Circolare INPS n. 30 del 03.03.2014

Istruzioni operative in tema di approvvigionamenti, gestione dei contratti, monitoraggio e controllo della spesa.

Nuovi strumenti gestionali amministrativi contabili.

Sommario:

  1. Premessa
  2. Programmazione degli acquisti nell'ambito del bilancio di previsione
  3. Attivit di acquisizione di beni, servizi e lavori
  4. Gestione del contratto
  5. Monitoraggio e controllo della spesa
  6. Adempimenti in materia di trasparenza e anticorruzione
  7. Strumenti: nuovo sistema gestionale amministrativo-contabile
1. Premessa

Con la circolare n. 33 del 27 febbraio 2013 sono state individuate le strutture incaricate di gestire le spese di funzionamento sia a livello centrale che territoriale per tipologie merceologiche suddivise per capitoli di bilancio.

Con successiva circolare n. 94 del 10 giugno 2013, atteso il processo di spending review in corso, che ha notevolmente ridotto le disponibilit finanziarie per le spese di funzionamento, sono state fornite specifiche indicazioni sulle tipologie di spesa a carattere pluriennale e sulle acquisizioni sotto soglia. Alla luce di quanto sopra, risulta necessario assicurare alle strutture responsabili dell'approvvigionamento di beni, servizi e lavori, omogenee modalit di svolgimento delle attivit, al fine di garantire l'efficienza, la razionalit e l'economicit dell'azione istituzionale mediante:

- la realizzazione di risparmi di spesa e di economie di processo, attraverso il miglioramento dell'efficacia e della qualit della gestione delle risorse strumentali, anche con l'integrazione delle procedure informatizzate a supporto dell'azione amministrativa;

- il massimo utilizzo di strumenti telematici di acquisizione dell'INPS e degli strumenti di acquisizione messi a disposizione dalla Centrale di committenza nazionale (CONSIP);

- il rafforzamento delle modalit di governo e controllo.

Ulteriore finalit perseguita quella di facilitare gli adempimenti previsti dalle recenti disposizioni in materia di trasparenza e anticorruzione.

La presente circolare, pertanto, fornisce le istruzioni operative necessarie a garantire comportamenti omogenei, anche mediante l'utilizzo di sistemi informatizzati integrati amministrativo-contabili, che rappresentano, per l'Istituto, strumenti in grado di assicurare il costante aggiornamento delle informazioni, finalizzate al monitoraggio delle attivit di approvvigionamento e dei livelli di spesa, e al controllo, per le voci di Bilancio, delle somme prenotate, impegnate e residue.

2. Programmazione degli acquisti nell'ambito del Bilancio di previsione

Il Bilancio di previsione, oltre a rappresentare la formalizzazione del processo di pianificazione e di programmazione delle attivit, contiene l'individuazione degli obiettivi gestionali, delle azioni ad essi finalizzate e delle risorse necessarie al loro conseguimento.

Il Bilancio di previsione dell'Istituto, espressione del processo di programmazione per la realizzazione degli obiettivi, costituisce autorizzazione alla spesa per i titolari dei centri di responsabilit, nei limiti degli stanziamenti approvati per i singoli capitoli.

Il processo amministrativo, che supporta la predisposizione del bilancio di previsione, si compone delle seguenti attivit:

a) definizione delle competenze in materia delle strutture centrali e territoriali;

b) controllo efficace ed efficiente della spesa con l'utilizzo degli strumenti telematici per l'ottimale gestione e utilizzo delle risorse assegnate;

c) monitoraggio in tempo reale della gestione amministrativo-contabile dei contratti con la finalit di creare una banca dati condivisa e costantemente aggiornata, in grado di assolvere agli obblighi normativi in materia di trasparenza e anticorruzione;

d) coordinamento delle politiche di acquisto anche attraverso:

  • la standardizzazione dei fabbisogni;
  • la concentrazione degli acquisti in capo alle Direzioni responsabili del budget di spesa;
  • l'utilizzo degli strumenti telematici di e-procurement nonché degli strumenti informatici a supporto;
  • l'utilizzo degli strumenti di centralizzazione degli acquisti messi a disposizione da Consip S.p.A.

La programmazione degli acquisti si pone l'obiettivo di incrementare sempre pi l'utilizzo di un modello di consumo, da parte dei centri di responsabilit, coerente con gli obiettivi gestionali e volto alla razionalizzazione della spesa e alla conseguente riduzione della stessa garantendo, nel contempo, elevati standard qualitativi delle prestazioni rese all'utenza.

La programmazione degli acquisti ha origine dalla rilevazione, analisi e validazione dei fabbisogni e coinvolge tutte le strutture dell'Istituto, Agenzie, Direzioni Provinciali/Filiali di coordinamento, Direzioni Regionali e Direzioni Centrali. Considerato che le Direzioni regionali dell'INPS costituiscono, a livello territoriale, il centro di governo delle risorse assegnate e che i relativi Direttori regionali assumono la responsabilit complessiva della gestione e dei risultati conseguiti, a questi ultimi affidato il compito di acquisire e validare i fabbisogni espressi dalle Direzioni provinciali/Filiali di coordinamento, comprensivi anche dei fabbisogni delle Agenzie, e di procedere alla relativa analisi, valutazione e consolidamento degli stessi per la successiva trasmissione alla Direzione centrale competente per la categoria merceologica.

L'Allegato 1 "Rilevazione, validazione fabbisogni riporta le disposizioni cui ciascuna struttura dovr attenersi e gli strumenti per la rilevazione e validazione dei fabbisogni.

Le strutture sono responsabili dell'alimentazione degli appositi sistemi informatizzati necessari a garantire elevati livelli di tracciabilit, monitoraggio e controllo delle attivit di approvvigionamento e dell'utilizzo delle risorse.

L'attribuzione alle Direzioni regionali INPS delle risorse finanziarie (per tutte le tipologie di spese di funzionamento), dovr avvenire secondo la suddetta procedura di rilevazione dei fabbisogni in uso presso l'Istituto.

Nel caso di inerzia dei Centri di responsabilit titolari dei capitoli di spesa nell'attribuzione del budget finanziario alle Strutture territoriali le assegnazioni saranno effettuate tramite l'intervento sostitutivo del Direttore generale.

Nello svolgimento delle attivit di approvvigionamento, per tutte le strutture si applicano le disposizioni di cui alle Determinazioni commissariali n. 88 e n. 89 del 2010 (allegate rispettivamente con il n.2 e il n.3) in tema di acquisizioni in economia, acquisti con carattere di urgenza e di imprevedibilit cos come i limiti e le tipologie di spesa.

Al fine dello svolgimento delle attivit di approvvigionamento sono definite all'Allegato 4 le "Competenze in materia di acquisto relative alle Direzioni centrali responsabili di budget di spesa e alle Direzioni regionali.

3. Attivit di acquisizione di beni, servizi e lavori

Si premette che, al fine del raggiungimento degli obiettivi di controllo della spesa, all'avvio di una procedura volta a manifestare l'intenzione dell'amministrazione a contrarre, e precisamente in sede di determina a contrarre o di qualunque altro atto che manifesti tale volont (bando di gara, lettera di invito e/o contratto) sar necessario riportare sull'atto gli estremi del visto di prenotazione precedentemente acquisito, attestante la verifica di copertura finanziaria dell'onere, anche in caso di spesa di natura obbligatoria.

Pertanto, a decorrere dal 19 marzo 2014 non sar consentita l'assunzione di obbligazioni negoziali o la determinazione di autorizzazioni di spesa prescindendo da tale prescrizione, la cui violazione si configura come responsabilit disciplinare ed amministrativa ai sensi dell'art. 9, comma 1, lett. a, punto 2, d.l. n. 78/2009 convertito dalla legge n. 102/2009 richiamato espressamente anche nella circolare n. 120 del 10 ottobre 2012.

Tutte le attivit in materia di acquisti di valore superiore e inferiore alla soglia comunitaria devono essere espletate in modalit strettamente conforme a quanto previsto dal D.Lgs n. 163/2006, dal d.P.R. 207/2010, dal Regolamento di Contabilit dell'INPS e dalla normativa vigente al momento dell'espletamento delle singole procedure.

Le Direzioni centrali responsabili di budget di spesa, nonché le Direzioni regionali sono tenute ad utilizzare omogenee modalit d'azione, privilegiando e valorizzando gli strumenti informatizzati a supporto delle procedure di approvvigionamento gi in uso presso l'Istituto mediante l'apposita piattaforma di e-procurement. Nello svolgimento di tali attivit le suddette Direzioni hanno l'obiettivo di garantire la massima trasparenza e concorrenza rispetto al mercato di riferimento nonché di conseguire economie di scala e di processo.

Resta inteso che la competenza in materia di spese di funzionamento a livello territoriale in capo alle Direzioni regionali che svolgono tutte le azioni necessarie a soddisfare anche i fabbisogni delle strutture ad esse afferenti.

Per le spese riguardanti gli immobili da reddito, in caso di precedente svolgimento in gestione diretta degli stessi, nonché delle spese per le strutture sociali le strutture competenti a livello regionale si rapportano direttamente alle Direzioni centrali competenti per materia. Resta inteso che anche le attivit di approvvigionamento si intendono comunque gestite dalla Direzione regionale in stretto raccordo con le strutture centrali competenti nelle materie sopra indicate.

Per le modalit di svolgimento delle attivit di approvvigionamento e di gestione contrattuale, le Direzioni centrali responsabili di budget di spesa e le Direzioni regionali devono attenersi alle prescrizioni riportate nell'Allegato 5 "Attivit di approvvigionamento che declina anche gli adempimenti relativi all'alimentazione degli strumenti informatizzati presenti sulla piattaforma dell'Istituto.

I Direttori centrali e regionali o loro delegati, responsabili di budget di spesa, possono assumere obbligazioni esclusivamente nelle materie e/o valori che rientrano nelle proprie competenze e con modalit conformi alle norme di contabilit e alle disposizioni impartite, ivi compresa la presente circolare.

Si richiama nuovamente quanto indicato nella circolare n. 120 del 10 ottobre 2012, con riferimento alla responsabilit disciplinare ed amministrativa.

Con successivo messaggio, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, sentite le strutture titolari di capitoli di spesa, indicher le attivit e gli strumenti che ciascuna struttura dovr utilizzare per tipologia di spesa e categoria merceologica con l'evidenza dei ruoli, delle responsabilit nonché degli strumenti a supporto delle attivit cui ciascun attore dovr attenersi.

4. Gestione del contratto

La gestione contrattuale, intesa quale insieme delle attivit di richiesta e verifica delle prestazioni all'operatore economico, di ricezione delle fatture e di pagamento delle stesse deve avvenire in modalit omogenee tra tutte le strutture dell'Istituto.

A seconda della tipologia di contratto sottoscritto a livello centrale o regionale e della modalit di somministrazione delle prestazioni richieste in capo all'operatore economico contratto a consegne ripartite in presenza di un catalogo elettronico, contratto con un'unica prestazione etc. la Direzione richiedente deve seguire apposite procedure come indicate all'Allegato 6 "Gestione contrattuale.

5. Monitoraggio e controllo della spesa

Il monitoraggio e controllo sulla disponibilit finanziaria e congruit economica dei costi demandata alla Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione, di concerto con la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, che si avvale anche della figura del controller assegnato a ciascuna struttura centrale e territoriale.

All'Allegato 7 "Monitoraggio costi descritta la suddetta procedura.

6. Adempimenti in materia di trasparenza e anticorruzione

Al fine di ottemperare alle disposizioni contenute nella legge 6 novembre 2012, n. 190, recante "Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalit nella pubblica amministrazione necessario assicurare livelli essenziali di trasparenza con riferimento ai procedimenti di scelta del contraente per l'affidamento di lavori, forniture e servizi, ivi inclusa la modalit di selezione prescelta ai sensi del d.lgs. 12 aprile 2006, n. 163 (di seguito, Codice dei Contratti Pubblici).

Come definito all'art. 1, comma 32 della suddetta legge, previsto che le stazioni appaltanti pubblichino, sul proprio sito web istituzionale, specifiche informazioni inerenti ad appalti, contratti e pagamenti, entro il 31 gennaio di ciascun anno, relative all'anno precedente.

Si richiamano sul punto le indicazioni contenute nella circolare n. 27 del 25 febbraio 2014.

7. Strumenti: nuovo sistema gestionale amministrativo contabile

Con la finalit, da un lato, di miglioramento dell'efficienza interna nel conseguimento degli obiettivi istituzionali tramite l'automazione e la razionalizzazione dei processi, e, dall'altro, di controllo dell'utilizzo delle risorse finanziarie e dell'andamento della spesa stato approntato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile (SIGEC) a cui dovranno conformarsi tutte le strutture dell'Istituto, per poter effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti.

Tale sistema si fonda su un'intelaiatura basata sull'applicativo gestionale SAP nel quale sono incardinate le strutture centrali responsabili di budget e le venti strutture regionali che ne costituiscono i referenti territoriali.

Il raggiungimento degli obiettivi sopra citati pertanto da realizzare mediante:

  • l'utilizzo delle procedure informatizzate da parte delle Direzioni centrali con competenze in ambito di approvvigionamento, nonché delle Direzioni regionali;
  • il puntuale e costante inserimento delle informazioni richieste dalle procedure medesime.

A tal fine, tutte le strutture centrali e territoriali competenti dovranno comunicare alla Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici (tramite e-mail: giorgio.calo@inps.it) l'elenco di coloro che dovranno essere abilitati all'utilizzo del nuovo sistema informatico SIGEC, per poi inserire nell'applicativo sviluppato dall'Istituto le informazioni previste per tutte le "nuove procedure di acquisizione.

Si precisa, inoltre, che, in un'ottica di semplificazione delle procedure amministrative in corso di realizzazione, di concerto con l'Autorit di vigilanza sui contratti pubblici (Avcp), un apposito protocollo di comunicazione che consentir di acquisire a sistema, in modo automatico, le informazioni che gli utenti dell'Istituto sono gi tenuti a comunicare all'Autorit al momento della richiesta del CIG, evitando la duplicazione di attivit.

Nell'ottica di garantire la legittimit, la regolarit e la correttezza dell'azione amministrativa e di disporre di sistemi di governance dell'azione amministrativa e performance a tutti i livelli organizzativi, anche al fine di controllare l'adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi e altri strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, nonché verificare, in sede di monitoraggio e controllo dell'utilizzo delle risorse finanziarie, l'effettivo conseguimento dei risparmi previsti dalle disposizioni di legge vigenti, le nuove procedure gestionali amministrative-contabili si configurano, a far data dal 19 marzo 2014, come obbligatorie nell'ambito del processo di programmazione e autorizzazione della spesa, per i capitoli di spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie di cui all'allegato 8.

Gli aspetti operativi del nuovo sistema gestionale amministrativo contabile saranno contenuti in un messaggio di prossima pubblicazione e contestualmente, saranno messi in linea, su INTRANET, i manuali di utilizzo della procedura.

A breve sar programmata una sessione formativa e di addestramento che prevede il coinvolgimento del personale interessato delle Direzioni centrali e regionali, nonché sar attivato un apposito canale per il supporto costante nelle operazioni di utilizzo delle procedure.

Il mancato rispetto di tutto quanto previsto nella presente circolare e nei relativi allegati, costituir elemento rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale e della responsabilit dirigenziale e disciplinare per i dirigenti responsabili.

All. 1 Rilevazione e validazione dei fabbisogni

All. 2 - Determinazione commissariale n. 88 del 2010

All. 3 - Determinazione commissariale n. 89 del 2010

All. 4 - Competenze in materia di acquisto

All. 5 Attivit di approvvigionamento

All. 6 Gestione contratti

All. 7 Monitoraggio costi

All. 8 Elenco capitoli in procedura

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