Circolare INPS n. 34 del 20.03.2014

Accentramento dei pagamenti delle spese di funzionamento e di quelle istituzionali, a controllo di budget, tramite la procedura automatizzata MASF "Mandati Accentrati Spese di Funzionamento. Istruzioni operative e contabili. Variazioni al piano dei conti.

 

Sommario:

A decorrere dal 24 marzo sar accentrato il pagamento delle spese che utilizzano la procedura spese di funzionamento tramite il nuovo applicativo denominato MASF (mandati accentrati delle spese di funzionamento)

1) Premessa

Continuando nel processo di riforma e di semplificazione dei sistemi di pagamento, a decorrere dal 24 marzo 2014 sar resa disponibile alle Strutture territoriali la procedura informatica denominataMASF "Mandati accentrati delle spese di funzionamento con la quale viene estesa la modalit che consente laccentramento sulla contabilit speciale della Banca dItalia, intestata alla Direzione generale, ai pagamenti relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie, nonché alle spese istituzionali a controllo di budget che utilizzano la procedura "spese di funzionamento su SAP contabilit.

Si rappresenta, inoltre, che stata rilasciata anche una specifica procedura, variante di MASF, per il pagamento di prestiti pluriennali, piccoli prestiti e borse di studio, oggetto di specifica successiva circolare, che consente lintegrazione con il sistema gestionale SIN, utilizzato per la concessione dei prestiti e delle borse di studio, erogate dalla Gestione credito e welfare.

Prima di fornire le istruzioni inerenti alla nuova procedura, si richiamano brevemente gli adempimenti amministrativi e contabili contenuti nel Regolamento per lamministrazione e la contabilit dellIstituto, relativi alla gestione economico-finanziaria delle uscite (artt. da 27 a 35).

Sullargomento stata di recente pubblicata la circolare n. 30 del 3 marzo 2014, che ha presentato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), a cui dovranno uniformarsi tutte le strutture dellIstituto, per poter effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti, per i capitoli relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non (riepilogati nellallegato n. 8 alla citata circolare), nellambito del processo di programmazione e autorizzazione della spesa. La nuova procedura gestionale, strettamente connessa con MASF, si collegher definitivamente a tale applicativo, una volta terminato il processo di integrazione.

Per le spese a carattere non obbligatorio e per quelle obbligatorie indicate nellallegato n. 8 della suddetta circolare n. 30/2014 necessario che la fase dellimpegno venga preceduta dalla prenotazione della spesa e che limpegno di spesa sia richiesto dai Dirigenti che gestiscono i centri di responsabilit, secondo le rispettive competenze e nei limiti delle assegnazioni di budget, agli Uffici gestione delle attivit contabili.

Per le prestazioni ed altre spese a carattere obbligatorio, gli impegni sono assunti dai Dirigenti centrali e territoriali, assegnatari dei budget secondo le rispettive competenze, e la loro registrazione viene effettuata di norma contestualmente allordinazione.

Si richiama lattenzione sulla responsabilit, in capo agli Uffici di contabilit, nella verifica dei seguenti requisiti, sia che si tratti di spese a carattere obbligatorio che discrezionale:

1) competenza, per legge o per regolamento, del Dirigente che ha emesso il provvedimento di spesa;

2) corretta imputazione contabile al capitolo o voce di spesa interessata e allesercizio di competenza, in cui risulta assunta lobbligazione giuridica verso terzi (con eccezione delle spese a carattere pluriennale, per le quali limpegno dovr essere assunto in ciascun esercizio per la quota di competenza, sussistendo i presupposti indicati allart. 28, commi 5-6, del regolamento di contabilit);

3) esistenza della prenotazione di spesa (per tutti i capitoli inseriti nellallegato n. 8 alla richiamata circolare n. 30/2014) e comunque della disponibilit sufficiente sul capitolo o voce di spesa interessati.

Compiuta la verifica dei requisiti sopra descritti, il funzionario contabile acquisisce limpegno di spesa su SAP contabilit e annota il numero, larticolo, la data di registrazione, il capitolo di spesa e limporto, su apposito modello di richiesta di registrazione dellimpegno, per la successiva firma da parte del Responsabile dellUfficio gestione attivit contabili. Una copia del modello viene restituita ai competenti Uffici amministrativi.

E a cura degli Uffici amministrativi la liquidazione della spesa, che costituisce la fase del procedimento con cui, in base ai documenti e ai titoli comprovanti il diritto del creditore, si determina lesatto importo da pagare, nei limiti dellimpegno assunto, e comporta lemissione di apposito dispositivo di pagamento.

Nellambito della fase dellordinazione delle spese di funzionamento, occorre che il pagamento sia disposto mediante lemissione degli ordinativi di pagamento da parte degli Uffici gestione attivit contabili, previa verifica della rispondenza della documentazione in ordine alla regolarit della fornitura, nonché alla regolarit contabile e fiscale della fattura, alla verifica del DURC e alla verifica di morosit da inviare a Equitalia S.p.A., ai sensi dellart. 48-bis del D.P.R 29 settembre 1973, n. 602, del Decreto Ministero delleconomia e delle finanze 18 gennaio 2008, n. 40 e delle circolari del Ministero delleconomia e delle finanze n. 22/2008, n. 29/2009 e n. 27/2011.

2) Istruzioni operative

La nuova procedura denominata MASF insiste sul sistema SAP contabilit e ad essa si accede tramite un apposito cruscotto applicativo dal ruolo "ZMASF, sezione "Mandati accentrati Spese di Funzionamento - realizzato per la gestione della proposta di pagamento.

Al fine di fornire una guida al corretto utilizzo di tale procedura, nonché per illustrare tutte le possibilit offerte dallapplicazione alloperatore e per la consultazione del monitor di controllo, stato redatto un manuale operativo (allegato n. 1), pubblicato sulla Intranet dellIstituto ai seguenti indirizzi:

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici_Area flussi telematici incassi e contabilit_manualistica;

Intranet_Direzione generale_Direzione centrale bilanci e servizi fiscali_servizi online_documenti _manuali

Il menu di accesso alle nuove funzionalit, per linserimento di tutti i dati necessari al pagamento e la relativa contabilizzazione, sar assegnato a tutti gli utenti contabili delle Strutture territoriali.

Al momento, la nuova procedura, dopo una fase di sperimentazione, gi utilizzata, per i pagamenti della Direzione generale, e verr rilasciata per lutilizzo generalizzato delle Sedi, a far data dal 24 marzo 2014, come indicato in premessa.

Per proposta di pagamento sintende il nuovo documento riassuntivo, contenente tutti gli elementi necessari ai fini della predisposizione del lotto telematico per il pagamento accentrato tramite Banca dItalia. Detto documento assolve sostanzialmente la funzione dellordinativo di pagamento, dovr essere stampato e dovr essere sottoscritto, con firme leggibili, dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile ovvero da loro sostituti appositamente designati che effettueranno i necessari controlli degli atti prodotti dagli uffici amministrativi.

Si ricorda che deve essere sempre assicurata la distinzione tra chi provvede alla liquidazione della spesa e chi ne dispone lordinazione.

Il Direttore regionale o provinciale o loro delegati autorizzeranno la conversione della proposta di pagamento in "mandato accentrato, tramite la funzione "Accettazione presente sullapplicativo, che implica la predisposizione dei dati per linvio della proposta accettata al lotto telematico. Ovviamente, tale operazione presuppone la conclusione di tutto il procedimento di verifica e controllo degli atti e lavvenuta apposizione delle firme sul documento riassuntivo da parte del direttore di sede e del titolare del riscontro contabile ovvero dei loro sostituti.

Al fine di attribuire il ruolo che consente "laccettazione (la trasmissione della proposta validata che sar inserita nel lotto telematico per il pagamento tramite Banca dItalia), i Direttori regionali e delle Strutture territoriali dovranno inviare apposita richiesta allindirizzo e-mail simonetta.felicetti@inps.it, indicando il nominativo da delegare per linvio della proposta, che si sostanzia nellemissione effettiva del mandato di pagamento.

In attesa delle richieste, sono abilitati alla funzione di "accettazione soltanto i Direttori di sede.

3) Spese istituzionali a controllo di budget

Come gi accennato, nuova procedura automatizzata MASF utilizzabile anche per i pagamenti accentrati delle spese istituzionali a controllo di budget (capitoli 3U1205079, 3U1205080; 3U1205083, 3U1205087;3U1205088).

A differenza di quelle di funzionamento, per tali spese non applicabile il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC), né richiesta la prenotazione di spesa, ma comunque vigono i medesimi adempimenti amministrativi e contabili, previsti per i controlli preventivi allordinazione della spesa e persiste lobbligo di assumere limpegno sui pertinenti capitoli.

4) Istruzioni contabili per la predisposizione dei mandati attraverso la procedura dei pagamenti accentrati

Il processo dei pagamenti accentrati MASF prevede, dopo lelaborazione amministrativa e lassunzione degli impegni, attualmente ancora in modalit manuale, nelle more dellintegrazione con il sistema SIGEC valido per le spese di funzionamento, la definizione della proposta di pagamento, corredata di tutte le informazioni necessarie per lesecuzione del mandato. La proposta autorizzata viene trasmessa automaticamente alla Direzione generale, al fine di consentire lemissione del mandato di pagamento tramite Banca dItalia.

Sulla contabilit delle Sedi interessate viene registrata la scrittura contabile, predisposta automaticamente per lassunzione dei debiti verso i beneficiari, con imputazione al seguente conto di nuova istituzione, movimentabile esclusivamente da procedura automatizzata:

GPA10251 Debiti per spese di funzionamento.

Predisposti i lotti, identificati da un apposito codice prefisso "SF per lidentificazione dei pagamenti relativi alle spese di funzionamento, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i corrispondenti ordinativi, preacquisiti in maniera automatica, con imputazione nella contabilit della Direzione generale al conto di interferenza di nuova istituzione, anchesso movimentabile soltanto da procedura automatizzata:

GPA55173 Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento.

Questultima operazione contabile, consente la successiva registrazione, sulla contabilit di ciascuna sede interessata, per la chiusura del conto di debito GPA10251, in contropartita dello stesso conto di interferenza.

Sul sistema SAP presente unapposita funzionalit per la consultazione dei lotti di pagamento da parte degli operatori contabili. Ad essa si accede seguendo il percorso descritto nel paragrafo 2.2) "Consultazione dei lotti di pagamento, del Manuale utente allegato alla citata circolare n. 31/2014 (cfr. allegato n. 4).

5) Gestione dei riaccrediti

Per la rilevazione contabile di eventuali riaccrediti di pagamenti accentrati non andati a buon fine, sulla base del flusso telematico di rendicontazione degli stessi, fornito da Banca dItalia, le somme verranno imputate sulla contabilit della Direzione generale al conto dinterferenza in uso GPA55180 Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale.

La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi avverr in contropartita del conto esistente GPA10031 Debito per somme non riscosse dai beneficiari assistito da apposito partitario contabile, con lindicazione del codice bilancio appositamente istituito "03120 per le somme non riscosse dai beneficiari, relative alle spese di funzionamento.

La chiusura contabile della partita aperta in conseguenza delleventuale riaccredito, affluito automaticamente sul conto GPA10031, potr intervenire per la riemissione in pagamento della somma riaccreditata, qualora siano stati corretti errori formali, ovvero per reintroito delle somme secondo le istruzioni presenti nel paragrafo 11), al punto "Pagamento da non riemettere, del citato manuale operativo allegato alla presente circolare. Nei casi di reintroito, sar cura della Direzione generale provvedere, a fine esercizio, allimputazione contabile delle somme.

Per eventuali chiarimenti sulluso della procedura si potr inviare e-mail a: simonetta.felicetti@inps.it o a mariacristina.iacovone@inps.it

Nellallegato n. 2 si propone lo schema di biglietto contabile strutturato per la rilevazione del nuovo processo di erogazione delle spese di funzionamento; nellallegato n. 3 si riportano le variazioni al piano dei conti.


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