Circolare INPS n. 123 del 10.10.2014

CONVENZIONE QUADRO PER LA FRUIBILITA TELEMATICA DELLE BANCHE DATI DELLINPS determina Commissariale n. 119/2014 - Istruzioni operative

1. PREMESSA

Il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell'amministrazione digitale (CAD), detta, allart. 50, comma 2, il principio che qualunque dato trattato da una pubblica amministrazione, salvi i casi previsti dall'articolo 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, reso accessibile e fruibile alle altre amministrazioni quando l'utilizzazione del dato sia necessaria per lo svolgimento dei compiti istituzionali dell'amministrazione richiedente.

Inoltre larticolo 58, comma 2, del CAD prescrive, anche allo scopo di agevolare lacquisizione dufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualit personali e fatti di cui agli articoli 46 e 47 del D.P.R. 445/2000, che le Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica predispongano, sulla base delle linee guida redatte dallAgenzia per lItalia Digitale, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, apposite convenzioni aperte alladesione di tutte le amministrazioni interessate volte a disciplinare le modalit di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico.

In attuazione delle suddette disposizioni normative, lIstituto, con determinazione del Commissario Straordinario n. 119 del 18 luglio 2014, ha adottato una convezione quadro per la fruibilit telematica delle banche dati dellINPS ai sensi del citato art. 58, comma 2 del CAD.

Ha altres disposto di delegare, alla firma della predetta convenzione, i Direttori delle sedi Regionali, in relazione al proprio ambito territoriale ed il Direttore Centrale Organizzazione relativamente agli Enti o Amministrazioni a valenza nazionale.

La "Convenzione Quadro (allegato 1) sar a breve pubblicata sul sito Istituzionale ed inviata alla AGID in adempimento agli obblighi di pubblicit e trasparenza.

Unitamente alla Convenzione Quadro sar pubblicato sul sito il "facsimile di domanda di adesione (allegato 2), che dovr essere utilizzato dagli Enti aderenti per lavvio del procedimento di adesione.

2. SOGGETTI DELEGATI ALLA FIRMA DELLE CONVENZIONI

Con la determinazione n. 119/2014, il Commissario Straordinario dellIstituto ha delegato il Direttore Centrale organizzazione e i Direttori regionali alla firma delle convenzioni quadro, in base ai seguenti criteri di competenza:

- le Direzioni regionali in sinergia con la Direzione Generale, per il tramite della Direzione Centrale organizzazione, sono competenti per listruttoria, la stipula e la gestione delle convenzioni in parola con soggetti pubblici e con soggetti privati gestori di pubblici servizi a carattere locale, rendicontando lattivit svolta alla Direzione Centrale organizzazione.

- la Direzione Centrale Organizzazione, in sinergia con le strutture centrali di volta in volta interessate, competente per listruttoria, la stipula e la gestione delle convenzioni in questione con gli altri soggetti pubblici e con soggetti privati gestori di pubblici servizi a carattere nazionale. La Direzione, inoltre, coadiuva le Direzioni regionali nelle attivit di loro competenza.

3. FIGURE DI RIFERIMENTO INTERNE DELLA CONVENZIONE

Da un punto di vista organizzativo sono investiti, a livello regionale, a diverso titolo e con uno specifico ruolo, le seguenti figure:

il Direttore regionale delegato dal Commissario alla gestione della fase istruttoria, alla sottoscrizione delle convenzioni per adesione ed alla loro successiva gestione; il Direttore Regionale nomina il Responsabile della convenzione e del referente tecnico per la determinazione di incarico. E altres responsabile delle comunicazioni allEnte di eventuali abusi, anomalie o utilizzi non conformi ai fini istituzionali da parte degli operatori autorizzati.

Il Responsabile della convenzione individuato tra i dirigenti della Direzione regionale dal Direttore regionale, e proposto per la nomina al Direttore Generale per il tramite della DC organizzazione. Tale figura cura il mantenimento e la gestione della convenzione in relazione a qualsiasi modificazione dovesse generarsi a seguito di evoluzione tecnica e funzionale dei servizi erogati. Nella fase istruttoria si occupa della verifica di legittimit sulla base della normativa vigente e delle finalit istituzionali indicate dallEnte, sulla base dellattivit istruttoria posta in essere dai funzionari abilitati.

Il Referente tecnico individuato tra i funzionari informatici della Direzione regionale, responsabile, in sinergia con il referente tecnico dellEnte esterno e con la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici, per le problematiche inerenti lattivazione e la successiva gestione operativa dellaccesso ai dati nonché per la corretta applicazione delle regole di sicurezza tecnico-organizzative previste in convenzione.

Tale figura procede anche al rilascio e alla gestione delle utenze di accesso e/o delleventuale Amministratore Utenze esterno verificando, almeno con frequenza annuale e di concerto con lEnte fruitore dei dati, la corretta attribuzione dei profili di autorizzazione e la correttezza nellaccesso alle banche dati dellIstituto.

Gli operatori amministrativi, si occupano delle funzioni amministrative relative alla fase istruttoria e gestionale.

A livello Centrale la convenzione, in modo analogo, sar sottoscritta e gestita dal Direttore Centrale dellOrganizzazione, che proporr al Direttore Generale i nominativi del responsabile della convenzione e del responsabile tecnico, con identiche attivit e figure di riferimento.

4. FIGURE DI RIFERIMENTO ESTERNE DELLA CONVENZIONE

Anche lEnte aderente dovr nominare dei referenti per la convenzione, gi nella fase di richiesta iniziale.

Nella domanda di adesione infatti oltre ai dati generali relativi allEnte, alla PEC per lo scambio informazioni ed al nominativo del soggetto che sottoscriver la convenzione, lEnte dovr indicare un referente per la fase istruttoria, nonché un Responsabile della convenzione e un referente tecnico; tali due ultime figure avranno funzioni analoghe a quelle dei referenti interni, le cui mansioni sono meglio specificante nel testo della convenzione.

E inoltre prevista la nomina, da parte del rappresentante legale dellEnte aderente, di un Supervisore, cui sono attribuite le funzioni di monitoraggio e controllo del corretto utilizzo dei servizi INPS da parte dei propri utenti abilitati ed coinvolto nella procedura per il rilascio delle utenze e la gestione delle autorizzazioni degli utenti, con il coinvolgimento delle figure apicali degli uffici interessati.

Nel caso di Enti di grandi dimensioni, per i quali si prevede la necessit di un rilevante numero di utenze (allegato 3), pu essere prevista la nomina di un Amministratore utenze, scelto tra i dipendenti a tempo indeterminato dellente, che sar preposto alla richiesta e revoca delle autorizzazioni di accesso per gli utenti dellEnte attraverso gli strumenti telematici messi a disposizione dallINPS.

A discrezione dellEnte, i ruoli di Supervisore e di Amministratore utenze possono essere svolti da ununica persona.

5. PROCEDURA OPERATIVA

Si definiscono fin dora le prime indicazioni in ordine agli adempimenti relativi alle singole fasi istruttorie, rinviando alle istruzioni tecniche per gli aspetti collegati allutilizzo dellapplicativo "Portale delle convenzioni.

Il percorso amministrativo, normativo e tecnico delineato prevede un iter definito, il rispetto dei tempi del procedimento e le relative sospensioni/interruzioni nei casi previsti dalla legge 241/1990, lo scambio di comunicazioni tra Enti esclusivamente tramite PEC (della struttura competente e dellEnte aderente, cos come comunicata tramite domanda di adesione).

Fasi del procedimento:

Fase 1: Ricezione della richiesta di adesione, analisi della completezza dei dati richiesti e verifica della legittimit allaccesso alla banca dati;

Fase 2: Completamento dellistruttoria e perfezionamento dellatto convenzionale;

Fase 3: Avvio della decorrenza dellatto ed abilitazione delle utenze.

Fase 1:

LEnte richiedente che intende aderire alla convezione quadro, in relazione ai servizi a catalogo, ne fa richiesta alla struttura INPS competente compilando la lettera di richiesta di adesione, pubblicata sul sito istituzionale ed inviandola alla struttura competente. La richiesta deve essere debitamente sottoscritta dal Rappresentante legale o suo delegato. In tal caso, se non allegata alla richiesta, deve essere acquisito e verificato latto di delega.

Al fine di consentire le verifiche in tal senso, necessario che la richiesta di adesione venga inserita tempestivamente allinterno dellapposito applicativo descritto nel successivo par. 9 "portale delle convenzioni.

Considerato che le attivit e i controlli previsti dalle norme a tutela dei dati personali si configurano come inderogabili, lIstituto tenuto, per ciascun servizio e profilo concesso, alla verifica della sussistenza dei presupposti per la sottoscrizione delle convenzioni.

In tal senso, le strutture competenti dovranno procedere:

- allaccertamento della base normativa che legittima il fruitore ad accedere alle banche dati, alla luce di quanto disposto dal Codice per la protezione dei dati personali. In questo ambito rilevano, in particolare, lart. 19 per i dati personali non sensibili o giudiziari, e gli artt. 20 e 21 rispettivamente per i dati sensibili e giudiziari. Lart. 19 citato richiede che la base normativa sia costituita da una norma di legge o di regolamento; in mancanza di tale norma, la comunicazione ammessa, ai sensi del comma 2 del medesimo articolo, quando comunque necessaria per lo svolgimento delle funzioni istituzionali e pu essere iniziata previa comunicazione al Garante. In questultimo caso, la richiesta dellEnte dovr essere trasmessa allUfficio centrale per il coordinamento e il monitoraggio in materia di protezione dei dati personali e accesso alle banche dati che provveder ad effettuare la sopracitata comunicazione al Garante.

- al riscontro delle finalit istituzionali perseguite dallente fruitore con i dati personali richiesti allINPS compresi nei servizi a catalogo e nei profili richiesti, in modo tale che il fruitore abbia accesso ai soli dati necessari rispetto a ciascuna delle finalit in concreto perseguite, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza sanciti dallart. 11 del Codice in materia di protezione dei dati personali.

Inoltre, in caso di eventuale richiesta di accesso in cooperazione applicativa, il referente tecnico, in coordinamento con la DC SIT, dovr altres verificare lidoneit tecnica dellEnte fruitore, rispetto alle finalit, alla natura e alla quantit dei dati, alle sue caratteristiche anche infrastrutturali e organizzative, al volume ed alla frequenza degli accessi.

Si pone in evidenza che la non corretta verifica dei citati presupposti comporta il rischio di trattamenti illeciti dei dati personali ed pertanto sanzionabile qualora si accerti che laccesso alle banche dati previsto dalla Convenzione non sia conforme alle norme, allorché i dati ai quali ha avuto accesso il fruitore risultino ultronei rispetto alla esigenze imposte dallassolvimento delle concrete finalit istituzionali perseguite.

Al fine di omogeneizzare i comportamenti sul territorio, le domande di adesione alla Convenzione Quadro riferite ai servizi con pi profili di accesso, considerata la delicatezza di tali dati personali contenuti nelle suddette banche dati, dovranno essere inviate alla Direzione Generale, per il tramite della D.C. organizzazione, per le opportune valutazioni.

In linea generale, qualora si riscontri lassenza di dati richiesti nella domanda di adesione, ovvero gli stessi risultino insufficienti o incoerenti rispetto alle necessit di verifica sopra descritte, le strutture competenti dovranno richiedere tempestivamente allEnte le eventuali integrazioni necessarie.

La fase istruttoria dovr valutare la congruit del numero di utenze richiesto in relazione ai dati trattati e ai processi gestionali dellente limitando laccesso alle banche dati al minimo numero di utenti necessari. A tal riguardo si deve fare riferimento ai valori soglia indicati nella griglia di cui allallegato 3.

La durata della convenzione sar fissata in base alla richiesta dellEnte, nel limite massimo di 36 mesi.

Fase 2:

Al completamento dellistruttoria dovranno essere comunicati allEnte gli esiti delle verifiche con le seguenti modalit:

- Istruttoria conclusa positivamente per tutte le richieste di servizi/ profili e numero di utenze;

- Istruttoria conclusa positivamente per alcune richieste di servizi/ profili e/o riduzione del numero utenze concesse, in relazione alla natura e dimensioni dellEnte, motivando le richieste non accolte;

- Istruttoria conclusa con il rigetto della domanda, motivando dettagliatamente il provvedimento.

Terminato positivamente liter istruttorio, lapplicativo di cui al par. 9 fornisce una anteprima del testo convenzionale e dei relativi allegati, per le valutazioni del Direttore della struttura.

Il Direttore, esaminato il documento e le risultanze istruttorie procede alla sottoscrizione con lapposizione della firma digitale. Effettuato tale atto, lapplicativo provveder in automatico alla trasmissione della convenzione sottoscritta allindirizzo PEC dellEnte richiedente indicato nella domanda di adesione. Le modalit di richiesta ed utilizzo della firma digitale, da parte dei Direttori, sono dettagliate nel successivo par. 9.

LEnte, ricevuta la convenzione, provveder a sua volta a sottoscriverla digitalmente, ad opera del rappresentante legale o di suo delegato, inoltrando nuovamente il testo alla PEC della struttura INPS competente.

Fase 3:

La convenzione controfirmata dallEnte dovr essere acquisita tramite applicativo di cui al par. 9. Verificata lintegrit dellatto e la correttezza della firma, lapplicativo, c.d. "Portale delle convenzioni, provvede allattivazione della convenzione e alla contestuale notifica via PEC allEnte. Con essa sar trasmesso anche il modulo di richiesta utenze per i servizi online.

Da tale data decorre loperativit della convenzione, che avr durata da 3 a 36 mesi e potr essere rinnovata su concorde volont delle parti.

Il supervisore potr richiedere labilitazione delle utenze al referente tecnico INPS, utilizzando la modulistica inviata. Il referente tecnico proceder alle abilitazioni secondo le consuete modalit.

6. RICHIESTA SERVIZI NON RICOMPRESI TRA QUELLI A CATALOGO

Rispetto al catalogo dei servizi resi fruibili dallInps e riportati nellallegato n 2 della convenzione quadro possono essere presentate, da parte degli Enti interessati, con domanda in forma libera contenente i dati dellEnte, eventuali ulteriori necessit di fruibilit di dati dellInps non riportati nel suddetto catalogo.

La Direzione Regionale competente, ricevuta la richiesta, previa valutazione della qualifica dellIstituto di ente certificatore dei dati richiesti, provvede ad inoltrare la richiesta alla Direzione Generale per il tramite della DC Organizzazione, al fine di verificare la possibilit di integrazione dei nuovi servizi e la loro fattibilit.

Una volta comunicato lampliamento del catalogo servizi e la relativa pubblicazione sul sito web dellIstituto, le Direzioni Regionali lo segnaleranno allEnte che lo aveva richiesto, per la formulazione della relativa domanda di adesione.

Nel caso in cui lIstituto non sia Ente certificatore ovvero nellipotesi di mancanza dei requisiti richiesti per laccesso, listruttoria si conclude con il rigetto della domanda e la relativa comunicazione allEnte da parte della Direzione regionale.

Anche le integrazioni dovranno essere concordate dalle parti in base ai principi stabiliti dal Codice e dagli standard di sicurezza informatica e previa verifica, da parte dellInps quale soggetto erogatore, della sussistenza della finalit istituzionale e della base normativa che legittima lacquisizione delle informazioni da parte dellEnte.

7. FASE DI MONITORAGGIO E GESTIONE DELLA CONVENZIONE

La D.C. Organizzazione e le DD.RR. eseguono il monitoraggio delle convenzioni e, nel caso in cui la convenzione sia prossima alla scadenza, avviano i dovuti contatti con la controparte per leventuale rinnovo per il tramite del responsabile della convenzione.

In caso di mancato rinnovo alla scadenza delle convenzioni, le utenze abilitate ai servizi on-line ed i servizi in cooperazione applicativa verranno automaticamente disabilitati dal sistema.

Le suddette strutture, per il tramite delle figure preposte, provvedono altres ai controlli periodici previsti in convenzione. Tali controlli, effettuabili anche a campione, riguardano il rispetto delle corrette modalit di accesso alle banche dati stabilite dalla Convenzione.

8. SUPPORTO PER GLI OPERATORI DELLE DIREZIONI REGIONALI

Gli operatori delle Direzioni Regionali possono fare riferimento agli interlocutori della mail istituzionale convenzionequadrodati@inps.it che svolge una funzione di assistenza, rispondendo agli eventuali quesiti riguardanti la convenzione quadro.

I quesiti vanno distinti in base allargomento (amministrativo, giuridico, tecnico). La DC Organizzazione, lUfficio centrale di monitoraggio e coordinamento in materia di protezione dei dati personali e accesso alle banche dati e la D.C. sistemi informativi e tecnologici garantiranno alle strutture territoriali il supporto necessario per gli argomenti di loro competenza.

9. APPLICATIVO PER LA GESTIONE DELLE CONVENZIONI E SISTEMA PER LA FIRMA DIGITALE

Lattivit di stipula e gestione della convenzione quadro supportata dallapplicativo "Portale delle convenzioni e dal "Sistema per la firma digitale remota.

Lapplicativo "Portale delle convenzioni disponibile in Intranet, alla sezione SERVIZI > Gestione e assistenza servizi Internet > Amministrazione Convenzioni con utenti esterni. Laccesso degli utilizzatori gestito tramite la piattaforma di Identity Management (IDM).

Tale applicativo, destinato al personale dellIstituto appositamente autorizzato, consente una gestione documentale paperless in relazione allintero processo di stipula e monitoraggio delle convenzioni per adesione.

Il portale delle convenzioni ha anche lo scopo di archiviare le convenzioni firmate, conservare agli atti gli originali e attivare la successiva fase di abilitazioni allaccesso degli operatori e degli enti.

Svolge altres una funzione informativa e di monitoraggio sulle convenzioni vigenti con gli Enti aderenti, sui servizi abilitati e sulle figure di riferimento delle singole convenzioni.

Il "Sistema per la firma digitale integrato con il Portale e permette la firma, con validit legale, del documento di convenzione. Per poter apporre la firma digitale, il Direttore deve preventivamente essere in possesso di un certificato digitale per firma web (o firma remota). E possibile richiedere il certificato mediante compilazione e invio del modulo web disponibile in Intranet alla sezione DIREZIONE GENERALE > Sistemi Informativi e Tecnologici > Area Sicurezza ICT > Richiedi il Certificato di Firma Remota o il Token Portable. Successivamente, lincaricato di registrazione di sede (IRS) provveder al riconoscimento de visu del richiedente e avvier il processo di generazione del certificato digitale. Al termine di questo processo, il richiedente verr informato per email della generazione del certificato. Il richiedente dovr procedere allattivazione del certificato dalla pagina Intranet utilizzata per la richiesta.

Informazioni di dettaglio sono disponibili nella stessa sezione Intranet, nella pagina Firma digitale, informazioni e documenti.

10. SERVIZIO DI CALL CENTER PER GLI OPERATORI DEGLI ENTI ADERENTI

E stato infine istituito un apposito numero verde dedicato, gestito dal contact center multicanale, finalizzato a fornire risposte codificate alle Amministrazioni Pubbliche che intendono sottoscrivere la convenzione.

Gli Enti aderenti o interessati potranno porre eventuali quesiti riguardanti la convenzione quadro al contact center chiamando il numero verde 800864210, abilitato alle sole chiamate da rete fissa, che avr cura di fornire informazioni in merito. Operatori opportunamente formati saranno a disposizione dal luned al venerd dalle ore 8 alle ore 20 e il sabato dalle ore 8 alle ore 14.

Gli operatori di contact center potranno inoltrare quesiti con tematiche rilevanti verso funzionari Inps della Direzioni Centrali competenti, che provvederanno a formulare le risposte.

11. RECESSO DALLA CONVENZIONE

Le strutture competenti (DC Organizzazione/Direzione Regionale) provvederanno a gestire le cause che possono comportare la chiusura anticipata della convenzione (es. recesso unilaterale per gravi inadempienze quali la mancata ottemperanza ai vincoli di accesso ai dati, disdetta della convenzione da parte dellInps o del soggetto aderente, il venir meno dei presupposti e dei requisiti da parte dellEnte), ovvero a comunicare allEnte aderente lavvenuta scadenza, nel caso di mancata richiesta di rinnovo.

La DC Organizzazione o la Direzione Regionale, sentite le DC coinvolte competenti per materia, porranno quindi in essere le necessarie misure/procedure per la chiusura della convenzione dandone comunicazione allEnte. La DC SIT provveder alla chiusura operativa della convenzione con la disabilitazione degli accessi.


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