposta accettata al lotto telematico. Ovviamente, tale operazione presuppone la conclusione di tutto il procedimento di verifica e controllo degli atti e lavvenuta apposizione delle firme sul documento riassuntivo da parte del direttore di sede e del titolare del riscontro contabile ovvero dei loro sostituti.

Allatto del rilascio della procedura sono abilitati alla funzione di "accettazione soltanto i Direttori di sede. Successivamente tale autorizzazione sar estesa, su espressa richiesta dei Direttori, a loro delegati.

2) Istruzioni contabili per la predisposizione dei mandati attraverso la procedura dei pagamenti accentrati

Il processo dei pagamenti dei prestiti, delle borse di studio e degli interventi di assistenza scolastica prevede, dopo lelaborazione amministrativa tramite la procedura SIN e lassunzione degli impegni, attualmente ancora in modalit manuale da parte del contabile di Sede, lautomatismo completo delle registrazioni contabili e di tutte le attivit che consentiranno lemissione del mandato di pagamento, tramite Banca dItalia e le relative contabilizzazioni sulle sedi territoriali.

In particolare, la Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici, sulla base delle informazioni prodotte dalla procedura amministrativa, predisporr i lotti telematici ai fini della determinazione degli ordinativi di pagamento.

Sulla contabilit delle sedi interessate viene registrata la scrittura contabile, predisposta automaticamente per lassunzione dei debiti verso i beneficiari, con imputazione ai seguenti conti di nuova istituzione, movimentabili esclusivamente da procedura automatizzata:

GPA10250 Debiti per concessione di piccoli prestiti e prestiti pluriennali della Gestione credito;

GPA10252 Debiti per lerogazione delle borse di studio ex INPDAP.

Predisposti i lotti, contenenti i pagamenti identificati da appositi codici aventi specifico prefisso ("PS per i piccoli prestiti; "PT per i prestiti pluriennali; "BS per le borse di studi medi e superiori; "BU per le borse di studi universitari e post; "BX per gli interventi di assistenza scolastica), la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i corrispondenti ordinativi, preacquisiti in maniera automatica, con imputazione nella contabilit della Direzione generale al conto di interferenza, movimentabile soltanto da procedura automatizzata:

GPA55173 Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento.

Questultima operazione contabile, consente la successiva registrazione, sulla contabilit di ciascuna Sede interessata, per la chiusura dei conti di debito, in contropartita dello stesso conto di interferenza.

Sul sistema SAP presente unapposita funzionalit per la consultazione dei lotti di pagamento da parte degli operatori contabili. Ad essa si accede seguendo il percorso descritto nel paragrafo 2.2) "Consultazione dei lotti di pagamento, del Manuale utente allegato alla citata circolare n. 31/2014 (cfr. allegato n. 4).

3) Gestione dei riaccrediti

Per la rilevazione contabile di eventuali riaccrediti di pagamenti accentrati non andati a buon fine, sulla base del flusso telematico di rendicontazione degli stessi, fornito da Banca dItalia, le somme verranno imputate sulla contabilit della Direzione generale al conto dinterferenza in uso GPA55180 Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale.

La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi avverr in contropartita del conto esistente GPA10031 Debito per somme non riscosse dai beneficiari assistito da apposito partitario contabile, con lindicazione dei seguenti codici bilancio appositamente istituiti:

"3115 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative ai piccoli prestiti della Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali;

"3125 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative ai prestiti pluriennali della Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali;

"3126 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative alle borse di studi medi e superiori;

"3127 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative alle borse di studi universitari;

"3128 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative agli interventi di assistenza scolastica.

Per i prestiti non sar possibile effettuare la riemissione in pagamento e le somme saranno imputate in automatico in entrata di un nuovo capitolo la cui istituzione sar proposta nellambito della prima nota di variazione 2014.

Per tali partite riaccreditate gli operatori SIN dovranno procedere allannullamento delle relative posizioni allinterno dellapplicativo di gestione amministrativa della prestazione.

Si rammenta in proposito che, in attesa dellimplementazione di adeguati controlli automatizzati, lannullamento di posizioni di prestiti pluriennali e piccoli prestiti in precedenza liquidati ed inviati in pagamento ammissibile solo previa e scrupolosa verifica di avvenuto reintroito della prestazione.

Per i riaccrediti delle borse di studio e degli interventi di assistenza scolastica, invece, le sedi, dal punto di vista amministrativo, continueranno ad operare nella stessa modalit manuale utilizzata sinora, in attesa dellimplementazione dellautomazione della gestione dei riaccrediti tra il sistema gestionale SIN e il sistema contabile SAP.

Nelle more dei previsti controlli automatizzati, anche in questo caso, si richiama lattenzione dei servizi amministrativi competenti circa la verifica scrupolosa sulleffettivo reintroito della prestazione non andata a buon fine da compiersi previamente alla riemissione in pagamento delle partite riaccreditate.

Per eventuali chiarimenti sulluso della procedura contabile si potr inviare e-mail a: simonetta.felicetti@inps.it o a mariacristina.iacovone@inps.it.

Si allega alla presente circolare lo schema di biglietto contabile strutturato per la rilevazione del nuovo processo di erogazione dei prestiti (allegato n. 4); lo schema di biglietto contabile relativo allerogazione delle borse di studio (allegato n. 5); e le variazioni al piano dei conti (allegato n. 6).


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