Circolare INPS n. 112 del 30.08.2011

Riorganizzazione dell’Area informatica
Circolare INPS n. 112 del 30.08.2011

SOMMARIO: Premessa - Il ruolo dell’Area informatica - Riorganizzazione dell’Area informatica – Il ruolo della Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici ed il livello territoriale - 3.a Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici - 3.b Direzioni territoriali - Il percorso di attuazione della riorganizzazione dell’Area informatica - Conclusioni

1. Premessa
L’intervento di riorganizzazione dell’Area Informatica in INPS, si colloca nel contesto dello sviluppo dell’ICT nella Pubblica Amministrazione, nonché delle previsioni normative relative alla digitalizzazione dei servizi e delle informazioni.
Negli ultimi anni l’Istituto ha evoluto la propria struttura informatica in ottica multicanale, per favorire il coinvolgimento di cittadini ed imprese.
In tale contesto il canale telematico è lo strumento privilegiato per la presentazione di tutte le istanze e richieste di servizio.
L’architettura del sistema informatico dell’INPS si articola su sistemi centrali, apparati di telecomunicazione, reti locali, postazioni di lavoro e periferiche tali da consentire un alto livello di flessibilità operativa ed offrendo servizi all’avanguardia nell’ambito della Pubblica Amministrazione e non solo.
La riorganizzazione dell’Area informatica mantiene il modello accentrato per le attività di sviluppo del software, al fine di garantire un puntuale governo e controllo dei progetti, tuttavia esplicita un’importante innovazione in termini di contenuto ed articolazione sul territorio, definendo il ruolo di assistenza all’utenza esterna ed interna.
Sul versante della produzione e del servizio, il processo di riorganizzazione in atto ha consentito, nelle strutture a ciò preposte, la separazione tra l’Area Flussi (in logica “Business to Business”) e l’Area Servizi (“Business to Consumer”), creando un rilevante cambiamento. Pertanto, in questa fase, va assicurata la massima coerenza tra il nuovo modello organizzativo e gli archivi gestionali, le applicazioni in uso e quelle da introdurre nel sistema.
Il nuovo modello organizzativo è stato definito dalle Determinazioni commissariali n. 36 del 23 ottobre 2008 e n. 140 del 29 dicembre 2008, che hanno individuato le linee organizzative delle strutture centrali e periferiche dell'Istituto, successivamente recepite dalla Determinazione commissariale n. 136 del 6 Agosto 2009 di adeguamento del Regolamento di Organizzazione ai nuovi assetti.
La circolare n. 102/2009 ha descritto il modello organizzativo delle strutture di produzione, il cui principio fondante è il rapporto dinamico tra strutture interne orientate al servizio e strutture di gestione dei flussi informativi. Tale rapporto è basato sulla condivisione della piattaforma tecnologica , sulla standardizzazione delle procedure di lavoro, sulla flessibilità operativa e gestionale nonché sulla digitalizzazione di atti e documenti al fine di garantire la rapida divulgazione e condivisione dei contenuti.
Le linee organizzative, per la realizzazione degli obiettivi istituzionali, sono state delineate secondo principi di:
- riduzione dei livelli decisionali dell’Istituto;
- accrescimento delle funzionalità di governo e regia dei processi decisionali;
- aggregazione delle funzioni abilitanti e di supporto al processo produttivo presso le strutture regionali;
- finalizzazione delle strutture territoriali alle esigenze di erogazione del servizio e presidio del territorio funzionali alle richieste dell’utenza.
Le prime linee attuative della nuova articolazione territoriale dell’Istituto sono contenute nella circolare n. 37/2009, che, in particolare, riguarda la riorganizzazione dei processi di supporto (risorse strumentali, amministrazione delle risorse umane, formazione, assistenza ai sistemi informativi e flussi contabili) attraverso il loro accentramento gestionale a livello centrale e presso le Direzioni regionali.
Le Direzioni regionali, quindi, hanno assunto il ruolo di governo delle risorse assegnate, con responsabilità complessiva della gestione e dei risultati conseguiti, assicurando, oltre alla governance dei processi istituzionali, anche la gestione diretta dei processi di supporto.
Com’è noto, le strutture regionali sono raggruppate in tre modelli (A/B/C) in relazione alla diversa complessità. In tali strutture sono collocate le Aree manageriali per le quali è prevista l’assegnazione di uno o più team in forma singola o aggregata in ragione della complessità della struttura. In particolare, le funzioni riguardanti i processi di supporto, tra cui l’assistenza ai sistemi informativi, sono state collocate nell’ambito dell’Area manageriale “Risorse e Attività di Staff” (complessità A/B) o in staff al Direttore regionale (complessità C).

2. Il ruolo dell’Area informatica
Nell’attuale processo di riassetto, l’Area informatica svolge un duplice ruolo: da un lato ha il compito di recepire i nuovi processi di innovazione organizzativa e gestionale, dall’altro rappresenta un fattore abilitante e di supporto per il cambiamento complessivo dell’Ente.
Le attività alle quali la Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici è chiamata a dare risposta attengono ad una duplice tipologia:
adempimenti previsti dai Programmi obiettivo della Direzione generale e quindi da linee di indirizzo e gestionali pianificate;
adempimenti derivanti da provvedimenti legislativi per quelle attività che non risultano prevedibili in fase di predisposizione del Bilancio Preventivo.
In tale contesto, tenuto conto della complessità della funzione, la Determinazione commissariale n. 36/2008 ha assegnato alla Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici la regia delle attività informatiche, in un quadro di collaborazioni con le altre Strutture centrali, finalizzato alla realizzazione dei seguenti obiettivi:
- accentramento dei progetti informatici;
- individuazione e applicazione di adeguati strumenti di governo degli addetti allo sviluppo dislocati sul territorio ed operanti sui progetti;
- valorizzazione delle attività di assistenza, supporto, promozione e consulenza a utenti interni ed esterni, già svolte da funzionari informatici sul territorio;
- previsione di nuove figure professionali nell’ambito del profilo informatico.

3. Riorganizzazione dell’Area informatica – Il ruolo della Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici ed il livello territoriale.
Nel quadro descritto dalla Determinazione commissariale su citata,la Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici è garante dell’evoluzione del sistema informatico, in coerenza con il modello organizzativo dell’Istituto. Pertanto assicura lo sviluppo ed il potenziamento dell’infrastruttura tecnologica, l’adeguamento ed implementazione delle procedure automatizzate, l’integrazione dei sistemi informativi, la gestione delle risorse informatiche e dei “progetti di sviluppo software”.
La recente Determinazione presidenziale n.277 del 24 giugno 2011, infine, stabilendo l’esclusività dell’utilizzo del canale telematico dal 1° aprile 2012 per la presentazione di tutte le istanze e le richieste di servizio da indirizzare all’INPS, ha rimarcato ulteriormente il ruolo strategico delle risorse informatiche.
La riorganizzazione prevede un’articolazione delle risorse e delle attività informatiche a livello centrale e regionale come di seguito descritto.

3.a Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici
La Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici conserva il ruolo di regia nella realizzazione delle applicazioni software e di indirizzo tecnologico ed applicativo. Nella tabella che segue si esplicitano le attività assegnate e le figure professionali coinvolte.

ATTIVITA’

RISORSE

Gestione dei sistemi e reti nazionali e attività del centro elettronico nazionale

Sistemisti e addetti al centro elettronico nazionale

Progettazione, sviluppo e gestione del sofware anche dislocate sul territorio

Funzionari informatici addetti alla evoluzione e gestione del software

I funzionari informatici addetti alla evoluzione e gestione del software che svolgono le suddette attività presso le sedi territoriali di appartenenza continueranno ad operare secondo le attuali modalità .
Per il personale informatico, sono previste le figure riportate nella tabella che segue, con le rispettive specifiche attività e competenze.

Responsabile di progetti ad alto contenuto tecnologico

(posizione C5/C4 – profilo informatico esclusivamente presso la DCSIT)

Garantisce la realizzazione e la conduzione di progetti altamente tecnologici e complessi, caratterizzati dalla necessità di coordinare più iniziative di progettazione riguardanti differenti ambiti operativi, orientati all’innovazione tecnologica e all’integrazione operativa, che necessitino di risorse esterne addette allo sviluppo e di un frequente affiancamento con il management.

Responsabile di progetto informatico

(posizione C5/C4/C3 – profilo informatico)

Viene confermata la figura di “capo progetto EAD”, impegnata nella conduzione e realizzazione di specifici progetti informatici; l’affidamento della funzione è temporalmente limitato alla durata del progetto stesso, che potrà variare


3.b Direzioni territoriali
Le Direzioni regionali, secondo quanto previsto dalla citata Circolare n. 37/09 e in coerenza con il modello di cui all’allegato B della Determinazione commissariale n. 140/2008, hanno formalizzato i propri organigrammi, prevedendo, per il presidio delle attività in esame, una funzione denominata “gruppo assistenza sistemi informativi”.
Nella tabella che segue si riportano le attività informatiche sul territorio e le figure professionali coinvolte:

ATTIVITA’

RISORSE

Assistenza all’utenza interna e gestione infrastrutture e sistemi:

rilevamento della domanda di apparecchiature informatiche sul territorio di competenza e coordinamento dell’attività di distribuzione sul territorio;

rilevamento malfunzionamenti della rete, delle apparecchiature informatiche e delle applicazioni e segnalazione all’helpdesk centralizzato

supporto all’utilizzo degli strumenti di comunicazione interna

supporto sull’utilizzo di PC e periferiche

supporto e controllo sulle postazioni di lavoro in relazione al rispetto delle politiche di sicurezza informatiche

supporto ai processi di Identity Management per gli utenti interni ed esterni (PIN, firma digitale,strong autentication, ecc..)

supporto alla D.C.S.I.T. per la sperimentazione ed il testing delle nuove funzionalità derivanti dal software prodotto dall’Istituto, supporto al raccordo tra le Aree di sviluppo delle procedure operanti in D.C.S.I.T. e l’utente interno, verifica del corretto funzionamento e rilevazione della customer satisfaction.

Promozione, formazione e assistenza all’utenza esterna
:

diffusione ed assistenza all’uso delle procedure presso enti, associazioni ed organismi esterni

supporto per la realizzazione di collegamenti tra enti esterni ed il sistema informatico dell’Istituto nel rispetto delle politiche di sicurezza previste.

rilevamento di malfunzionamenti o anomalie applicative, con particolare riferimento all’invio telematico delle istanze e supporto alla risoluzione.

promozione di procedure informatiche per il raggiungimento degli scopi istituzionali

attività di training on the job rivolto agli utilizzatori finali esterni

supporto alla D.C.S.I.T. per la sperimentazione ed il testing delle nuove funzionalità derivanti dal software prodotto dall’Istituto, supporto al raccordo tra le Aree di sviluppo delle procedure operanti in D.C.S.I.T. e l’utente esterno, verifica del corretto funzionamento e rilevazione della customer satisfaction.

Funzionari informatici le cui attività risultino di assistenza all’utente sia interno che esterno, non facenti parte degli addetti all’evoluzione e gestione del software e dei sistemi centrali.

Tali risorse saranno articolate in gruppi di assistenza all’utenza interna ed esterna, dislocati su tutto il territorio.
Tali gruppi saranno coordinati da un Responsabile, gerarchicamente e funzionalmente inserito nell’ambito della Direzione regionale, che opera in accordo e sulla base di indirizzi tecnici emanati dalla Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici.
Nell’ambito di ciascuna regione potrà essere individuato un solo “Responsabile di gruppo di assistenza interna ed esterna”; nelle Direzioni regionali nelle quali insistono Aree metropolitane potrà essere prevista un’ulteriore posizione di responsabilità. Nella tabella che segue sono riportate le specifiche attività e competenze della suddetta figura:

Responsabile di gruppo di assistenza interna ed esterna
Coordinamento di:
attività di assistenza alle sedi e all’utenza interna al fine di coadiuvare le strutture territoriali e garantire un elevato livello di raccordo e di comunicazione con la DCSIT, per la corretta gestione delle infrastrutture e dei sistemi
attività di promozione ed assistenza applicativa rivolta ad enti ed utenti esterni, al fine di garantire la corretta diffusione e l’uso adeguato delle procedure sviluppate dall’Istituto in ottica di interoperabilità e multicanalità.


Per il raggiungimento di questo obiettivo il Responsabile di gruppo Assistenza interna ed esterna opererà in stretto raccordo con la DCSIT. Da questa recepirà linee guida, richieste di interventi e protocolli a cui attenersi nello svolgimento della propria attività e ad essa rappresenterà le esigenze di fabbisogno informatico specifiche del territorio.

4. Il percorso di attuazione della riorganizzazione dell’Area informatica
In considerazione della portata innovativa e della complessità della riorganizzazione dell’Area Informatica, nel rispetto delle linee operative di rispettiva pertinenza delle Direzioni centrali interessate, si riportano di seguito le azioni e la relativa tempistica, necessarie per il compimento del processo di riordino.

Entro il 31.10.2011

Accentramento delle funzioni di assistenza ai sistemi informativi presso le Direzioni regionali e selezione dei Responsabili di gruppo di assistenza interna ed esterna

Entro il 31.10.2011

Selezione Responsabili di progetto informatico

Entro il 31.10.2011

Selezione Responsabile di progetti ad alto contenuto tecnologico

5. Conclusioni
La presente circolare, da notificare a tutti i funzionari informatici per presa visione, sarà integrata da successivi messaggi che conterranno le modalità operative per la realizzazione delle fasi relative alla riorganizzazione dell’Area informatica, descritte nella suindicata tabella nei tempi indicati.

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