Circolare INPS n. 147 del 20.12.2012

Adozione del Sistema Unico di Protocollo Informatico.

Sommario:

1. Premessa

2. Il modello di attivazione

3. Il piano di formazione e lassistenza allavviamento del personale


1. Premessa

Tra gli obiettivi di integrazione tra INPS e le gestioni soppresse rientra ladozione di un unico sistema di protocollo informatico per le strutture centrali e per il territorio.

Allo scopo di identificare il corretto processo di integrazione, nello scorso mese di agosto sono state avviate in via sperimentale due Direzioni Centrali ed una Direzione regionale della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica.

Dal 1 gennaio 2013 lutilizzo del protocollo informatico INPS sar esteso alle rimanenti strutture, secondo lanalogo modello attualmente in uso presso le corrispondenti strutture centrali e del territorio dellINPS.

2. Il modello di attivazione

Il modello di attivazione prevede:

  • Direzioni Centrali e Regionali - utilizzo del prodotto GFD (Gestione Flussi Documentali) come unica interfaccia utente di protocollo e gestione documentale, per tutti i documenti che non interessano il processo produttivo (cosiddetti documenti dautogoverno); per i documenti di "prodotto della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica, utilizzo del Sistema informativo Normalizzato (SIN) come interfaccia utente.
  • Direzioni Provinciali e Strutture Sociali - utilizzo del SIN come interfaccia utente per i documenti di "prodotto della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica, che a sua volta richiama le funzioni di protocollo unificato (PIU); utilizzo delle stesse funzioni PIU come interfaccia utente per la protocollazione di documenti che non interessano il processo produttivo.

Per le sedi della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica che gestiscono attivit di produzione, quindi, la protocollazione della documentazione riguardante lattivit produttiva verr gestita attraverso il SIN.

Non sar quindi consentito in nessun caso protocollare direttamente da PIU atti che attengono alle prestazioni. Il sistema SIN sar collegato automaticamente al sistema di protocollazione, in modo trasparente per lutenza, attraverso delle funzioni che richiameranno non pi il Protocollo ASP, bens il nuovo protocollo.

La restante documentazione (quella riguardante le attivit di autogoverno e quella comunque concernente attivit non produttiva) sar invece protocollata con il protocollo unificato PIU (nelle Direzioni provinciali) dal GFD nelle Direzioni Regionali e Centrali.

Laddove possibile, saranno previste le attivit di scansionamento dei documenti da acquisire a sistema e a tale scopo prevista la distribuzione di circa due apparati scanner per ogni sede attivata.

Si porta allattenzione il fatto che si manterr la disponibilit del sistema ASP, sia per la consultazione dei documenti registrati fino al 31.12.2012, sia per leventuale registrazione in SIN come "protocollo pregresso di documenti protocollati in ASP fino al 31.12.2012.

Ai fini del monitoraggio della produzione, i dati relativi alla protocollazione ed alle fasi di lavorazione delle pratiche, saranno integrati nei sistemi di monitoraggio INPS gi a partire dalla data del 1 gennaio 2013.

3. Il piano di formazione e lassistenza allavviamento del personale

Per lattivazione del protocollo informatico unificato stato predisposto un intervento formativo per tutto il personale interessato, perché possa essere operativo a decorrere dal 1 gennaio 2013.

La formazione sar effettuata con modalit "e-Learning sia per le funzioni del "GFD sia del "PIU. In particolare, sono stati realizzati dei video, della durata di circa 5-10 minuti ciascuno, che illustrano le funzioni principali degli strumenti, indirizzati a tutto il personale della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica.

Inoltre, per facilitare lapprendimento del personale, stato messo a disposizione:

  • un ambiente di sperimentazione, per poter effettuare delle esercitazioni relative alle funzionalit illustrate ed apprese durante la formazione;

  • un pool di risorse ex-Inpdap, composto da 50 risorse interne (2 persone indicate da ogni Direzione Regionale e da 1 persona indicata da ogni Direzione Centrale), adeguatamente formate sui sistemi "GFD e "PIU nel periodo 26 novembre - 12 dicembre, che si occuperanno di fornire assistenza e supporto, sia nella fase di sperimentazione, sia in quella di utilizzo a regime.

Il pool di risorse della gestione della Previdenza per i Dipendenti dellAmministrazione Pubblica svolger funzioni di "Assistenza utenti di primo livello per i sistemi "GFD e "PIU e far riferimento, laddove necessario, al gruppo di Assistenza Utenti di secondo livello, gi operativo per il supporto allutilizzo del SIN.

Nei casi in cui i primi due livelli non fossero in grado di fornire soluzioni specialistiche alle segnalazioni, sar possibile fare riferimento allHELP DESK DOCUMENTALE Inps, che svolger in questo contesto un ruolo di Assistenza utenti di TERZO LIVELLO.

Sulla intranet, dove disponibile il materiale formativo, verranno fornite le ulteriori indicazioni operative.

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