Circolare INPS n. 31 del 10.03.2014

Accentramento dei pagamenti delle prestazioni di fine servizio ex Enpas e ex Inadel (TFS e TFR) erogate dallIstituto. Integrazione tra il sistema gestionale SIN e il sistema contabile SAP R3. Istruzioni operative e contabili. Variazioni al piano dei conti.

 

 

Sommario:

A decorrere dal 12 marzo 2014 sar accentrato il pagamento delle prestazioni di fine servizio (indennit premio di servizio, buonuscita e TFR) erogate agli iscritti alle gestioni ex ENPAS ed ex INADEL. Successivamente saranno rilasciate altre procedure le cui attivazioni sono previste nel corso dello stesso mese. Con la presente circolare sono fornite le istruzioni operative e contabili

Premessa

1. Modalit di pagamento

1.1. Strumenti di pagamento

1.2. Frequenza dei pagamenti e tempi bancari

2. Modifiche apportate allapplicativo di liquidazione SIN

2.1. Determinazione e pagamento - le novit

3. Istruzioni contabili

3.1. Predisposizione dei mandati con pagamenti accentrati

3.2. Gestione dei riaccrediti

4. Casi particolari

4.1.Prestazioni con pi beneficiari.

4.2.Pagamenti riferiti ad atti di liquidazione dellanno precedente

5. Istruzioni per i primi pagamenti centralizzati

Premessa

Nellambito del processo di riforma dei sistemi di pagamento e di riscossione, avviato nel corso del 2009, teso a semplificare il controllo dei flussi finanziari dellIstituto, a realizzare economie gestionali e a migliorare il servizio allutenza, a partire dal 12 marzo 2014 sar rilasciata in produzione la procedura che consente laccentramento sulla contabilit speciale della Banca dItalia, intestata alla Direzione generale, dei pagamenti delle prestazioni di fine servizio erogate dallIstituto gestione dipendenti pubblici, agli iscritti alle gestioni ex ENPAS e ex INADEL. Detta procedura realizza altres lintegrazione tra il sistema di gestione amministrativa delle suddette prestazioni, denominato SIN, e quello di gestione contabile residente su SAP R/3.

Si evidenzia che entro la fine del corrente mese di marzo saranno accentrati i seguenti pagamenti: spese di funzionamento e tutte le spese di natura istituzionale, a controllo di budget che risiedono nello stesso ambito procedurale; prestiti agli iscritti e borse di studio - Gestione credito e welfare, con analoga integrazione tra due aree gestionali del sistema SIN e il sistema contabile SAP R3.

La data di avvio delle procedure suddette e le specifiche indicazioni operative saranno comunicate con successivi messaggi Hermes.

Si richiama lattenzione degli operatori delle strutture territoriali sugli adempimenti amministrativi e contabili previsti dalle vigenti disposizioni, tra laltro richiamate nella circolare n. 121 del 4 dicembre 2009 che ha dato avvio al sistema accentrato dei pagamenti delle prestazioni non pensionistiche dellIstituto. Tali adempimenti impongono il controllo della correttezza della liquidazione delle prestazioni da parte del responsabile dellunit di processo attraverso lapposizione della firma sulla documentazione prodotta dalla procedura amministrativa.

Le disposizioni sono contenute negli artt. 28 e 29 del Regolamento di amministrazione e contabilit dellIstituto.

Il nuovo processo prevede lautomatismo completo delle scritture contabili, pertanto, al fine di informare il responsabile contabile della sede territoriale, deve essere consegnato, a cura dellufficio amministrativo, il dispositivo di pagamento corredato dai seguenti documenti:

- biglietto contabile con lannotazione registrato (sar riportata la dicitura "biglietto contabile contabilizzato);

- lista dei beneficiari (distinta di cassa);

- eventuali ulteriori prospetti prodotti dalla procedura amministrativa da conservare agli atti.

Al fine di consentire i pagamenti accentrati rilasciata in esercizio la versione degli applicativi SIN TFS e SIN TFR, modificati in funzione della informatizzazione e dellaccentramento dei mandati di pagamento e della generazione automatica dei biglietti contabili relativi ai trattamenti di fine servizio e fine rapporto erogati ai dipendenti iscritti allex Inadel ed all ex Enpas, con le limitazioni di seguito elencate.

Conseguentemente, si rende necessario fornire alcune istruzioni relative alle nuove e diverse attivit che gli operatori devono eseguire in SIN.

Laccentramento dei pagamenti delle prestazioni di fine servizio presso la Direzione generale prevede lautomatismo completo delle scritture contabili e dei pagamenti in Italia dopo lelaborazione amministrativa eseguita da parte delle sedi territoriali. I pagamenti di prestazioni per cui i beneficiari chiedono il versamento su un conto estero continueranno ad essere effettuati con le modalit gi in uso.

Anche nel caso di ununica prestazione destinata a pi beneficiari fra i quali ve ne sia anche solo uno che richieda il versamento su un conto estero, il relativo pagamento dovr essere eseguito con la modalit "manuale.

1. Modalit di pagamento

1.1. Strumenti di pagamento

Per quanto riguarda gli strumenti di pagamento la procedura consente:

- laccredito su conto corrente bancario

- laccredito su conto corrente postale

- laccredito su carta prepagata

- laccredito su libretto postale con codice iban (al momento possibile solo per operazioni accreditamento nellambito del circuito BancoPosta);

- la riscossione di contante presso lo sportello postale (cd. "bonifico domiciliato limitatamente ad importi fino a 1.000 euro).

Sono due, pertanto, le nuove modalit di pagamento (accredito su libretto postale e contante presso lo sportello postale, mediante bonifico domiciliato) mentre non pi possibile pagare con assegno circolare, tranne nei casi di pagamento "manuale di seguito precisati. Queste novit saranno aggiunte e descritte anche nella modulistica (cartacea e telematica) relativa alle prestazioni.

1.2. Frequenza dei pagamenti e tempi bancari

Il sistema dei pagamenti accentrati consente di semplificare le attivit di pagamento in quanto non pi necessaria la richiesta fondi mensile, perché i pagamenti avvengono mediante traenza diretta sul conto di tesoreria presso la Banca dItalia intestato alla Direzione generale. Sar possibile, pertanto, procedere a determinazioni di atti ed a pagamenti con frequenza giornaliera.

Conseguentemente, la richiesta mensile di fondi alla Direzione generale per lerogazione di questa tipologia di prestazioni, dovr essere quantificata tenendo conto soltanto delle liquidazioni erogate con modalit manuale.

Per effetto delle modalit di gestione degli esiti dei pagamenti centralizzati che si illustreranno pi avanti, preferibile che in ciascuna determinazione di atto venga compreso un numero ristretto di pratiche ( consigliabile che non sia superiore a 10).

Si precisa inoltre che, esclusivamente nel caso di pratiche pagabili con il mandato accentrato, sono stati ridotti a sei giorni lavorativi i tempi stimati come necessari agli adempimenti bancari nascenti dalle procedure applicative SIN TFS e SIN TFR. Si tratta di un termine che decorre dal momento della determinazione dellatto di pagamento ai fini del calcolo degli interessi per un eventuale ritardo rispetto ai termini di legge. Nei casi di pagamento "manuale, invece, tali tempi continuano ad essere pari a 14 giorni.

2. Modifiche apportate allapplicativo di liquidazione SIN

Di seguito si riportano le nuove liste dei recuperi e dei rimborsi presenti negli applicativi SIN TFS e SIN TFR.

SIN TFS recuperi:

contributo fondo previdenza;

contributo fondo previdenza per IIS;

contributo di riscatto;

interessi indennit di buonuscita art. 13 L. 1139/57;

spese per liti;

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;

contributo fondo credito (0,50 fino al 31/12/96; 0,35 succ.);

somme pignorate o in attesa;

indebiti pensionistici;

indennit pagate e non dovute;

indennit anticipate dallo Stato o Enti locali;

credito conto terzi;

conto terzi coniuge divorziato

SIN TFS rimborsi:

contributo fondo previdenza;

contributo fondo previdenza per IIS;

contributo di riscatto;

interessi indennit di buonuscita art. 13 L. 1139/57;

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui;

contributo fondo credito (0,50 fino al 31/12/96; 0,35 succ.);

somme pignorate o in attesa;

indebiti pensionistici;

credito conto terzi;

conto terzi coniuge divorziato

SIN TFR recuperi:

spese per liti;

indennit anticipate dallo Stato o Enti locali;

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;

contributo fondo credito;

somme pignorate o in attesa;

credito conto terzi;

indebiti pensionistici

SIN TFR rimborsi

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui;

contributo fondo credito;

somme pignorate o in attesa;

credito conto terzi;

indebiti pensionistici.

Inoltre, per il SIN TFR, i recuperi e i rimborsi relativi a contributi di riscatto e, in caso di montante TFS, gli interessi corrisposti ai sensi dellarticolo 13, della legge n. 1139/1957 nonché il recupero del contributo fondo previdenza, sono gestiti esclusivamente in automatico dallapplicativo, diversamente da quanto accade per lapplicativo SIN TFS, nel quale gli interessi da recuperare a qualsiasi titolo sono gestibili non soltanto in automatico ma anche manualmente dalloperatore. Il contributo fondo previdenza recuperabile o rimborsabile esclusivamente mediante lintervento manuale delloperatore.

Per quanto riguarda le spese legali da rimborsare allutente, si precisa che le stesse dovranno essere erogate tramite la procedura spese di funzionamento gi in uso. Pertanto, il funzionario amministrativo dovr approntare il dispositivo di pagamento dopo essersi assicurato lassunzione dellimpegno sulla voce di spesa:

- "52 per concessione e recupero di prestazioni ex Inpdap del capitolo finanziario della V UBP 5U1210001 - ai sensi degli artt. 27 e seguenti del RAC.

2.1. Determinazione e pagamento - le novit

Le modifiche introdotte negli applicativi di liquidazione SIN per permettere il pagamento con mandato informatico sono illustrate nei manuali operativi allegati alla circolare (allegati n. 1 e n. 2) e pubblicati sul sito Intranet dellIstituto.

Lindirizzo relativo al manuale per il Tfs il seguente:

http://intranet.inps.it/PORTO1/Intranet/portale/frmTemplate.aspx?idTemplate=23306&HP=1.

Lindirizzo relativo al manuale Tfr , invece, il seguente:

http://intranet.inps.it/PORTO1/Intranet/portale/frmTemplate.aspx?idTemplate=23293&HP=1.

Si precisa che, al momento, con il mandato accentrato possibile pagare le prime liquidazioni senza rate, le riliquidazioni e le prime rate dei piani rateali.

Il pagamento degli "ordinativi relativi alle rate successive alla prima continuer ad essere eseguito con la consueta modalit "manuale in attesa delle necessarie implementazioni.

La determinazione idonea ad essere pagata con mandato automatizzato viene generata come "Positiva Italia. Sono state poi aggiunte altre due tipologie di determinazioni possibili, oltre a quelle nulle ed a quelle negative: la "Positiva Estera (nel caso di pratiche con beneficiari che richiedono il pagamento su un conto estero) e la "Positiva Manuale (che sar possibile fino a quando tutte le tipologie di recuperi e di rimborsi non saranno contabilizzati automaticamente).

In particolare, in questa prima fase continuano ad essere pagate "manualmente:

- le pratiche di mobilit in uscita TFS e TFR;

- le pratiche di TFS che contengano i benefici della legge n. 206/2004.

Inoltre, per il momento non possono essere inserite in un mandato di pagamento automatizzato le pratiche di TFS e TFR che contengano le voci di recupero e/o di rimborso di seguito indicate.

Voci di recupero:

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;

indennit anticipate dallo stato o enti locali;

somme pignorate o in attesa;

credito conto terzi;

recupero conto terzi coniuge divorziato;

indebiti pensionistici.

Voci di rimborso:

prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;

somme pignorate o in attesa;

credito conto terzi;

credito conto terzi coniuge divorziato;

indebiti pensionistici.

Pertanto, le pratiche che contengano le sopra elencate voci di recupero e/o rimborso, verranno compattate dagli applicativi SIN in determinazioni denominate "positive manuali che richiedono il pagamento attraverso lemissione del consueto mandato cartaceo a valere sul conto corrente bancario di sede.

Si precisa che in tali casi non possibile utilizzare le modalit di pagamento "bonifico domiciliato e "accredito su libretto postale ammesse solo con linvio dei lotti telematici su Banca dItalia e Poste. Di conseguenza, qualora lutente non abbia fornito un codice Iban e unicamente nei casi in cui limporto risulti inferiore a 1.000 euro stato ugualmente reso possibile per loperatore selezionare allinterno dellapplicativo SIN TFS e SIN TFR la modalit di pagamento "bonifico domiciliato. Sar poi cura del contabile di sede (al momento della lavorazione della determina "positiva manuale nella quale si trova la pratica interessata) richiedere alla banca lemissione di un assegno in luogo del pagamento per cassa.

Prima di creare la determina e di effettuare il pagamento di un importo netto uguale o superiore a 10.000 euro ovvero qualora in casi eccezionali queste azioni non siano contemporanee, una volta creata la determina e prima di inviarla a SAP, loperatore dovr eseguire la verifica di morosit da inoltrare ad Equitalia S.p.A. su tutte le prestazioni di TFS e TFR, ai sensi dellart.48 bis del D.P.R 29 settembre 1973, n. 602, del Decreto Ministero delleconomia e delle finanze 18 gennaio 2008, n. 40 e delle circolari del Ministero delleconomia e delle finanze n. 22/2008, n. 29/2009 e n. 27/2011.

Con loccasione si segnala lopportunit che la determinazione venga inviata a SAP il giorno stesso in cui creata.

Si elencano, di seguito, le fasi procedurali in relazione alla modalit di pagamento utilizzata.

1) Se la determinazione "Positiva Italia, la stampa del partitario e della distinta di cassa inibita, mentre possibile visualizzare e se necessario stampare il biglietto contabile (al primo posto nella lista della documentazione stampabile) che nella fase di creazione della determinazione non stato ancora contabilizzato e che recher lindicazione di "Biglietto contabile da contabilizzare.

Si richiama lattenzione degli operatori sul fatto che fino a quando non si invia la determinazione a SAP ancora possibile annullarla mediante la funzione "annulla determina: in tal caso tutte le pratiche agganciate alla determina tornano in stato "validata.

Una volta inviata la determina a SAP, il processo viene inserito nella coda delle attese.

Se lesito dellinvio positivo, il sistema acquisisce automaticamente il numero di mandato e pone in stato "pagata (o "pagata prima rata) le pratiche ricomprese nella determinazione.

A questo punto latto torna nella coda di lavoro delloperatore, il biglietto contabile acquisisce lo stato di "contabilizzato che, insieme alla distinta di cassa, previa apposizione della firma del responsabile del procedimento verr trasmesso al servizio contabile di sede.

Si possono produrre, inoltre, i prospetti di liquidazione da inviare agli interessati.

In caso di esito negativo, invece, il sistema presenter, sulla scrivania virtuale delloperatore che ha inviato a SAP la determina, un avviso con lindicazione del codice di errore rilevato. Il sistema non precisa, per, quali pratiche sono errate ed per tale motivo che dovrebbe risultare pi agevole lindividuazione dellerrore se in precedenza loperatore ha racchiuso in un unico atto un numero molto limitato di pratiche.

Utilizzando la funzione "annulla determina tutte le pratiche comprese nella determina in esame verranno riportate nello stato di "validata.

Si presti attenzione al fatto che nel momento in cui si preme il tasto "annulla determina il dettaglio degli errori che hanno determinato lesito negativo sparisce.

2) Nel caso, invece, di una determinazione "Positiva Manuale, la stampa del biglietto contabile inibita mentre possibile stampare il partitario e la distinta di cassa secondo le modalit attualmente in uso.

3. Istruzioni contabili

3.1. Predisposizione dei mandati con pagamenti accentrati

Il processo amministrativo predispone le informazioni necessarie per rendere automatizzate le registrazioni contabili che consentono lemissione del mandato di pagamento sulla Direzione generale tramite Banca dItalia e laggiornamento contestuale della contabilit.

Dalla lavorazione amministrativa territoriale deriva la contabilizzazione automatica nel sistema SAP R/3 dellimputazione aggregata degli oneri per TFS e TFR secondo i diversi trattamenti di fine servizio gi disciplinati in occasione della pubblicazione della circolare n. 124 del 18 ottobre 2012.

Sulle singole sedi, con il tipo operazione "TF verranno assunti i debiti ai conti di contabilit generale identificati da appropriati codici per la rilevazione specifica delle singole prestazioni:

TIPOLOGIA PRESTAZIONE

DESCRIZIONE PRESTAZIONE

CONTO CO.GE.

PREFISSO DEL CODICE

TFS

ENPAS - BUONUSCITA

INB10130

ES

INADEL - INDENNITA' PREMIO FINE SERVIZIO

IND10130

IS

TFR

ENPAS - TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO

INB10140

ER

INADEL TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO

IND10140

IR

La Direzione generale predisporr i lotti telematici al fine di emettere automaticamente i corrispondenti ordinativi di pagamento con imputazione delle somme al conto di interferenza GPA55172 di nuova istituzione (allegato n. 3).

Nello stesso allegato - variazione al piano dei conti sono elencati ulteriori nuovi conti istituiti nelle gestioni ex ENPAS (codice INB) e ex INADEL (codice IND).

La preacquisizione del mandato determiner, successivamente, la scrittura per la chiusura automatica dei debiti sulle singole sedi territoriali in contropartita dello stesso conto di interferenza il cui saldo, a livello nazionale, dovr essere pari a zero.

Il numero di mandato a disposizione della procedura conferente SIN che ne acquisir automaticamente gli estremi e definir, pertanto, la chiusura della pratica amministrativa.

Per consentire ai contabili la consultazione dei dati relativi ai lotti di pagamento, presente unapposita funzionalit sul sistema SAP R/3. Il relativo manuale d'uso (allegato n. 4) pubblicato nella INTRANET e raggiungibile con il percorso: Home->Sistemi informativi e tecnologici->Area flussi telematici incassi e contabilit->Manualistica.

3.2. Gestione dei riaccrediti

Per la rilevazione contabile di eventuali riaccrediti si rimanda alle istruzioni fornite in occasione del rilascio dellapposita procedura accentrata pubblicata con il messaggio n. 8539 del 26 marzo 2010 (allegato n. 5).

Pertanto, per i pagamenti TFS e TFR accentrati non andati a buon fine, sulla base del flusso telematico di rendicontazione fornito da Banca dItalia, le somme riaccreditate verranno imputate sulla contabilit della Direzione generale al conto di interferenza gi in uso GPA55180.

La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi territoriali interverr in contropartita del conto GPA10031 Debito per somme non riscosse dai beneficiari assistito da partitario contabile con lindicazione dei codici bilancio appositamente istituiti e di seguito rappresentati:

DESCRIZIONE PRESTAZIONE

GPA10031 CODICE BILANCIO

PREFISSO DEL CODICE

ENPAS - BUONUSCITA

3105

ES

INADEL - INDENNITA' PREMIO FINE SERVIZIO

3108

IS

ENPAS - TFR

3106

ER

INADEL TFR

3109

IR

Nelle more dellimplementazione della procedura SIN che consentir la gestione automatica di tutte le fasi relative ai riaccrediti attraverso la riemissione del pagamento per correzioni formali o altrimenti con il reintroito della prestazione, si forniscono le seguenti indicazioni circa la modalit di gestione dei riaccrediti da seguire sia nel caso di pagamenti eseguiti mediante il sistema dei pagamenti accentrati sia nel caso di pagamenti "manuali.

La verifica del pagamento non andato a buon fine deve essere fatta, a seguito di espressa richiesta del beneficiario, a cura delloperatore amministrativo, che dovr riscontrare il riaccredito presso lufficio di sede. Il funzionario contabile, individuato il riaccredito nel partitario del conto GPA10031, stamper il modello SC33 da consegnare alloperatore amministrativo.

A seguito del riaccredito, loperatore potr agire secondo una delle seguenti modalit.

a) Reintroito per annullamento

Per le prestazioni TFR e TFS, la pratica lavorata in SIN andr annullata mediante la funzione "reintroito per annullamento e lavorata nuovamente.

Per ciascuna pratica reintroitata, deve essere prodotto un biglietto contabile cartaceo da trasmettere al contabile di sede e nel quale indicare nella sezione DARE gli estremi del GPA10031 contenuti nel modello SC33 e i conti, in sezione opposta, che sono stati valorizzati in occasione della contabilizzazione della liquidazione del pagamento (accentrato o manuale).

I dati da inserire nel biglietto contabile dovranno essere recuperati dalla stampa del precalcolo o dal partitario, nel caso di pagamenti non interessati dal mandato accentrato.

Questa procedura deve obbligatoriamente essere seguita nel caso di pagamenti di TFR non andati a buon fine e, nel caso di pagamenti di TFS, quando il mancato pagamento dovuto ad una variazione del soggetto beneficiario (ad esempio, nel caso di decesso delliscritto). Qualora, invece, per una prestazione TFS il problema sia un Iban errato o un cambio di indirizzo del beneficiario (questultimo caso solo per i pagamenti pari od inferiori a 1.000 euro con bonifico domiciliato), loperatore pu seguire la procedura del reintroito per annullamento oppure, compatibilmente con le indicazioni del contabile di sede, pu attivare il reintroito per accantonamento.

b) Reintroito per accantonamento

Questa modalit dovr essere seguita qualora lIban sia errato. In questo caso, loperatore, una volta accertato il corretto codice Iban, potr accedere a SIN TFS, attivare la funzione "reintroito per accantonamento ed inserire il codice Iban corretto attraverso la funzione "modalit di pagamento da spalletta sinistra. Da questo momento possibile operare la "riemissione della prestazione.

Nel caso di indirizzo errato, per i bonifici domiciliati, loperatore accertato quello corretto potr accedere a SIN TFS, attivare la funzione "reintroito per accantonamento e poi modificare lindirizzo attraverso le funzioni presenti in "anagrafica. Da questo momento possibile riemettere il pagamento della prestazione.

In entrambi i casi evidenziati, si dovr procedere con la riemissione del pagamento con modalit manuale.

Si ricorda che quando lIban o lindirizzo del beneficiario della prestazione sono inesatti per motivi indipendenti da una erronea trasposizione dei dati nellapplicativo da parte delloperatore, sempre necessario acquisire una dichiarazione dellinteressato attestante i dati corretti, accompagnata da una fotocopia del documento di identit.

Tale dichiarazione, se consegnata a mano dallinteressato presso la sede competente, dovr essere firmata in modo leggibile anche dal dipendente che la riceve.

4. Casi particolari

4.1. Prestazione con pi beneficiari.

Sono in corso gli adeguamenti degli applicativi SIN TFS e SIN TFR per la gestione di questa tipologia di riaccrediti. Pertanto, qualora il pagamento della prestazione di fine lavoro a pi beneficiari si risolva negativamente per uno o alcuni di essi, sar necessario lintervento del funzionario contabile di sede che provveder a reintroitare la singola quota di prestazione non andata a buon fine e successivamente a riemetterla.

4.2 Pagamenti riferiti ad atti di liquidazione dellanno precedente

Nel confermare il controllo, esistente negli applicativi SIN TFS e SIN TFR, che impedisce lassociazione tra latto di liquidazione (determinazione) ed il mandato, ove questi abbiano date riferite ad anni diversi, si chiarisce che anche i pagamenti effettuati tramite la procedura accentrata dovranno rispettare le scadenze di chiusura stabilite per ogni anno con la pubblicazione dellapposito messaggio.

5. Istruzioni per i primi pagamenti centralizzati

Sar possibile pagare mediante la procedura dei pagamenti accentrati tutte le pratiche di TFS precalcolate dal 4 febbraio 2014 in poi e tutte le pratiche di TFR precalcolate dall11 febbraio 2014, ferme restando le limitazioni illustrate in precedenza.

Le pratiche precalcolate prima di tali date verranno compattate nelle determinazioni "positive manuali o, in alternativa, potranno essere riportate in istruttoria e, quindi, in pre calcolo per essere aggregate nelle determinazioni pagate con mandato accentrato.


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