Martedì 22 dicembre 2015

Conservazione dei documenti informatici - Le linee guida di AgID

a cura di: TuttoCamere.it
Il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale - CAD), all'art. 40, rubricato "Formazione di documenti informatici", introduce un innovativo e fondamentale precetto: "Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71".

La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle Pubbliche Amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica.

La dematerializzazione dei flussi documentali all'interno delle Pubbliche Amministrazioni non rappresenta solo un'opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo.
Al centro di questo scenario si colloca il documento informatico definito all'art. 1, comma 1, lett. p), del CAD come "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti".

Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato.

Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti "particolari accorgimenti" in grado di garantire, durante l'intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale.

Ecco quindi che il governo dei documenti informatici nell'ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull'adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli.

Per fornire alle Amministrazioni Pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti, l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) ha pubblicato, sul proprio sito istituzionale, le "Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici".
Il documento illustra le procedure e gli strumenti per l'avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

AgID avverte che le linee guida sono da intendersi come documento dinamico, attualmente in fase di sviluppo. Osservazioni e contributi possono essere inviati ad AgID tramite la casella di posta elettronica forum_conservatori@agid.gov.it .
 
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Fonte: http://www.tuttocamere.it
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