Martedì 29 novembre 2005
Il D.Lgs. del 20 febbraio 2004, n. 52, ha introdotto "nuove" regole per la compilazione, l'emissione e la conservazione delle cosiddette fatture elettroniche.

L'Amministrazine Finanziaria ha provveduto, con l'emissione della Circ. n. 45/E del 19 ottobre 2005 a fornire sul tema importanti chiarimenti attesi. La fatturazione "paperless" non va confusa con la possibilità di trasmettere l'immagine di una fattura cartacea via fax o e-mail (fattispecie già disciplinata e consentita dal fisco fin dal 1988)
La fattura può essere emessa nei seguenti formati:

  • cartaceo;
  • elettronico.

Il formato cartaceo prevede l'emissione in due esemplari: uno per chi la emette e l'altro per il destinatario, con le indicazioni obbligatorie di data e numero progressivo.
La fattura cartacea (o "analogica") può anche essere predisposta mediante uno strumento informatico, ma le Parti dell'operazione hanno l'obbligo di materializzare il documento informatico su supporto cartaceo che costituirà la copia originale della fattura.

Il formato elettronico
si riferisce ad un documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo modalità specifiche che garantiscono l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza dover effettuare la stampa su formato cartaceo ed il successivo invio al destinatario. L'emittente in particolare, ai sensi della direttiva 2001/115/Ce, deve assicurare:

  • l'attestazione della data,
  • l'autenticità dell'origine, applicando una funzione informatica che consente di individuare l'origine dei dati impedendo al vero creatore di negare di averli inviati ed al destinatario di averli ricevuti,
  • l'integrità del contenuto, ottenuta mediante una funzione che permette di individuare le eventuali modifiche non autorizzate apportate ai dati.

Questi ultimi due requisiti sono garantiti mediante l'apposizione su ciascuna fattura, o, per quanto riguarda un lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, rispettivamente:

  • della firma elettronica qualificata (altrimenti detta "firma forte") con eventuale certificato digitale (emesso da un certificatore accreditato) e dispositivo di firma sicura; trattasi in pratica della firma digitale già distribuita per la stragrande maggioranza dal sistema delle camere di commercio;
  • la trasmissione elettronica di dati (EDI), se sono previste procedure a garanzia di autenticità ed integrità, fatta salva, per gli Stati membri, l'ipotesi di un eventuale riassunto cartaceo.

Il riferimento temporale consiste in un'informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l'ora di formazione della fattura elettronica, ossia di una vera e propria marca temporale applicata sul file della fattura tramite un servizio erogato dal certificatore.
In questo modo la fattura viene elevata al rango dell'efficacia probatoria del documento informatico sottoscritto con firma digitale ovvero al trattamento equivalente alla firma autografa.

La Commissione Europea peraltro si è già espressa nel senso di accettare qualsiasi metodo alternativo ai due precedenti, purché siano soddisfatti i requisiti di autenticità ed integrità stabiliti per la firma digitale e per il sistema EDI. A titolo esemplificativo attualmente tali requisiti sono soddisfatti anche dall'utilizzo di sistemi basati sulla standardizzazione dei formati XML che garantiscano i requisiti stessi e che siano formulati previo accordo tra le parti, nonché di sistemi proprietari che garantiscano i requisiti stessi e che siano formulati previo accordo tra le parti.

Resta inteso per la Commissione, infatti, che in ogni caso, a prescindere dalla metodologia adottata, il cliente deve accettare l'invio della fattura elettronica prima che il fornitore la emetta in quel modo. Inoltre, secondo la legislazione italiana, il contenuto della fattura deve essere privo di codici eseguibili o di "macroistruzioni", e la stessa deve essere leggibile in supporti duraturi.
Le "macroistruzioni" sono comandi interni che, al verificarsi di determinati eventi, possono generare automaticamente modifiche o variazioni dei dati contenuti nel documento, come, per esempio, l'aggiornamento automatico della data dello stesso, al fine di impedire che, all'atto dell'apertura o della visualizzazione del documento, si modifichino dati che per espressa previsione normativa devono restare immutati.

Si precisa che nel formato elettronico sono ricompresi non solo i documenti informatici veri e propri (prodotti con strumenti informatici) trattati finora, bensì anche le trasposizioni informatiche di documenti analogici (es. la scansione di un documento cartaceo). Anche in questi casi si può parlare di fatturazione elettronica, per la quale non è necessario applicare sul singolo documento la firma digitale, ma basta produrre un supporto ottico (es. Cd), non riscrivibile, contenente anche più documenti, con firma digitale e riferimento temporale applicati sul "file di chiusura", che contiene tutte le impronte dei documenti presenti nel Cd.

In merito alla trasmissione elettronica della fattura si può far riferimento all'utilizzo di procedure informatizzate (quali il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, il telefax, il modem) per le quali sia stato preventivamente acquisito il consenso del destinatario, come detto sopra.
La norma inoltre lascia ampia libertà contrattuale sui contenuti dell'accordo formatosi tra le Parti. Pertanto è ammissibile anche un accordo che autorizzi la trasmissione elettronica delle fatture per un determinato periodo di tempo, oppure per un tempo indeterminato ma soggetto a revoca.

Lo strumento ottimale per la trasmissione della fattura elettronica sarà rappresentato dalla Pec (posta elettronica certificata) che a breve potrà essere utilizzata come strumento del tutto equivalente alle raccomandate con avviso di ricevimento e alle notifiche postali a costi assolutamente ridotti. Inoltre con la Pec si potrà evitare la marcatura temporale (art. 48 D.Lgs. 82/2005) in quanto la data di trasmissione certificata dalla e-mail certificata è di per sé opponibile ai terzi.
Si precisa che entrambi i legislatori, Ue ed italiano, parlano di trasmissione e disponibilità della fattura, ma non di invio o spedizione. Nulla vieta pertanto di, anziché "inviare" elettronicamente la fattura, rendere la medesima disponibile in un proprio sito internet (dopo averne apposto firma elettronica qualificata e riferimento temporale), in un'area appositamente autorizzata, in cui il destinatario possa fare il "download" (lo scarico) della fattura e renderla così disponibile.

Il D.Lgs. 52/2004 prevede che le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica siano archiviate in modo elettronico, mentre quelle in formato cartaceo possano essere archiviate sia su supporto cartaceo che elettronico.
Tali archivi dovranno possedere funzioni di ricerca ed estrapolazione delle informazioni. L'archiviazione elettronica è quel processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione.

Successivamente all'eventuale archiviazione elettronica vi è la conservazione, ossia quel processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica (leggasi sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi (art. 3,comma 2, DM 23.01.2004).
La conservazione è sicuramente adempimento più semplice cui provvedere nel caso dell'emissione cartacea delle fatture, in quanto l'archiviazione può essere effettuata entro il termine di presentazione della dichiarazione relativa all'anno d'imposta al quale si riferisce. In caso di fatturazione elettronica la fattura dovrà essere avviata al processo di conservazione almeno ogni 15 giorni. La scadenza quindicinale vale sia per le fatture emesse, per le quali i 15 giorni decorrono dalla data di emissione, che per le fatture passive, per le quali il termine decorre dalla data di ricezione del documento. Proprio ques'ultimo caso potrebbe generare non pochi problemi operativi.
Inoltre, qualora si propenda per la modalità elettronica di conservazione, la scelta è vincolante per tutti i documenti della stessa tipologia, vale a dire tutte le fatture attive e/o passive. Anche in questo caso la scelta dell'Agenzia delle Entrate non sembra trovare molti consensi, alla luce dei problemi operativi che potrebbe creare. La circolare ministeriale infine prevede che il controllo dei documenti potrà avvenire su supporto informatico, anche se lascia ampia possibilità ai verificatori di richiedere i documenti anche su supporto cartaceo.

CONSIDERAZIONI CONCLUSIVE

La fatturazione elettronica rappresenta certamente una delle principali opportunità per aziende e professionisti per risparmiare costi amministrativi, ma a tutt'oggi solo le grandi aziende, che peraltro si sono mosse da tempo in tale direzione, sono in grado di sfruttare tale metodologia, che richiede indubbiamente investimenti in sistemi elettronici e competenze tecniche non accessibili a tutti. Inoltre è difficile introdurre questo sistema di fatturazione all'interno dell'azienda ed estenderlo a tutte le tipologie di acquisto, poiché con piccoli interlocutori commerciali è difficile e dispendioso trovare uno standard comune che possa coniugare il formato del documento con il protocollo della trasmissione in via telematica.
Va però considerato che il servizio di fatturazione elettronica può "essere esternalizzato", ossia affidato in "outsourcing" a soggetti professionalmente qualificati (professionisti, associazioni di categoria, società specializzate ecc…); questo a seguito di espressa previsione normativa introdotta nell'art. 21 del D.P.R. 633/72 mediante il cosiddetto "mandato a fatturare", finora ammesso solo in via amministrativa da varie Risoluzioni del Ministero delle Finanze; ciò consente di eliminare completamente gli spazi fisici destinati all'archivio della "carta", il che compensa ampiamente l'investimento necessario in componenti tecnologiche (software, firma digitale, marcatura temporale ecc…).
Invero il fatto che la normativa italiana non trova piena collimanza con quella comunitaria e che si attendono opportuni chiarimenti procedurali da parte dell'Amministrazione Finanziaria su alcuni punti ancora oscuri porta a concludere che tale strumento sarà "accolto" in un arco di tempo presumibilmente ampio dagli operatori economici.


Fonti: "L'informatore Pirola" n. 43del 14 novembre 2005, "Il Sole 24 Ore" del 20 e 21 ottobre 2005, Dossier BDC de "Il Sole 24 Ore"

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AUTORE:

Ernesto Cozzi

Studio Cozzi Dottori Commercialisti Associati
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