Domenica 17 luglio 2011

Libri contabili: da tre mesi ad un anno l'obbligo della firma digitale e della marca temporale

a cura di: eDotto S.r.l.
Con l’entrata in vigore della legge n. 106 del 12 luglio 2011, che converte, con modificazioni, il Decreto Sviluppo (Dl n. 70/2011), sono divenute operative anche le modifiche apportate all’articolo 2215-bis del Codice civile.

Il nuovo disposto normativo prevede la semplificazione di procedure e tempistiche per la tenuta in modalità informatica di libri e scritture contabili.

In sintesi, l’obbligo della numerazione progressiva e della vidimazione dei libri non è più trimestrale ma annuale, con l'apposizione di firma digitale e di marca temporale - rilasciate da un certificatore accreditato - da parte dell'imprenditore o di un delegato. Le novità, applicabili da subito per la tenuta informatica di libro giornale, libro inventari, delle altre scritture connesse alle dimensioni dell'impresa (libro mastro, libro cassa eccetera) e dei libri sociali a partire dall'anno contabile in corso, danno parità di efficacia probatoria tra la modalità informatica e quella cartacea: come mezzi di prova, ai fini della normativa fallimentare nelle procedure concorsuali e ai fini tributari.

La tenuta informatica di libri, registri e documenti fiscali segue le stesse regole previste in tema di conservazione sostitutiva dal decreto del ministero dell’Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004. L’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione equivale a fissare in maniera definitiva il contenuto del documento. Dunque, l’apposizione di firma e marca, da effettuarsi una volta l’anno, sembrerebbe coincidere con la conservazione sostitutiva degli stessi documenti. Cioè, entro il terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi si dovrebbe procedere ad apporre firma elettronica e marca temporale sia ai fini della tenuta che della conservazione sostitutiva. Se per un anno non sono effettuate registrazioni, la firma e la marca andranno apposte all’atto di una nuova registrazione, da cui far decorrere nuovamente il periodo annuale.

I vantaggi della nuova tenuta informatica di tutta la documentazione imprenditoriale sono da riscontrarsi soprattutto in termini di costi amministrativi e gestionali, con particolare riguardo all’imposta di bollo. Quest’ultima non sarà più commisurata la numero di pagine del documento, ma al numero di registrazioni o frazione. Essa è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni.
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