L’Agenzia delle Entrate dissolve i dubbi applicativi degli operatori circa la comunicazione dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, chiarendo in particolare che: nel caso di piu` archivi, il contribuente puo` scegliere se effettuare un’unica comunicazione dell’impronta complessiva o tante quanti sono gli archivi; che possono comunicare direttamente l’impronta il contribuente o il responsabile della conservazione o, ancora, il soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo, avvalendosi del canale telematico Entratel o di Fisconline; che non e` obbligatorio l’invio dell’impronta dei documenti relativi a periodi gia` prescritti ai fini dell’accertamento.

Altri chiarimenti accompagnano gli appena descritti nella circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012.

Vi si spiegano gli aspetti relativi alla generazione dell’impronta, all’individuazione dei soggetti abilitati all’invio ed ai termini entro cui questo va perfezionato. Vi si forniscono indicazioni relative alla conservazione dei documenti tributari in modalita` informatica.

In relazione alle modalita` di produzione dell’impronta, l’Agenzia chiarisce, quindi, che deve essere generata sul file firmato, quello cioe` che viene in seguito marcato temporalmente. Vanno trasmesse l’impronta dell’archivio conservato in digitale e la marca temporale. Nel tracciato della comunicazione va indicato il codice fiscale di colui che assume l’obbligo della trasmissione telematica o che conferisce l’incarico a un intermediario.

In caso di comunicazione errata, e` possibile inviare una comunicazione correttiva, che riportera` necessariamente il protocollo telematico del file da sostituire, entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da rimpiazzare; quindi, per il periodo di imposta 2011, entro il 4 marzo 2013.

Sui due documenti oggetto di conservazione sostitutiva, relativi a periodi anteriori ai termini di prescrizione dell’attivita` di accertamento, la circolare spiega che l’invio dell’impronta non e` obbligatorio. Da` indicazioni su come regolarsi in caso di operazioni straordinarie e, in particolare, chiarisce che a seguito di una fusione, la societa` da questa risultante e` tenuta alla comunicazione dell’impronta degli archivi informatici e della marca temporale per ciascuna societa` fusa o incorporata. Fornisce, infine, anche prescrizioni circa le modalita` ed i tempi per assolvere l’imposta di bollo sui documenti informatici.