Lunedì 15 settembre 2008

IL RUOLO DEL COLLEGIO SINDACALE NEL SISTEMA DEL CONTROLLO INTERNO

a cura di: Compliance Aziendale

E' opinione comune che sotto il profilo della professionalità il collegio sindacale sia, di regola, attrezzato per adempiere efficacemente al ruolo di vigilanza sul Modello. Per contro, appare arduo riscontrarvi i caratteri di struttura interna e di continuità di azione che il legislatore ha inteso attribuire all'Organismo.
È evidente tuttavia che il Collegio sindacale, per la notevole affinità professionale e per i compiti che gli sono attribuiti dalla legge, sarà uno degli interlocutori "istituzionali" dell'Organismo.

Il Testo Unico della Finanza afferma il ruolo del Collegio Sindacale quale organo preposto alla vigilanza sull'adeguatezza del sistema di controllo interno aziendale e allo svolgimento di indagini particolari su fatti anomali, con la conseguente necessità di promuovere azioni correttive da parte degli amministratori o dell'assemblea.

Uno degli obiettivi del controllo interno è quello di garantire il rispetto della normativa applicabile all'ente, e quindi:

  • delle leggi e dei regolamenti che riguardano l'esercizio dell'attività aziendale;
  • delle norme statutarie;
  • delle norme fiscali, assistenziali e previdenziali.

L'attività di vigilanza viene svolta in parte come monitoraggio dell'attività di controllo svolta dai responsabili all'uopo preposti, ed in parte come attività di controllo diretto.
Quest'ultima è riferita, in modo particolare, all'osservanza delle norme statutarie e di legge in ordine agli atti e alle deliberazioni degli organi societari.

L'attività di monitoraggio consiste, a sua volta:

  • nel richiedere informazioni su eventuali mutamenti nel sistema di controllo interno che possono pregiudicarne l'efficacia in ordine alle procedure relative al rispettodella legge e dell'atto costitutivo;
  • nel rilevare difformità dei comportamenti effettivi rispetto a quelli dichiarati;
  • nel constatare i provvedimenti assunti (o non) e la loro efficacia, a seguito delle osservazioni e segnalazioni al Consiglio di Amministrazione e alla Società di Revisione;
  • nell'acquisire le informazioni in merito dalla Società di Revisione;
  • nel richiedere informazioni all'Internal Auditing e ai preposti alla specifica funzione di controllo;
  • nella partecipazione alle riunioni degli Organi sociali e nella visura degli atti e deliberazioni dei medesimi;
  • nell'evidenziare le irregolarità con l'eventuale verbalizzazione, secondo un criterio di significatività, da esprimere nel rapporto all'Assemblea, nelle riunioni del Consiglio di Amministrazione, del Comitato Esecutivo, negli incontri con la Società di Revisione, alla Consob, ai sensi dell'art. 149, co. 3, d.lg. n. 58/1998. La significatività delle irregolarità deve essere valutata tenendo presente la loro incidenza sul corretto funzionamento degli organi della società, le cause che le hanno determinate, l'entità delle perdite che ne possono conseguire, nonché le finalità istituzionali dell'attività di controllo della Consob (in ogni caso devono ritenersi significative le irregolarità che costituiscono violazioni di norme penali).

Insomma, già prima dell'entrata in vigore del d.lg. n. 231, la normativa prevedeva uno stretto coordinamento tra il collegio sindacale e, da un lato, la società di revisione, dall'altro, "coloro che sono preposti al controllo interno".
La società di revisione, in particolare, offre al collegio sindacale un riferimento esterno ed indipendente rispetto all'Alta Direzione e al comitato per il controllo interno, con particolare riguardo agli aspetti di attendibilità del sistema amministrativo-contabile.
In particolare l'art. 150, comma 2, d.lg. n. 58/1998 prevede un'attività di scambio di dati e di informazioni tra il collegio sindacale e la società di revisione per l'espletamento dei rispettivi compiti.
Quest'attività di relazione nell'ambito della vigilanza sull'adeguatezza del sistema di controllo interno, è illustrata in modo chiaro nella norma 2.4 dei Principi di Comportamento del Collegio Sindacale nelle società quotate. La norma di comportamento prevede, infatti, che il Collegio Sindacale, nell'ambito dei propri compiti di vigilanza sull'adeguatezza del sistema di controllo interno, consideri le risultanze del lavoro svolto dalla società di revisione.

I Principi di Revisione emessi dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e raccomandati dalla CONSOB alle Società di Revisione per la revisione dei bilanci delle società quotate, prevedono, quale compito prioritario di tale attività, che il revisore debba effettuare un adeguato studio e valutazione del sistema di controllo interno dell'azienda.
Inoltre, pur considerando adeguato lo studio e valutazione del sistema di controllo interno effettuato dalla società di revisione, il collegio sindacale dovrà svolgere autonome procedure di controllo, qualora le valutazioni effettuate dai revisori (con finalità principalmente di natura amministrativo - contabile) non siano ritenute sufficienti per i propri (più ampi) compiti di vigilanza.

A tale proposito il secondo paragrafo della Comunicazione CONSOB n. 97001574 del 20.2.1997 (Raccomandazioni in materia di controlli societari) (Rapporti di collaborazione tra Collegio Sindacale e Società di Revisione) così recita:
"Non sempre le informazioni utili per il controllo dell'amministrazione e la vigilanza sull'osservanza della legge e dell'atto costitutivo possono essere acquisite dal Collegio Sindacale nel corso delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Esecutivo o mediante l'attivazione dei poteri di indagine e di richiesta di notizie agli amministratori.
Al riguardo, affinchè sia garantita ai sindaci la massima visibilità sull'operato degli amministratori, si raccomanda che il Collegio Sindacale richieda alla Società di Revisione tutte le informazioni utili per il controllo di propria competenza, con particolare riferimento a quelle relative al funzionamento del sistema di controllo interno ed amministrativo - contabile, il cui fine è proprio garantire la conformità degli atti di gestione all'oggetto sociale, la salvaguardia del patrimonio e l'attendibilità dei dati contabili.
"Le Società di Revisione vorranno prestare la massima collaborazione in tal senso"
(Comunicazione CONSOB n. 97001574 del 20.2.1997)
Occorre segnalare, peraltro, che negli ultimi anni la tendenza internazionale delle società di revisione è quella di modificare l'approccio alla revisione contabile (Business Audit), concentrando l'attenzione sul concetto che la redazione del bilancio d'esercizio è influenzata dai rischi di impresa e che alla prevenzione e riduzione di tali rischi deve mirare il sistema di controllo interno.

Il processo di revisione deve quindi tendere all'anticipazione e valutazione di tali rischi e non alla mera rilevazione o individuazione degli errori. Questa novità nel processo evolutivo della revisione non muta tuttavia la sostanziale distinzione di attività fra il collegio sindacale e la società di revisione, così come indicata dal d.lg. n. 58/98.
L'ODV, una volta istituito, è la funzione aziendale cui spetta il controllo del Modello, vale a dire il controllo sulle procedure etiche, preventive, organizzative e gestionali adottate per evitare di incorrere nelle responsabilità di cui al d.lg. n. 231.
Pertanto ha una competenza ratione materiae sul rispetto di un particolare ambito di normativa applicabile alla società. Dovrà, di conseguenza, diventare il destinatario di ogni informazione utile a questo fine da parte del collegio sindacale.
I sindaci, dal canto loro, essendo comunque investiti della responsabilità di valutare l'adeguatezza "in generale" dei sistemi di controllo interno, dovranno essere sempre informati dell'eventuale commissione dei reati considerati, così come di eventuali carenze del Modello: in tal modo essi potranno attivarsi secondo quanto previsto dalla legge.

In ogni caso è opportuno - soprattutto per garantire l'indipendenza funzionale dell'ODV - che i sindaci vengano informati periodicamente sull'attuazione (e sulle proposte di aggiornamento) del Modello, con apposita relazione scritta, da parte dell'ODV.

Articolo dell'Avv. Maurizio Arena
Curatore della Rivista 'I Reati Societari' (www.reatisocietari.it)

Via Tanaro, 24 - 00198 Roma

Fonte: www.complianceaziendale.com
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